چگونه با ریسک‌های پروژه مقابله کنیم؟

اگرچه داشتن اعتماد به نفس در مورد موفقیت پروژه بسیار عالی است، اما در صورت خراب شدن و بروز مشکلات نیز، داشتن یک برنامه ضروری است. امیدوار کننده­ ترین پروژه‌ها نیز می ­توانند با موانع جدی روبرو شوند، بنابراین یک مدیر اجرایی خوب باید آماده مقابله با همه موارد باشد و از روش­ های مدیریت ریسک پروژه استفاده نماید.

ریسک یک وضعیت بالقوه است که در صورت بروز می­ تواند تأثیر منفی بر موفقیت پروژه داشته باشد. در مدیریت ریسک پروژه چهار روش اساسی برای اقدام متقابل با ریسک وجود دارد که هر کدام متناسب با امکانات پروژه و سطح خطری که ریسک برای پروژه ایجاد می­کند، متفاوت است. در این مقاله می­خواهیم با انواع مدیریت ریسک با توجه به شرایط به علاوه نکاتی در مورد چگونگی اجرای موفقیت آمیز هر یک از آنها آشنا شویم و مثال­ هایی مرتبط با هر کدام از این روش ­ها را نیز بررسی نماییم.  

ارزیابی و برنامه ­ریزی­ ریسک

مدیریت ریسک پروژه، به این معناست که، در ابتدا هنگام برنامه‌ریزی یک پروژه جدید، باید خطرات پروژه را به دقیق ­ترین شکل ممکن تعریف کنید. به این ترتیب اگر همه چیز اشتباه پیش برود، آماده خواهید بود که به خوبی از عهده مشکلات برآیید. در حالت ایده‌آل، شما باید یک پروژه جدید را با لیستی از خطرات احتمالی به علاوه یک برنامه دقیق برای نحوه مقابله با هر خطر در صورت تحقق آن، شروع کنید.

هنگام ارزیابی ریسک ­ها، به هر ریسکی باید نمره­ای از احتمال وقوع آن، به علاوه تأثیری که بر نتیجه موفقیت آمیز پروژه دارد، داده شود. براساس مقادیر ارزیابی ریسک، شما قادر خواهید بود ریسک ­ها را با بالاترین احتمال و تأثیر در استراتژی مدیریت ریسک، اولویت بندی کنید.

علاوه بر این، شما باید در حال توسعه پروژه در لیست خطرات به روز رسانی ­هایی نیز انجام دهید، زیرا پیشرفت­ های جدید می­ تواند ریسک جدیدی را به همراه داشته باشد که باید از آن آگاهی داشته باشید. در ادامه با چند نمونه مدیریت ریسک با این روش­ها آشنا خواهیم شد.

چگونه مدیریت ریسک می تواند به سازمان‌ها کمک کند؟

چهار روش اصلی مدیریت ریسک‌ها

۱- اجتناب از ریسک

در مورد ریسک ­هایی که احتمال و اثر بالایی بر پروژه دارند یعنی نمره احتمال وقوع و تاثیر آن به عدد 10 نزدیک­تر است، بهتر است استراتژی پروژه را اصلاح کنید تا از وقوع این ریسک­ ها جلوگیری شود.

مثال اول: بیماری به یک عمل جراحی با بیهوشی نیاز دارد ولی دارای بیماری قلبی زمینه­ ای بوده و بیهوشی ممکن است باعث ایجاد حمله قلبی در حین عمل جراحی شود.  جراح برای دوری از خطر حمله قلبی، به طور کلی عمل جراحی را لغو می­کند.

مثال دوم: برای شروع پروژه ­ای، به وجود تخصصی خاص و  یا فناوری ویژه ­ای برای موفقیت پروژه نیاز است، اما این منابع در حال حاضر در دسترس نیستند. در این صورت باید برای جلوگیری از خطر، شروع پروژه را تاخیر انداخته سپس کارشناسان مناسب را استخدام کنید یا فناوری مناسب را خریداری کرده و بعد پروژه را آغاز نمایید.

۲- انتقال ریسک

اگر پروژه چندین شریک داشته باشد، انتقال برخی از ریسک ­ها به طرف­های دیگر امکان‌پذیر است. اگر این گزینه را انتخاب کردید، مطمئن شوید که انتقال ریسک در قراردادی که با یک شریک دیگر امضا کرده­اید به درستی ثبت شده است.

مثال اول: یک نمونه متداول در این مورد زمانی است که شرکت برای کار با یک فناوری خاص، با یک شرکت خارجی استخدام یا شریک می‌شود. در این صورت، کلیه ریسک‌های مرتبط با آن فناوری به شرکت همکار منتقل شود.

مثال دوم: متداول­ ترین نمونه مدیریت ریسک از نوع انتقال ریسک، بیمه است. برای مقابله با ریسک ­های خاص می ­توانید قراردادهایی با شرکت­ های بیمه ببندید تا دیگر نگران مدیریت آنها نباشید. البته موارد همکاری با شرکت­ های دیگر و بیمه باید به صورت قراردادی با جزئیات کامل ثبت شود.

۳- کاهش ریسک

کاهش خطر یا ریسک به این معنی است که شما برنامه‌ای برای کاهش تأثیر یک خطر خاص در صورت بروز آن، در نظر گرفته­ اید. به عبارت دیگر، مشکل ناشی از خطر، به دلیل کاهش خطر کوچکتر خواهد بود.

مثال: یک نمونه خوب برای استفاده از استراتژی کاهش ریسک، مشکل «تقاضای بالا» است. مثلا شما تولیدکننده کالایی خاص هستید که تقاضا برای آن کالا در هفته پایانی سال بسیار بالا خواهد رفت. هدف برنامه­ ریزی برای احتمالی است که شما ظرفیت کافی یا تجهیزات کافی برای مقابله با «تقاضای بسیار بالا» را نخواهید داشت. در این صورت، شما باید یک استراتژی کاهش ریسک داشته باشید که به شما امکان دهد سریع ظرفیت خود را مقیاس بندی کرده، یا برخی از کارها را با طرفین دیگر انجام دهید تا تقاضای زیاد را برآورده کنید. مثلا سفارش ­های اضافی را از شرکت­ های همکار تامین کنید.

اگر با شرکای دیگر کار می­ کنید، یک ریسک دیگر که باید برای آن برنامه‌ریزی کنید این است که طرفین ممکن است طبق قول خود عمل نکنند. در این حالت، استراتژی کاهش ریسک، شامل گزینه تغییر شریک خواهد بود.

۴- پذیرش ریسک

همانطور که از نام آن پیداست، پذیرش ریسک به این معنی است که سعی نمی ­کنید از خطری جلوگیری کنید یا آن را کاهش دهید، بلکه در عوض ادامه کار با عواقب ریسک احتمالی را انتخاب می­ کنید. اگر تأثیر خطر اندک باشد، این استراتژی بهترین انتخاب است.

مثال: یک نمونه معمول از پذیرش ریسک، برنامه ­ریزی برای تأخیرهای احتمالی تولید (در یک بازه زمانی معقول) است زیرا پیش بینی یک برنامه دقیق تحویل از قبل اغلب دشوار است. پذیرش ریسک فعال با انجام ندادن کاری متفاوت است، زیرا شما از قبل در معرض خطر هستید و این موضوع را از قبل می­ دانید.

در این نمونه مدیریت ریسک، شما به برنامه خود ادامه می­دهید زیرا از قبل عواقب این ریسک به خصوص را محاسبه کرده­ و با با آن کنار آمده ­اید.

انتخاب بهترین استراتژی

مهم ترین مهارت در مدیریت ریسک هماهنگ کردن یک ارزیابی دقیق ریسک، با یک استراتژی مناسب مدیریت ریسک است. به عبارت دیگر، شما باید تعیین کنید که با وجود کدام ریسک ­ها می‌توان باز هم به کار ادامه داد (در این صورت احتمالاً پذیرش گزینه خوبی است)، و کدام ریسک ­ها پروژه را به طور جدی به خطر می اندازد (در این صورت شما باید یک برنامه موثر برای مقابله با عواقب داشته باشید).

اگر بخواهید در صورت پیش­ بینی و بروز جدید­ترین ریسک ­ها، باز هم از عواقب آنها در امان باشید، می­ توانید چندین برنامه پاسخ به ریسک تنظیم کنید. یک نمونه مدیریت ریسک چندگانه با این روش، احتمال از دست رفتن اطلاعات مهم به دلیل حملات سایبری است. هر شرکت معمولاً نرم‌افزاری برای محافظت در برابر این حملات (اجتناب)، یک سرویس پشتیبان گیری خارجی (انتقال) و یک استراتژی برای پاک کردن کل سیستم و بازگرداندن اطلاعات از نسخه پشتیبان در صورت موفقیت در حمله (کاهش) در اختیار دارد.

منبع:

www.leading-edge.global