آشنایی کامل با مدیریت پروژه چابک

با پیشرفت کسب و کار‌ها و توسعه شرکت‌ها، مدیریت زمان و هزینه بیشتر از گذشته حائز اهمیت خواهد بود و در چنین شرایطی به کار‌گیری رویکردی مناسب که بتواند بهترین و بیشترین بازدهی را در کوتاه‌ترین زمان ممکن ایجاد کند، امری ضروری و حیاتی محسوب می‌شود. در این راستا، مدیریت پروژه چابک یکی از جدیدترین و مدرن‌ترین روش‌های رسیدگی به پروژه‌ها است که بر روی تقسیم‌بندی پروژه‌های بزرگ به بخش‌های کوچک‌تر و قابل کنترل تمرکز دارد.

مدیریت چابک یا اجایل این امکان را در اختیار تیم‌های پروژه قرار می‌دهد که برای تغییر سریع پروژه، بتوانند از تجهیزات بهتری استفاده کنند. در اولین سال‌های ظهور این رویکرد، معمولاً مدیریت چابک بیشتر توسط تیم‌هایی که بر روی پروژه‌های کوچک کار می‌کردند، استفاده می‌شد، اما به مرور زمان مدل چابک توانست توسعه‌دهندگان نرم‌افزار در سراسر جهان را متقاعد کند تا برای تکمیل پروژه‌های بزرگ و پیچیده خود، از آن به عنوان روشی مؤثر و کاربردی استفاده کنند و در حال حاضر نیز، مشاهده می‌شود که سازمان‌های بزرگ، در صدد استفاده از مدیریت چابک برای اجرا و پیاده‌سازی پروژه‌های خود هستند.

با توجه به اهمیت این موضوع، در صورتی که می‌خواهید به درک درستی از اهمیت و کارایی مدیریت پروژه چابک برسید و در این حوزه اطلاعات جامع و کاملی را کسب کنید، پیشنهاد می‌کنیم با ما تا پایان این مطلب از فرتیک همراه باشید تا به شما بگوییم؛ مدیریت چابک/اجایل چیست؟ استفاده از آن چه مزایایی دارد؟ انواع مختلف این روش کدام است و برای شرکت در دوره‌های آموزشی مدیریت پروژه چابک به کدام مرکز معتبر مراجعه کنید؟

تاریخچه شکل‌گیری رویکرد چابک/اجایل

اکثر روش‌های مدیریت پروژه بر اساس چابک/ اجایل ریشه در حوزه توسعه نرم‌افزار دارد و به سال 1990 میلادی برمی‌گردد، در آن سال‌ها بود که تیم‌های نرم‌افزاری به این نتیجه رسیدند؛ دیگر مدیریت پروژه به صورت سنتی و ساختاریافته نمی‌تواند پاسخگوی نیاز‌های مختلف و مشکلات متعدد باشد، چراکه روش‌های سنتی و ساختاریافته انعطاف‌پذیر نبودند و قدرت دخل و تصرف در پروژه‌ها را نداشتند و این موضوع باعث می‌شد که مهندسان نتوانند پاسخ درستی به تغییرات بدهند یا قادر باشند آموخته‌های خود را در زمان کار بر روی پروژه‌ها اعمال کنند.

علاوه بر این، در روش‌های سنتی پروژه‌ها دقیقاً مطابق با برنامه‌ریزی‌های از قبل تعیین شده پیش می‌رفتند و در پایان با طرح اولیه هیچ تفاوتی نداشتند. در این شرایط بود که اعمال تغییرات مورد نیاز و تطبیق نتیجه نهایی با نیاز‌های جدید هم هزینه بردار بود و هم سخت و طاقت‌فرسا. اما برخلاف صنایع تولیدی که برای ساخت یک محصول از فرایندی ثابت پیروی می‌کردند و نتیجه نهایی همیشه پایدار و قابل اطمینان بود، در پروژه‌های توسعه نرم‌افزار تغییر یک عنصر جدایی ناپذیر محسوب می‌شد.

ممکن بود نیاز‌های سفارش‌دهنده تغییر پیدا کند یا حتی تست کردن محصولات به وسیله کاربر نهایی مشخص کند که یک قابلیت آن طور که باید کار نمی‌کند؛ بنابراین، به جای استفاده از برنامه اولیه مدیریت پروژه به صورتی که در ابتدا طراحی شده بود، روش‌های مدیریت پروژه چابک/اجایل به طراحان و مهندسان این اجازه را می‌داد تا بتوانند تغییرات لازم را برای پروژه‌های مختلف در نظر بگیرند و بهترین محصول ممکن را تولید کنند.

برای رسیدن به این نتیجه، آن‌ها به سیکل‌های توسعه کوتاه‌تر که امروزه به آن اسپرینت (Sprint) می‌گویند، یعنی فرایند‌های تکرارپذیر، ارزیابی مداوم و بررسی محصولات نیاز داشتند. با توجه به این موضوع، در سال 2001 میلادی تعدادی از توسعه‌دهندگان دور هم جمع شدند و درباره اصول اولیه مدیریت چابک/اجایل گفتگو کردند و به شدت مجذوب فلسفه نهفته در آن شدند. آن‌ها بلافاصله بیانیه توسعه نرم‌افزار اجایل را ارائه کردند و این گونه بود که رویکرد اجایل یعنی مجموعه‌ای از اصول و ارزش‌ها که می‌توانست برای تیم‌ها مسیر پیش رو را به صورت روشن و شفاف نشان دهد، به وجود آمد.

منظور از مدیریت چابک پروژه چیست؟

مدیریت پروژه چابک رویکردی است که با استفاده از تکرار فرایند‌های مدیریت پروژه صورت می‌گیرد و شامل آزمایش‌های مداوم و پاسخگویی به تغییرات است. این روش به تیم‌های درگیر در پروژه اجازه می‌دهد تا بتوانند فرایند‌های پروژه را با سرعت بیشتر و در چارچوب زمانی مشخص با بودجه برنامه‌ریزی شده، اجرا و پیاده‌سازی کنند.

انعطاف‌پذیری و ماهیت تکاملی مدیریت چابک/اجایل یا APM (Agile Project Management)، آن را به رویکردی محبوب در حوزه مدیریت پروژه تبدیل کرده است. اگرچه اجایل در ابتدا به منظور توسعه نرم‌افزار طراحی و تولید شده بود، اما به مرور زمان و با تکامل مدیریت چابک پروژه، این روش توانست برای بسیاری از مدیران پروژه به یک انتخاب مناسب و کاربردی تبدیل شود.

با توجه به تکراری و افزایشی بودن رویکرد چابک/اجایل، تیم‌های پروژه می‌توانند با استفاده از آن، مراحل پروژه را متناسب با خواسته‌ها و نیاز‌های مشتریان یا کارفرمایان پیش ببرند؛ چراکه مدیریت پروژه اجایل از رویکرد‌ها و روش‌های مختلفی تشکیل شده که تمام آن‌ها بر پایه مفاهیم مهمی چون کیفیت، انعطاف‌پذیری، شفافیت و بهبود مستمر استوار هستند.

علاوه بر این، مدیریت چابک پروژه یکی از روش‌های پیاده‌سازی و برنامه‌ریزی پروژه به شمار می‌آید که مراحل مختلف کار را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم‌بندی می‌کند تا در نهایت وظایف و مسئولیت‌ها به درستی بین تمام اعضای تیم تقسیم شود. در این روش کاربردی به جای پیروی از یک برنامه‌ریزی دقیق و مشخص شده، از رویکرد پاسخگویی دائم به تغییرات حمایت می‌شود.

به صورت کلی برای مدیریت پروژه‌های توسعه نرم‌افزار همواره دو روش وجود دارد:

• یکی روش آبشاری که بر اساس آن، همه کار‌ها از قبل برنامه‌ریزی شده و فرایند تولید مطابق یک برنامه زمان‌بندی مشخص اجرا و پیاده‌سازی می‌شود.
• دیگری روش چابک/اجایل که بر اساس آن، در یک پروژه برای فرایند تولید محصول چند هفته برنامه‌ریزی صورت می‌گیرد و بعد از گذشت این مدت، دوباره برای ادامه کار تصمیم‌گیری می‌شود.

هنگامی که یک کسب و کار گسترش پیدا می‌کند، مدیریت زمان و هزینه سخت‌تر و پیچیده‌تر شده و نیاز به مدیریت بیشتری پیدا می‌کند، در این شرایط به رویکردی نیاز است که بتوان بر اساس آن در کمترین زمان ممکن، بیشترین بازدهی را به دست آورد که بر این اساس، در میان انواع روش‌های معمول به منظور مدیریت هزینه و زمان در یک پروژه، انتخاب مدیریت چابک/اجایل بهترین گزینه خواهد بود.

در مدیریت چابک بر خلاف روش سنتی که مراحل اجرای آن به صورت متوالی و پشت سرهم است، از یک روش تکرار شونده استفاده شده و اجزایی از یک پروژه که لازم است در فواصل زمانی مشخص، قابل تحویل دادن باشند، تولید می‌شود. معمولاً در پروژه‌های نرم‌افزار استفاده از مدیریت پروژه با رویکرد چابک، کاربرد زیادی دارد؛ چراکه در مدت تولید و عرضه نرم‌افزار، امکان هماهنگی با مشتری وجود داشته و می‌توان بخش‌هایی از پروژه را اصلاح کرد یا تغییراتی را در آن اعمال نمود. 

منظور از مانیفست یا بیانیه چابک/اجایل چیست؟

بیانیه یا مانیفست اجایل (Agile Manifesto) سندی است که قواعد و ارزش‌های مرکزی توسعه محصول چابک را شرح می‌دهد. این سند که به صورت رسمی با عنوان مانیفستی برای توسعه نرم‌افزار چابک شناخته می‌شود، یک مدل مؤثر و کارآمد را به تیم‌های پروژه معرفی می‌کند که با بهره‌گیری از آن و تطبیق یافتن با فلسفه‌های مدیریت چابک پروژه آن‌ها قادر به بهبود فرایند‌های کاری خود خواهند بود.

چارچوب و استانداردی که در بیانیه اجایل ترسیم می‌شود، به صورتی طراحی شده تا بتواند فرایند‌های پیشین توسعه نرم‌افزار را که از لحاظ ساختاری پیچیده بود و نیاز به سندسازی انبوه داشته، بهبود ببخشد. به بیان دیگر، هدف طراحان رویکرد اجایل این بوده است که سرعت فرایند‌ها را بیشتر کنند و یک مدل کاری بهینه و مناسب را برای تیم‌های پروژه مختلف تدارک ببینند؛ بنابراین مانیفست اجایل، روشی جایگزین برای توسعه نرم‌افزار محسوب می‌شود.

همچنین، بیانیه اجایل یک منبع باارزش برای تیم‌های توسعه نرم‌افزار است؛ چراکه دانش لازم برای ساخت چارچوب انعطاف‌پذیر را در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد و اعضای تیم را با بهترین فرایند‌ها و رویکرد‌های اجایل آشنا می‌سازد. در این بیانیه درباره موارد مهم در مدیریت چابک پروژه نیز صحبت می‌شود، بنابراین تیم‌های توسعه می‌توانند به اولویت‌بندی فعالیت‌ها و هماهنگ کردن اهداف خود با آن‌ها بپردازند.

به عنوان مثال، توسعه‌دهندگان نرم‌افزار به خوبی می‌دانند که رضایت مشتری از اهمیت زیادی برخوردار است و بر این اساس تمام برنامه‌های خود را پیرامون آن قرار می‌دهند. با این وجود، تیم‌ها لازم است مراقبت پدیده‌ای به نام عقده صنعتی اجایل باشند. عقده صنعتی اجایل به وضعیتی گفته می‌شود که در آن سازمان‌ها و شرکت‌ها، بهترین رویکرد‌های چابک را به تیم‌ها تحمیل می‌کنند و اجازه نمی‌دهند آن‌ها خود درباره آنچه جواب می‌دهد، تصمیم بگیرند.

لازم به ذکر است که هیچ رویکردی در مدیریت پروژه وجود ندارد که همیشه جواب بدهد، بنابراین تحمیل کردن روش‌شناسی‌های نامناسب می‌تواند نتایج نامطلوبی را به همراه بیاورد. حتی افرادی که از رویکرد اجایل حمایت می‌کنند، در هر شرایطی استفاده از روش چابک را به عنوان مناسب‌ترین و بهترین گزینه توصیه نمی‌کنند. در نتیجه، بیانیه اجایل سند بسیار مهمی برای آن دسته از تیم‌های توسعه به شمار می‌آید که می‌خواهند در سازمان یا شرکت خود روش‌شناسی اجایل را به شکلی پایدار اجرا و پیاده‌سازی کنند

معرفی 4 ارزش مدیریت پروژه چابک مطابق بیانیه اجایل

ارزش‌های مدیریت پروژه چابک که در بیانیه اجایل معرفی شده‌اند، چهار روش پیشنهادی برای مدیریت پروژه‌ها هستند که بر روی انطباق‌پذیری و همکاری تمرکز دارند. با وجود اینکه این ارزش‌ها به وسیله اتحادیه اجایل در سال 2001 میلادی نوشته شده، اما هنوز هم استفاده از آن‌ها برای تیم‌های توسعه نرم‌افزار مؤثر و کاربردی است. در واقع همچنان که رویکرد چابک/اجایل به حرکت خود ادامه می‌دهد، می‌تواند در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها به وسیله تیم‌های پروژه مورد استفاده قرار بگیرد.

مهم‌تر اینکه، ارزش‌های چابک/اجایل به خودی خود یک چارچوب، روش یا مجموعه‌ای از قوانین و مقررات نیستند، بلکه تفکر اجایل لازم است به عنوان مجموعه‌ای از باور‌ها در نظر گرفته شود که تیم‌های پروژه با استفاده از آن بتوانند شیوه‌های جدید را بیاموزند و کار‌های خود را بر اساس آن بهبود ببخشند.

4 ارزش اصلی اجایل شامل موارد زیر می‌شود:

۱- افراد و تعاملات نسبت به فرایند‌ها و ابزار‌ها در اولویت قرار دارند

بر اساس بیانیه چابک، نیروی انسانی در اولویت قرار دارد و افراد برای هر تیمی مهم‌ترین منبع محسوب می‌شوند. شما می‌توانید در یک پروژه به اندازه‌ای که لازم است تحقیق و آماده‌سازی کنید یا بر روی جدیدترین فناوری‌ها سرمایه‌گذاری انجام دهید، اما در نهایت شکست یا موفقیت پروژه بستگی به افراد درگیر در آن دارد.

به همین علت است که در تفکر اجایل افراد و تعاملات شایسته مورد توجه قرار گرفته و معمولاً بر روی آن‌ها سرمایه‌گذاری می‌شود. در واقع، افراد و تعاملات کلید واقعی تحویل محصولات یا اجرای چشم انداز سازمان شما هستند؛ بنابراین یادتان باشد که یک تیم مستحکم از افراد مشارکت‌پذیر و الهام بخش، بی‌نهایت ارزشمندتر از هر ابزار یا فرایندی است که در پروژه استفاده می‌شود.

۲- نرم‌افزار‌های (خروجی) کارآمد نسبت به اسناد جامع در اولویت قرار دارند

قبل از اینکه بیانیه چابک مطرح شود، تیم‌های توسعه نرم‌افزار ملزم به تکمیل صفحات مستند به صورت متراکم بودند، اما طبق ارزش‌های اجایل لازم است نرم‌افزار در اولین فرصت ممکن به مشتری ارائه شود، بنابراین تا جایی که می‌توانید در کوتاه‌ترین زمان ممکن و ترجیحاً در همان اوایل کار پروژه باید از کاربران به صورت مستقیم بازخورد‌های مناسب را دریافت کنید. البته این موضوع به معنای مهم نبودن اسناد نیست، بلکه در کنار توجه به اسناد و مدارک، هدف مدیریت پروژه بر اساس اجایل این است که تأخیر ناشی از اسناد سنگین را به حداقل برسانید و از ابتدا تا انتها مسیر انتشار نرم‌افزار را هموارسازی کنید.

۳- همکاری با مشتری نسبت به مذاکره درباره قرارداد، در اولویت قرار دارد

ارزش سوم مدیریت چابک/اجایل اهمیت ویژه همکاری نزدیک داشتن با مشتریان را در طول فرایند توسعه پررنگ‌تر و برجسته می‌کند. این ارزش به معنای دریافت بازخورد و انتقاد مستقیم از مشتری است یا به معنای تولید مشترک محصولات جدید با توجه به تحقیقات مربوط به تجربه کاربری و جستجو درباره نیاز‌ها و خواسته‌های مشتریان.

در حالی که فرایند‌های تولید محصولات به صورت سنتی، بر انعقاد قرارداد‌های مذاکره شده با لیستی از محصولات قابل تحویل متعهد است، فلسفه اجایل در روند توسعه پروژه بازخورد مشتریان و امکان همکاری مداوم با آن‌ها را در اولویت کار‌ها قرار می‌دهد. در نتیجه میزان سازگاری و شانس برای ارائه محصولات تجاری موفق، جذاب و مناسب به بازار هدف بیشتر خواهد شد.

۴- پاسخ به تغییرات نسبت به پیروی از برنامه‌ها در اولویت قرار دارد

تغییر می‌تواند زمان‌بر و هزینه بردار باشد. در گذشته فرایند‌های توسعه پروژه برای ایجاد تغییر تمام تلاش خود را انجام می‌دادند. برنامه‌ها به گونه‌ای طراحی می‌شد که دارای جزئیات دقیق بود تا هر احتمالی را پوشش دهد و به عنوان نقشه راهی برای عمل مورد استفاده قرار می‌گرفت. اما نگاه تفکر اجایل متفاوت است. بر اساس بیانیه اجایل تغییر در دراز مدت می‌تواند با ایجاد ارزش افزوده شود، بنابراین لازم است از تغییر استقبال کرد و آن را در آغوش گرفت.

در صورتی که شما بخواهید چابک باشید، یک روش درست برای انجام آن وجود دارد و اگر کند تصمیم‌گیری کنید، دیگر تغییر نمی‌تواند ارزشی را ایجاد کند؛ بنابراین بهتر است سازمان‌ها به سرعت واکنش نشان دهند و چرخه‌های کوتاه تکرار شونده را برای پروژه‌های خود تعریف کنند. از این طریق، تغییر می‌تواند بخشی ثابت از روند توسعه باشد و بر اساس آن، می‌توان اولویت‌ها را تغییر داد و ویژگی‌های جدید یا به‌روز‌رسانی‌ها را اضافه کرد.

این ارزش استدلال می‌کند که بررسی و بازنگری مکرر یک طرح، بسیار مفید و کاربردی بوده و با استفاده از این ارزش، برنامه پروژه از یک نقشه ثابت تبدیل به یک استراتژی پویا می‌شود. در صورتی که تغییر جهت دادن یا تغییر اولویت از لحاظ تاکتیکی منطقی باشد، این ارزش چابک، شما را ترغیب می‌کند که به دنبال آن بروید و به مسیری که ادامه دادن آن دیگر منطقی نیست، نپردازید. ارزش‌های روش چابک با پاسخ به نیاز‌ها و خواسته‌های مشتریان و سازگاری مؤثرتر با تغییرات کمک می‌کنند تا فرایند توسعه به صورتی ایجاد شود که محصولات باکیفیت تولید شوند و مشتریان راضی‌تر باشند.

معرفی 12 اصل مدیریت پروژه چابک مطابق بیانیه اجایل

مطابق بیانیه اجایل (Agile Manifesto) مدیریت پروژه چابک دارای 12 اصل هدایت‌کننده است که شامل موارد زیر می‌شود:

۱- در هر شرایطی راضی نگه داشتن مشتریان اولین و ضروری‌ترین اولویت برای پروژه محسوب می‌شود.

۲- سعی کنید حتی در آخرین مراحل پروژه پاسخگویی به تغییرات را در نظر بگیرید.

۳- برای تحویل سریع نرم‌افزار قابل استفاده خود حتماً فواصل زمانی کوتاه را مشخص کنید.

۴- در طول پروژه ارتباط مستمر بین ذی‌نفعان و توسعه‌دهندگان و همکاری آن‌ها با یکدیگر را به صورت مستمر برقرار کنید.

۵- برای تولید و ساخت پروژه به افراد با انگیزه و با استعداد اعتماد کنید.

۶- برای تعامل بیشتر بین افراد تیم پروژه برقراری جلسات و گفتگو را به عنوان روشی مؤثر و کاربردی در نظر بگیرید.

۷- اصلی‌ترین معیار سنجش پیشرفت پروژه، تولید نرم‌افزار قابل استفاده است.

۸- برای مدت نامحدود توسعه پایدار با سرعت پیشرفت ثابت در پروژه را لحاظ کنید.

۹- به برتری فن و طراحی خوب در پروژه توجه مداوم داشته باشید.

۱۰- تیم‌های خود سازماندهی شده بهترین معماری‌ها، نیازمندی‌ها و طراحی‌ها را تولید می‌کنند.

۱۱- مسأله سادگی در پروژه امری ضروری و مهم است. سادگی یعنی هنر به حداکثر رساندن کار‌های غیرضروری و انجام نشده.

۱۲- در فواصل زمانی منظم بازنگری و انطباق برحسب بازخورد‌ها را انجام دهید.

مدیریت پروژه اجایل با پیروی از این ارزش‌ها و اصول به انعطاف‌پذیری اولویت می‌دهد و در محیط ناشناخته، سازگاری با تغییرات را ممکن می‌سازد، این امر می‌تواند چابک را به روشی محبوب تبدیل کند؛ چراکه روش چابک به تیم‌ها کمک می‌کند تا محصولات را سریع و همراه با برآورده ساختن بهتر نیاز‌های کاربران، مشتریان و کسب و کار‌های مختلف ارائه دهند.

استفاده از روش مدیریت پروژه چابک چه مزایایی به همراه دارد؟

پروژه‌هایی که از روش مدیریت چابک پروژه استفاده می‌کنند، حدود 28 درصد نسبت به دیگر پروژه موفق‌تر هستند و تقریباً 71 درصد از شرکت‌ها و سازمان‌ها، از روش اجایل با فرکانس‌های متفاوت استفاده می‌کنند، اما چه چیزی باعث شده اجایل تا این حد موفق باشد و چرا مدیران پروژه از چابک در ترکیب با چارچوب‌های دیگر استفاده می‌کنند؟ در پاسخ باید بگوییم: اجایل توانسته کار مدیران را راحت‌تر کند و به آن‌ها اجازه می‌دهد تا بر روی پروژه‌های خود کنترل بیشتری داشته باشند.

آنچه مدیریت پروژه چابک را منحصربه‌فرد و خاص می‌کند، این است که این روش بر روی دو عامل کلیدی تمرکز دارد و هیچ کدام را فدای دیگری نمی‌کند؛ یکی تکمیل پروژه در چارچوب محدودیت‌های مالی و زمانی و دیگری ارائه پروژه با کیفیت بالا.

اما برخی از مهم‌ترین مزیت‌های استفاده از مدیریت چابک/اجایل به صورت زیر است:

روش چابک/اجایل باعث کیفیت محصول می‌شود

زمانی که مدیریت پروژه بر اساس روش چابک انجام می‌شود، تست کردن بخشی از مرحله پیاده‌سازی آن بوده و این امر باعث بالاتر رفتن کیفیت کلی محصول نهایی خواهد شد. کارفرما یا مشتری بیشتر از مجری پروژه با فرایند توسعه در ارتباط بوده و با توجه به واقعیت‌های بازار می‌تواند در هر زمان متقاضی اعمال تغییرات در محصول باشد. از آنجایی که چابک یک فرایند تکراری است، در طول اجرای پروژه تیم‌های خودسازمانده درگیر یادگیری و توسعه می‌شوند و در میسر پیشرفت گام برمی‌دارند.

روش چابک/اجایل باعث رضایت مشتری می‌شود

در روش‌های سنتی مشتری فقط می‌توانست در مرحله برنامه‌ریزی شرکت کند و در مرحله اجرا حضور نداشت، این در حالی است که بخش عمده سازگاری و انعطاف‌پذیری فرایند تولید، در بخش اجرا رخ می‌دهد. اما در روش چابک مشتری همواره در فرایند تصمیم‌گیری و اجرا دخالت داشته و از تمام جزئیات پروژه باخبر است.

شما می‌توانید با در جریان نگه داشتن مشتری و ایجاد تغییرات با توجه به بازخورد او در پروژه، هم ارزش را به مشتری ارائه دهید و هم مطمئن شوید که محصول نهایی واقعاً با نیاز‌ها و خواسته‌های مشتری مطابقت دارد.

روش چابک/اجایل باعث کنترل بهتر پروژه می‌شود

مدیریت پروژه چابک نسبت به روش‌های سنتی، از شفافیت بیشتری برخوردار است و به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا بتوانند بازخورد‌های مشتری و اطلاعات به دست آمده از فرایند کنترل کیفیت را ادغام کنند و به این صورت پروژه را به شکل مؤثرتری کنترل نمایند. در طول مراحل اجرای پروژه کیفیت محصولات تضمین می‌شود و همه ذی‌نفعان با دریافت گزارش‌های پیشرفت روزانه با استفاده از تکنیک‌ها و ابزار‌های پیشرفته می‌توانند در تمام فرایند‌ها مشارکت داشته باشند.

روش چابک/اجایل باعث امکان پیش‌بینی خطرات احتمالی در پروژه می‌شود

با افزایش دید، امکان پیش‌بینی خطرات و جلوگیری از بروز شرایط غیر قابل کنترل فراهم می‌شود. روش مدیریت چابک پروژه برای شناسایی و پیش‌بینی ریسک‌ها و برنامه‌ریزی در جهت اطمینان از اجرای درست پروژه، راهکار‌های بیشتری را در مقابل مجری پروژه و مشتری قرار می‌دهد. به عنوان مثال، اجایل با رویکرد اسکرام از بک‌لاگ‌های اسپرینت و نمودار‌های فرسودگی برای افزایش دید پروژه استفاده می‌کند که این مسأله باعث می‌شود مدیران بتوانند عملکرد‌ها را پیش‌بینی کنند و بر اساس آن‌ها برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام دهند.

روش چابک/اجایل باعث افزایش انعطاف‌پذیری می‌شود

هنگامی که روش چابک در یک تیم پروژه اجرا می‌شود، آن تیم را به انعطاف‌پذیری بی‌نظیری مجهز می‌کند. تیم‌های پروژه در فواصل کوچک‌تر کار می‌کنند و به تکمیل اطلاعات خود با مشارکت دائمی صاحب محصول می‌پردازند. در روش‌های دیگر مدیریت پروژه معمولاً تغییرات زمان‌بر و پرهزینه هستند، اما رویکرد چابک/اجایل با تقسیم‌بندی پروژه به قسمت‌های کوچک‌تر، هم باعث مدیریت بهتر پروژه می‌شود و هم پروژه از انعطاف‌پذیری کافی برخوردار خواهد بود. مزیت انعطاف‌پذیری در رویکرد مدیریت پروژه چابک باعث شده تا بسیاری از سازمان‌های پویا ترجیح دهند از این روش کاربردی در پروژه‌های خود استفاده کنند.

روش چابک/اجایل باعث بهبود مستمر پروژه می‌شود

یکی از اصول 12گانه مدیریت چابک/اجایل توسعه خوداندیشی و تلاش برای بهبود مستمر است. روش اجایل به صورت تکراری کار می‌کند، به این معنی که هر اسپرینت از اسپرینت قبلی بهتر خواهد بود و دیگر اشتباهات قبلی تکرار نمی‌شوند. روش‌های چابک به تقویت فرهنگ تبادل ایده و همکاری کمک می‌کند و به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا از تجربیات مشترک درس بگیرند و باهم پیشرفت کنند.

روش چابک/اجایل باعث بهبود روحیه تیم می‌شود

با توجه به اینکه تیم‌های چابک از ویژگی خودسازماندهی و خودمدیریتی برخوردار هستند، استقلال و اختیارات خود را برای تصمیم‌گیری افزایش می‌دهند. به عبارت دیگر، مدیر پروژه باعث محافظت اعضای تیم در برابر دخالت حامیان مالی و مدیریت می‌شود. کار تیمی بر عملکرد متقابل بنا شده و اعضای تیم، ضمن یادگیری مهارت‌های مدیریت پروژه در نقش فعلی خود نیز رشد می‌کنند. از آنجا که اندازه تیم کوچک است، اجایل محیطی را فراهم می‌کند که در آن اعضای تیم بتوانند به هم نزدیک‌تر شوند و ساختار‌های تیمی از انعطاف‌پذیری برخوردار باشند.

روش چابک/اجایل باعث ایجاد معیار‌های مرتبط در پروژه می‌شود

معیار‌هایی که به وسیله تیم‌های چابک در تخمین زمان، هزینه و اندازه‌گیری عملکرد پروژه استفاده می‌شود، دقیق‌تر و مرتبط‌تر از معیار‌هایی هستند که در روش‌های سنتی به کار برده می‌شوند. تأکید رویکرد چابک بیشتر بر روی بهینه‌سازی عملکرد‌ها و تولید نتایج مطلوب در پروژه است، اما رویکرد آبشاری در کنار فراهم کردن امکاناتی نظیر شناسایی تنگنا‌ها، اندازه‌گیری عملکرد تیم و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده، تنها به تخمین هزینه و زمان پروژه می‌پردازد.

مدیریت چابک/اجایل ابزار قدرتمندی است که به اعضای تیم، مدیران پروژه و مشتریان کمک می‌کند تا بهتر و کارآمدتر عمل کنند. از بهبود کیفیت محصول گرفته تا کمک به پیشرفت حرفه‌ای اعضای تیم همه از مزایای استفاده از روش مدیریت پروژه چابک می‌شود. اگر در سطح جهانی به تیم‌های پروژه نگاهی بیندازید، مشاهده می‌کنید که آن‌ها مشتاق این هستند که با اتخاذ مدیریت چابک پروژه بتوانند برای ارائه ارزش بیشتر به کسب و کار‌های خود، از بهترین و مناسب‌ترین روش‌ها استفاده کنند.

در واقع هدف اصلی از اتخاذ مدیریت پروژه بر اساس چابک/ اجایل این است که به جای رسیدن به کیفیت آنی و سریع، این رویکرد را به صورتی تدریجی و مرحله به مرحله بر روی پروژه‌های خود پیاده‌سازی و اجرا شود. مزیت‌های فراوان به کار‌گیری مدیریت چابک پروژه باعث شده که تیم‌های پروژه در صنایع مختلف، این رویکرد را به بخشی از استراتژی اصلی کسب و کار خود تبدیل کنند.

(تیم چابک به گروهی از افراد گفته می‌شود که هدف مشترکی را دنبال می‌کنند، در نحوه کار خود منعطف هستند و با بروز تغییرات می‌توانند نیاز‌های مشتریان خود را سازگار کنند. یکی از مواردی که تیم‌های چابک را از تیم‌های سنتی متمایز می‌کند، این است که آن‌ها افرادی خودگردان هستند که رهبری مشترکی را تمرین می‌کنند).

بخش‌های کلیدی مدیریت پروژه چابک شامل کدام موارد می‌شود؟

در صورتی که بخواهید پروژه‌ای را به روش چابک/اجایل مدیریت کنید، باید 5 بخش کلیدی را برای آن در نظر بگیرید. در واقع بخش‌های مهم مدیریت چابک پروژه شامل موارد زیر می‌شود:

داستان‌های کاربر (User Stories)

داستان‌های کاربر سطح بالایی از درخواست کار در پروژه را تعریف و مشخص می‌کند و در برگیرنده اطلاعات کافی برای اعضای تیم پروژه است تا آن‌ها بتوانند برای انجام درخواست‌ها، برآورد معقولی از تلاش‌های مورد نیاز را داشته باشند. بر این اساس، از دیدگاه کاربر، یک توضیح کوتاه و مختصر نوشته می‌شود تا تمرکز کار بیشتر بر روی تشریح خواسته‌ها و نیاز‌های مشتری و اهداف آن‌ها باشد.

اسپرینت (Sprints)

در مدیریت چابک/اجایل اسپرینت یک تکرار کوتاه از کار است که معمولاً بین یک تا سه هفته در زمانی که تیم‌های پروژه بر روی وظایف تعیین شده در جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت کار می‌کنند، تکمیل می‌شود. ایده در این بخش به صورت است که هم‌زمان با پیشروی پروژه، لازم است شما این اسپرینت‌ها را به طور مداوم و پیوسته تکرار کنید تا محصولات مورد نظرتان آماده تحویل شوند. بعد از تمام شدن هر اسپرینت شما می‌توانید دوباره محصول را مرور کنید تا متوجه شوید چه کار‌هایی انجام شده و چه کار‌هایی انجام نشده است تا در صورت به نتیجه نرسیدن کار، تنظیمات مورد نیاز را در نظر بگیرید و دوباره یک اسپرینت دیگر را برای بهبود محصولات یا خدمات خود شروع کنید.

جلسات استندآپ یا ایستاده (Stand-Up Meetings)

در مدیریت پروژه چابک جلسات استندآپ روزانه که مدت زمان آن‌ها ۱۵ دقیقه است، برگزار می‌شود که به آن‌ها جلسات روزانه اسکرام هم می‌گویند. برگزاری جلسات استندآپ در واقع یک روش مناسب برای اطمینان از این مسأله است که همه اعضای تیم پروژه نسبت به تمام موضوعات مربوط به پروژه آگاه هستند و در مسیر درستی وظایف و مسئولیت‌های خود را انجام می‌دهند یا خیر؟ این تعاملات روزانه به این دلیل با عنوان استندآپ شناخته می‌شود که شرکت‌کنندگان لازم است در آن به صورت ایستاده حضور داشته باشند و کمک کنند تا جلسات پروژه به صورت کوتاه و با پرداختن به اهداف اصلی برگزار شود.

تخته چابک/اجایل (Agile board)

برای اینکه بتوانید پیشرفت‌های پروژه را به راحتی دنبال کنید، نیاز به یک تخته چابک/اجایل دارید. این تخته می‌تواند شامل عملکردی شما در نرم‌افزار مدیریت پروژه باشد یا اینکه یک تخته سفید ساده برای نوشتن یادداشت‌های مربوط با پروژه.

بک‌لاگ (Backlog)

شما می‌توانید با استفاده از سیستم ورودی خود، درخواست‌های مربوط به پروژه را دریافت کنید و در صورتی که درخواستی از سایر درخواست‌ها عقب مانده باشد، به Story برجسته و پررنگ تبدیل خواهد شد تا شما متوجه آن شوید. در طول جلسات برنامه‌ریزی چابک، تیم شما Story Point مربوط به هر کار را تخمین می‌زد. هنگام برنامه‌ریزی اسپرینت‌ها، داستان‌های موجود در بک لاگ به داخل اسپرینت انتقال داده می‌شوند تا در طول تکرار چرخه اسپرینت تکمیل شوند. مدیریت بک‌لاگ‌ها برای مدیران پروژه در یک محیط چابک نقش بسیار حیاتی و مهم دارد.

مراحل مهم چرخه چابک/اجایل چیست؟

چرخه مدیریت چابک/اجایل از مراحل مختلفی تشکیل شده که شامل موارد زیر می‌شوند:

مرحله اول: بیان ایده‌ها و نظرات (Concept)

اولین مرحله روش چابک مشخص کردن و اولویت‌بندی پروژه‌ها است. شما باید در این مرحله با اعضای تیم و ذینفعان درگیر در پروژه درباره شناسایی فرصت‌های مناسب کسب و کار هم فکری کنید. همچنین لازم است هزینه و زمان مورد نیاز برای تکمیل هر پروژه را تخمین بزنید. سپس پروژه‌هایی که مناسب و ارزشمند هستند را مشخص کرده و برای تکمیل لیست بک لاگ پروژه خود به اولویت‌بندی آن‌ها بپردازید.

مرحله دوم: نقطه آغاز پروژه (Inception)

بعد از اینکه نوع پروژه خود را مشخص کردید، نوبت به آن می‌رسد که مشخص کنید؛ چگونه می‌خواهید پروژه را به پایان برسانید. در تیم پروژه خود به چه افرادی نیاز دارید؟ الزامات ابتدایی مشتری چیست؟ و … بنابراین بهتر است به کمک یک دیاگرام به شرح مسئولیت‌ها و وظایف تیم بپردازید و کار‌هایی که لازم است در هر برهه زمانی انجام دهید را مشخص کنید.

مرحله سوم: تبدیل ایده‌ها و نظرات به واقعیت‌ها (Iteration)

در روش چابک/اجایل مرحله سوم مربوط به تبدیل ایده‌ها و نظرات به واقعیت است. بعد از مشخص شدن و تأیید اولین پروژه، نوبت به تیم توسعه می‌رسد که در اولین مرحله از تبدیل ایده محصول به واقعیت، وارد عمل شود. در مرحله تبدیل ایده‌ها و نظرات به واقعیت‌ها اولین گردش کاری به صورت زیر خواهد بود:

• مشخص کردن الزامات پروژه (Requirements) بر اساس بک لاگ محصول و بازخورد ذی‌نفعان.
• توسعه محصول (Development) بر اساس الزامات تعیین شده در پروژه.
• آزمایش کیفیت (Testing) به منظور شناسایی مشخصات و ویژگی‌های محصولات و کشف خطا‌ها و ایرادات.
• ارائه کردن (Delivery) محصولات قابل استفاده به مشتریان.
• دریافت بازخورد (Feedback) ذی‌نفعان و مشتریان برای اینکه بتوانید در مرحله تبدیل ایده‌ها و نظرات به واقعیت‌ها، الزامات محصولات دیگر را مشخص کنید.

مرحله چهارم: منتشر کردن محصول (Release)

بعد از چند بار تبدیل کردن ایده‌ها به واقعیت اکنون زمان آن می‌رسد که محصول نهایی را انتشار دهید. در این مرحله شما باید به آزمایش و تضمین کیفیت نهایی بپردازید تا هرگونه خطا و اشکال شناسایی شده، ایرادات رفع گردد و مستند‌سازی کاربر قبل از ارائه محصول نهایی شود.

مرحله پنجم: تولید محصول (Production)

اکنون زمان آن رسیده که محصول شما در دسترس افراد قرار بگیرد. مرحله تولید در روش چابک به این معنا است که پروژه شما در حال اجرا و پیاده‌سازی است. آیا اعضای تیم پروژه شما پشتیبانی مستمری دارند تا روند کار محصول بدون خطا اجرا شود که مطمئن شوید کاربران نحوه استفاده از آن را بلد هستند؟

مرحله ششم – بازنشستگی یا انفصال محصول (Retirement)

آخرین مرحله چرخه مدیریت پروژه چابک/اجایل بازنشستگی است. زمانی که محصول شما بدون استفاده، غیرضروری و آماده جایگزین شده باشد، وارد مرحله بازنشستگی می‌شود.

در روش چابک/اجایل مرحله بازنشستگی تمام فعالیت‌های مربوط به پایان عمر مفید محصول (End-Of-Life Activities) مثل خارج شدن محصولات از مرحله تولید و سپس اطلاع‌رسانی به مشتریان را در بر می‌گیرد.

معرفی انواع رویکرد‌های مدیریت پروژه چابک

در خصوص انواع رویکرد‌های مدیریت چابک/اجایل می‌توان به موارد زیر اشاره نمود.

رویکرد اسکرام چابک/اجایل

رویکرد اسکرام (Scrum) در مدیریت پروژه چابک/اجایل، بیشتر بر روی معیار‌هایی همچون مسئولیت‌پذیری، تبدیل ایده به واقعیت و کار گروهی چند وظیفه‌ای تمرکز دارد تا بتواند محصولات پیچیده را توسعه و ارائه دهد و از آن‌ها پشتیبانی کند. در اصل اسکرام برای توسعه نرم‌افزار مورد استفاده قرار می‌گیرد، اما می‌توان در دیگر گروه‌های مدیریت پروژه اصول و قواعد آن را نیز اعمال نمود. اسکرام شامل فعالیت‌ها، نقش‌ها و محصولات کلیدی می‌شود.

نقش‌های اسکرام در روش چابک به صورت زیر است:

• اسکرام مستر (Scrum Master)
• تیم توسعه اسکرام (Scrum Development Team)
• مالک محصول (Product Owner)

در روش چابک فعالیت‌های اسکرام به صورت زیر است:

• جلسه روزانه اسکرام (Daily Scrum)
• جلسه بررسی اسپرینت (Sprint Review)
• جلسه رتروسپکتیو (Sprint Retrospective)
• جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت (Sprint Planning Meeting)

در روش چابک مصنوعات اسکرام به صورت زیر است:

• بک لاگ اسپرینت (Sprint Backlog)
• هدف اسپرینت (Sprint Goal)
• بک لاگ محصول (Product Backlog)

تیم‌های اسکرام برای اینکه بتوانند در بره‌های زمانی مختلف، وظایف و مسئولیت‌های خود را سازماندهی کرده و در مورد وضعیت فعلی پروژه‌ها از اعضای تیم اطلاعات مورد نیاز را جمع‌آوری نمایند، معمولاً از ابزار‌هایی مثل Scrum task boards استفاده می‌کنند. روش اسکرام برای تیم‌های نرم افزای طراحی شده و بر اساس آن، با ایجاد تمرکز و اولویت‌بندی کار‌ها، شما می‌توانید مسیر پروژه را بهتر و با کمترین خطا پیش ببرید.

در رویکرد اسکرام اجایل سه قاعده کلی وجود دارد که شامل موارد زیر می‌شود:

۱- خودسازماندهی: ممکن است در یک سازمان چند تیم اسکرام وجود داشته باشد. مهم‌ترین ویژگی تیم‌های اسکرام توان خودسازماندهی است، به این معنی که بدون منتظر ماندن یک عامل خارجی، می‌توانند فرایند‌ها را در کوتاه‌ترین زمان ممکن تعریف کنند و نواقص یا خطا‌های آن‌ها را به سرعت شناسایی و برطرف نمایند.

۲- چارچوب زمان‌بندی: در روش اسکرام برای اجرای هر سیکل کاری، محدودیت زمانی مشخصی در نظر گرفته می‌شود و همه چیز باید در آن زمان که معمولاً کمتر از یک ماه است، به نتیجه نهایی برسد. در رویکرد اسکرام، به هر سیکل زمانی یک اسپرینت (Sprint) گفته می‌شود.

۳- پیشرفت مداوم و همیشگی: اسکرام مستر یا فردی که مدیریت تیم اسکرام را برعهده دارد، همواره برای بهبود فرایند‌های کاری تلاش می‌کند، موانع را شناسایی و آن‌ها را برطرف می‌کند و همچنین برای تیم اسکرام فضای کاری مناسبی را فراهم می‌کند.

رویکرد کانبان اجایل

در مدیریت چابک پروژه یکی دیگر از انواع رویکرد‌ها، مدل کانبان (Kanban) است و به منظور کمک به تیم‌های پروژه طراحی شده تا آن‌ها بتوانند به صورت کارآمدتری با یکدیگر همکاری داشته باشند. رویکرد کانبان دارای سه اصل هدایت‌کننده به صورت زیر است:

• ترسیم گردش کار در پروژه
• محدود کردن مقدار کار در گردش پروژه
• منظم کردن گردش کار در پروژه بر اساس اولویت

مدل کانبان اجایل بر خلاف مدل اسکرام چابک دارای نقش‌های تجویز شده یا برهه زمانی محدود نیست، بلکه بر روی دوره‌های زمانی کوتاه‌تر متمرکز است تا در طول فرایند توسعه، محصولات را با سرعت بیشتری ارائه دهد. نتیجه این شفافیت این است که همه افراد درگیر در پروژه به خوبی می‌دانند که چه کسی برای چه زمانی و چه موقعیتی مسئول است.

در مدل کانبان ابزار‌هایی نظیر Online Kanban Board به اعضای تیم پروژه این فرصت را می‌دهند تا ایده‌های خود را بیان کنند، وضعیت وظایف را تغییر دهند و میزان پیشرفت‌های خود را اندازه بگیرند تا همه در کنار هم به شکل کارآمدتر و مؤثرتری کار کنند. مجسم کردن فرایند در پروژه کمک می‌کند تا همه اعضا با یکدیگر اتفاق نظر داشته باشند و مطمئن شوند بر روی کاری تمرکز دارند که از اولویت بالا و تأثیر زیاد برخوردار است.

رویکرد برنامه‌نویسی مفرط اجایل

یکی از دقیق‌ترین روش‌های چابک برای توسعه نرم‌افزار، رویکرد برنامه‌نویسی مفرط (XP) است و نه تنها در تولید نرم‌افزار باکیفیت بسیار کاربردی و مؤثر عمل می‌کند، بلکه باعث آسان‌تر شدن تمام فرایند‌ها برای تیم توسعه می‌شود. ارزش‌های برنامه‌نویسی مفرط شامل سادگی، بازخورد، اراده و احترام است. در صورتی برنامه‌نویسی مفرط (Extreme Programming) می‌تواند بهترین نتیجه را داشته باشد که:

• تیم‌های پروژه با کمبود وقت روبه‌رو باشند.
• الزامات پروژه به صورت مداوم در حال تغییر باشند.
• ذی‌نفعان پروژه بخواهند در زمان تعیین شده ریسک را کاهش دهند.
• تیم‌های پروژه بتوانند تست‌های واحد و عملکردی را خودکار کنند.

ویکرد توسعه ویژگی محور (Feature Driven Development)

یکی دیگر از روش‌های متدولوژی چابک، رویکرد توسعه ویژگی محور یا مشتری محور است که بر روی گزارش وضعیت (Status Reporting) و توسعه افزایشی (Incremental Development) در تمام سطوح تمرکز دارد. روش توسعه ویژگی محور برای مقابله بر دو مانع بزرگ سردرگمی و دوباره کاری در توسعه نرم‌افزار به وجود آمده و شامل 5 مرحله می‌شود:

• ایجاد لیستی از طرح‌ها
• توسعه یک مدل کلی
• برنامه‌ریزی با توجه به طرح‌ها
• طراحی با توجه به طرح‌ها
• ساختن با توجه به طرح‌ها

مدل توسعه ویژگی محور یا FDD بسیار انعطاف‌پذیر است و طرح‌ها را در یک بازه زمانی کوتاه‌تر نسبت به روش‌های دیگر مدیریت پروژه چابک ارائه می‌دهد. به عنوان مثال، در صورتی که برهه زمانی برای فرایند توسعه در اسکرام 4 هفته باشد، روش توسعه ویژگی محور طرح‌ها را در بازه زمانی 2 تا 10 روزه ارائه می‌دهد. این موضوع می‌تواند به تیم‌های پروژه کمک کند تا خطا‌ها را شناسایی کرده، آن‌ها را رفع کنند، با خواسته‌ها و نیاز‌های مشتری مطابقت دهند و اعضای جدید خود را سریع به روز کنند.

در مورد متدولوژی چابک/اجایل نکته مهم این است که این مدل بیشتر یک دستورالعمل بوده تا یک قاعده خاص؛ بنابراین مطمئن شوید هر کدام از انواع روش‌های چابک را که استفاده می‌کنید، می‌تواند نیاز‌های مشتریان و تیم پروژه شما را برطرف کند. در کل هدف مدیریت چابک/اجایل کمک به تیم‌ها در ارائه بهتر و سریع‌تر پروژه‌ها است، بنابراین سعی کنید بهترین روش را انتخاب و به کمک آن شروع به کار کنید.

در مدیریت پروژه چابک ساختار تیم چابک/اجایل چگونه است؟

ساختار تیم اجایل (Agile Team Structure) به عنوان بستری در نظر گرفته می‌شود که برای سامان دادن به عناصر مختلف تیمی که روی پروژه چابک کار می‌کنند، مورد استفاده قرار می‌گیرد. از جمله این عناصر می‌توان به نقش‌ها در تیم، فعالیت‌های مربوط به پروژه و جریان‌های کاری اشاره نمود. چنین ساختاری اساساً فونداسیونی است که تیم‌های چابک به کمک آن می‌توانند روش‌های عملیاتی خود را سازماندهی و منظم کنند.

بروس تاکمن که یک روان‌شناس آمریکایی است، در سال 1965 میلادی برای مراحل توسعه گروهی مدلی را پیشنهاد داد که به صورت زیر بود:

این بستر یا فریم‌ورک انعطاف‌پذیر بسیار مورد توجه مدیران پروژه اجایل قرار گرفت؛ چراکه می‌توان از آن در پروژه‌های مختلف برای هدایت تیم‌ها استفاده کرد. طبق این بستر، در صورتی که یک عضو از تیم پروژه جدا شود یا به تیم بپیوندد، می‌تواند به مرحله شکل‌گیری بازگردد و همه کار‌ها را دوباره از نوع شروع کند.

بنابراین؛ یک ساختار درست باعث شکل‌گیری وضوح در مسئولیت‌ها و وظایف می‌شود و هر فردی به خوبی می‌داند که در پروژه چه کار‌هایی را برعهده دارد و باید انجام دهد. لایه اجایل اضافی که در این بستر در نظر گرفته شده، باعث اطمینان خاطر از این موضوع می‌شود که تیم به اندازه کافی منعطف است و می‌تواند به تغییرات واکنش سریع و مؤثر نشان دهد.

ویژگی‌های بارز ساختار تیم چابک/اجایل چیست؟

در خصوص ویژگی‌های مهم و بارز ساختار تیم اجایل می‌توان به موارد زیر اشاره نمود: 

۱- تیم چابک/اجایل دارای عملکرد گروهی است

ساختار تیم اجایل یا چابک به گونه‌ای است که عملکرد گروهی را به وجود می‌آورد. هر کدام از اعضای تیم دارای مهارت‌های خاص خود هستند، اما همه آن‌ها به سمت یک هدف مشترک حرکت می‌کنند، بنابراین عملکرد گروهی در زمان درست باعث رضایت بیشتر مشتریان می‌شود.

۲- تیم چابک/اجایل دارای مشارکت و ارتباط آزادانه است

در یک تیم اجایل یا چابک شما می‌توانید مشارکت و ارتباط آزادانه داشته باشید. برخی از اعضای تیم در برنامه‌های آموزشی می‌توانند شرکت کنند و در کنار همکاران خود کار کنند تا هم از آن‌ها بیاموزند و هم مهارت‌های تازه کسب کنند. این اعضای تیم معمولاً با صفت T شکل توصیف می‌شوند. (خط عمودی نشان‌دهنده تخصص اصلی اعضای تیم و خط افقی نشان‌دهنده درک عمومی آن‌ها نسبت به مهارت‌های مختلف است).

۳- تیم چابک/اجایل یک تیم غیر سلسله مراتبی است

یکی دیگر از ویژگی‌های بارز در ساختار تیم اجایل (چابک) این است که آن‌ها شکل کاملاً غیر سلسله مراتبی دارند. تیم‌های اجایل (چابک)  ساختار تخت را ترجیح می‌دهند، یعنی وضعیتی که تمام افراد از استقلال لازم برای رسیدگی به امور به روش خود برخوردار هستند. ساختار غیر سلسله مراتبی اجایل (چابک) باعث شده تا با از میان برداشتن لایه‌های مدیریتی غیرضروری، هر کدام از اعضای تیم وظیفه و مسئولیت مشخصی داشته باشند و بتوانند به خود سازماندهی برسند. این رویکرد در گروه‌های کوچک به خوبی جواب می‌دهد، به عنوان مثال، پیشنهاد می‌شود تیم‌های اسکرام (چابک) بین 3 تا 9 عضو داشته باشند، بنابراین منطقی است که تمام اعضا در جایگاهی یکسان قرار بگیرند.

 تفاوت ساختار تیم اجایل (چابک) نسبت به ساختار تیم سنتی

اصلی‌ترین تفاوت ساختار تیم اجایل (چابک) نسبت به ساختار تیم‌های سنتی، نبود سلسله مراتب در آن‌ها است که رویکرد مدیریت پروژه بالا به پایین را در پیش می‌گیرد. در فضای سنتی، مدیر وظایف و مسئولیت‌ها را تعیین و نحوه رسیدگی به آن‌ها را مشخص می‌کند، اگرچه ساختار سنتی تیم ممکن است برای سازمان‌های بزرگ‌تر جواب دهد، اما به هیچ عنوان برای تیم‌های چابک پیشنهاد نمی‌شود.

به عبارت دیگر، وجود ساختار‌های سلسله مراتبی در سازمان‌ها باعث می‌شود که کارمندان به سمت رقابت‌های بی‌حاصل و سیاسی کاری بروند که این مسأله می‌تواند سدی در برابر اعضای تیم پروژه باشد و آن‌ها را از اهداف اصلی دور کند. در محیط چابک/اجایل مناسب دیگر خبری از رقابت نیست و تیم‌های اجایل (چابک) بر سر ارتقای شغلی و رقابت داخلی تشویق نمی‌شوند و در عوض به شکل متحد اهدافی مشترک را در پیش می‌گیرند.

انواع ساختار تیم اجایل (چابک)

ساختار تیم اجایل به عوامل مختلفی نظیر نوع پروژه، منابع در دسترس و هزینه بستگی دارد؛ بنابراین نمی‌توان یک ساختار واحد و یک شکل را برای همه پروژه مناسب دانست، بلکه در مدیریت چابک پروژه بهتر است چارچوب‌های مختلفی را برای تیم‌های اجایل متفاوت در نظر بگیریم.

بر این اساس، انواع ساختار‌های تیم اجایل (چابک) به صورت زیر است:

ساختار عام‌گرایی اجایل (چابک)

ساختار عام‌گرایی اجایل (چابک) به گونه‌ای است که هر کدام از اعضای تیم درک عمومی و وسیعی از موضوعات دارند، بدون اینکه روی مورد خاصی به صورت عمیق تمرکز کرده باشند. ساختار عام‌گرایی در مدیریت چابک معمولاً در تیم‌های کوچک‌تر دیده می‌شود. در این ساختار اعضا می‌توانند روی وظایف مختلف کار کنند و به راحتی جای خود را به همکارانشان بدهند.

ساختار عام‌گرایی اجایل (چابک) در صنعت فروش به خوبی جواب می‌دهد؛ چراکه در این صنعت متخصصان لازم است از دانش بنیادی خود برای فروش محصولات در انواع بازار‌ها استفاده کنند.

ساختار خاص‌گرایی اجایل (چابک)

بر خلاف عام‌گرایی، در اجایل ساختار خاص‌گرایی به دنبال افرادی می‌گردد که دارای تخصص‌ها و مهارت‌های مشخص هستند. در این ساختار هر فردی در حوزه خاص خود کار می‌کند و مسئولیت وظایفی که در آن دامنه قرار دارد را برعهده می‌گیرد. این گروه‌های جزء اعضای بسیار ارزشمند برای تیم‌های پروژه محسوب می‌شوند، چراکه دانش خود را در حوزه‌های پیچیده و سخت به کار می‌گیرند و در نتیجه محصولات باکیفیتتی را تولید می‌شود.

ساختار خاص‌گرایی بیشتر در تیم‌های بزرگ‌تر اجایل (چابک) متداول بوده که نیروی انسانی به اندازه کافی برای پوشش دادن به تمام حوزه‌ها وجود دارد. از جمله افراد متخصص می‌توان به مدیران پایگاه داده، برنامه نویسان و توسعه‌دهندگان محصول اشاره کرد.

ساختار هیبرید اجایل (چابک)

ساختار هیبرید چابک ترکیبی از دو ساختار خاص‌گرایی و عام‌گرایی است. در ساختار تیم اجایل (چابک) هیبریدی هر متخصص برای ساختن اجزای پیچیده خود در پروژه متمرکز است و اجزا را به یکدیگر پیوند می‌زند و مطمئن می‌شود که تمام پروژه منطقی باقی بماند.

انعطاف‌پذیری ناشی از ساختار هیبرید با ارزش‌های اجایل (چابک) کاملاً سازگار است، به این معنی که تیم‌های چابک می‌توانند آموزه‌های رویکرد‌های عام گرا و خاص گرا را یکجا فرا بگیرند. از جمله مزیت‌های ساختار هیبریدی می‌توان به حس مالکیت بیشتر، کار تیمی بهبود یافته و دستاورد‌های باکیفیت اشاره نمود.

ساختار موازی اجایل (چابک)

در ساختار موازی اجایل (چابک)، اعضای تیم چابک وظایف خود را بعد از هر برهه زمانی توسعه تغییر می‌دهند، به عنوان مثال، اگر همه در یک اسپرینت مشغول کار بر روی توسعه نرم‌افزار هستند، در اسپرینت بعدی به سراغ تست نرم‌افزار ‌می‌روند و به این صورت تیم‌ها می‌توانند کار‌های نرم‌افزار را به صورت موازی پیش ببرند. البته، این رویکرد نیاز به آموزش سازمانی گسترده و وجود افراد باتجربه در تیم دارد که بتوانند خود را با سمت‌های تازه تطبیق دهند.

ساختار خرده تیم اجایل (چابک)

در ساختار خرده تیم اجایل (چابک) شاهد شکل‌گیری تیمی در بطن یک تیم دیگر هستیم. خرده تیم‌ها را می‌توان به واحد‌های مستقل تقسیم‌بندی نمود که داخل تیم‌های اجایل (چابک) بزرگ‌تر شکل می‌گیرند. این تیم‌ها روی حوزه‌ای به خصوص تمرکز دارند که در نهایت با دستاورد‌های دیگر پروژه ادغام می‌شود. ساختار خرده تیم زمانی به کار گرفته می‌شود که شما می‌خواهید پروژه‌های بزرگ را به واحد‌های کوچک‌تر تقسیم کنید.  

نقش‌ها و مسئولیت‌های کلیدی در ساختار تیم چابک/اجایل چیست؟

ساختار تیم اجایل (چابک) به گونه‌ای طراحی شده که برای هر عضو نقش‌ها و مسئولیت‌های مشخصی وجود دارد. اگرچه بیشتر تمرکز چابک بر روی مجموعه مهارت‌های فردی است نه سمت شغلی خاص، اما نقش‌های از پیش تعریف شده، می‌تواند وضوح را به جریان‌های کاری چابک بیاورد.

با توجه به روش‌شناسی مدیریت چابک/اجایل این نقش‌ها متغیر خواهد بود، بنابراین در محیط اسکرام، نقش‌های از پیش تعریف شده داریم، اما تیم‌ها کانبان می‌توانند رویکردی منعطف‌تر در پیش بگیرند و نیازی به مسئولیت‌های شغلی اجباری و ضروری ندارند.

نقش‌های کلیدی در ساختار تیم چابک/اجایل به صورت زیر است:

رهبر تیم یا اسکرام مستر (Scrum Master)

رهبر تیم (Team Lead) مسئولیت هماهنگ‌سازی امور مربوط به تیم را برعهده داشته و باید از پیشروی کار‌ها به صورت روان مطمئن شود. او درخواست‌های دریافتی را سامان می‌بخشد، وظایف و مسئولیت‌ها را مدیریت می‌کند، جریان‌های کاری را ارزیابی و پایش می‌کند و به میزبانی انواع جلسات اسکرام مشغول می‌شود. همچنین رهبر تیم باید مطمئن شود که تیم در حال پیروی از اصولی است که در بیانیه اجایل به آن‌ها پرداخته شده. لازم به ذکر است که در رویکرد اسکرام اجایل، رهبر تیم با عنوان اسکرام مستر شناخته می‌شود.

مالک محصول

مالک محصول (Product Owner) فردی است که به بررسی خواسته‌ها و نیاز‌های مشتری می‌پردازد. او وظیفه دارد پیش نیاز‌های مشتریان را به صورتی واضح ترسیم کند و مطمئن شود که تمامی آن‌ها در چرخه عمر پروژه اجایل (چابک) مورد توجه قرار گرفته‌اند. مالک محصول با تیم اجایل ارتباط مداوم دارد و به اعضا راهنمایی می‌رساند. به عنوان مثال، در مورد اینکه باید به سراغ کدام ویژگی‌ها رفت و چه چیز‌هایی را اولویت‌بندی کرد.

اعضای تیم

اعضای تیم (Team Member) مجموعه‌ای عظیم از نقش‌های مختلف را برعهده دارد، به عنوان مثال، یک تیم توسعه اجایل (چابک) از طراحان تجربه کاربری، برنامه نویسان، توسعه‌دهندگان نرم‌افزار و تستر‌های کنترل کیفیت تشکیل شده است.

ذینفعان

ذی‌نفعان (Stakeholder) افرادی هستند که در فعالیت‌های مربوط به پروژه به صورت مستقیم مشارکت ندارند، اما در تعیین دستاورد‌های نهایی نقش مهمی برعهده دارند. ذی‌نفعان با رهبر تیم، اعضای تیم و مالک محصول ارتباط مداومی را برقرار می‌کنند و درباره فرایند توسعه، بازخورد‌های خود را ارائه می‌دهند. بازخورد ذی‌نفعان می‌تواند بر روی پروژه اثرات فوق‌العاده‌ای داشته باشد و خروجی آن را دگرگون کند. از جمله مثال‌های ذی‌نفعان می‌توان به مدیران رده بالا، کاربران نهایی و سرمایه‌گذاران شرکت اشاره کرد.

چگونه می‌توانیم به ساختار تیم چابک/اجایل شکل بدهیم؟

برای اینکه در مدیریت پروژه چابک خود بتوانید به ساختار تیم اجایل شکل بدهید لازم است مراحل زیر را در نظر بگیرید:

نوع ساختار تیم اجایل (چابک) خود را مشخص کنید

پروژه شما در حالت عام‌گرایی بهتر پیش می‌رود یا در حالت خاص‌گرایی؟ آیا برای ساختار هیبرید منابع کافی در اختیار دارید؟ آیا پروژه شما آن قدر بزرگ است که نیاز به خرده تیم‌ها داشته باشد؟ این موارد را تحلیل کنید تا بتوانید بهترین ساختار ممکن را برای تیم اجایل (چابک) خود انتخاب نمایید.

نقش‌ها را به تیم اجایل (چابک) خود واگذار کنید

بعد از مشخص کردن نوع ساختار اجایل، مهارت‌های اعضای تیم چابک خود را بررسی کنید و سپس سمت‌های شغلی را به آن‌ها واگذار نمایید. مطمئن شوید که هر کدام از اعضای تیم دارای ظرفیت‌های لازم برای رسیدگی به نقش‌ها و مسئولیت‌های خود هستند.

تطبیق‌پذیر باقی بمانید

ساختار تیم اجایل (چابک) شما باید انعطاف‌پذیر باشد و با نیاز‌های شما تطبیق‌پذیر باشد. به حرف‌های اعضای تیم خود در مورد اجرای بهتر پروژه گوش دهید و اگر متوجه شدید کار‌ها به خوبی پیش نمی‌رود، تغییرات لازم را اجرا و پیاده‌سازی کنید.

مدیر پروژه چابک چه وظیفه‌ای برعهده دارد؟

بهبود و رشد مستمر شعار اصلی مدیریت بر اساس چابک یا اجایل است. فلسفه اصلی مدیر پروژه چابک همواره تغییر بوده و او باید یک فرد اعمال‌کننده تغییر، گسترش‌دهنده و آموزش‌دهنده این ایده باشد که تغییر مهم‌ترین اصل طبیعت است، بنابراین سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف باید به اصل تغییر توجه داشته باشند و آن را با آغوش باز بپذیرند. اجرای یک روش منظم و برنامه‌ریزی شده نیاز به شجاعت و جسارت مدیران پروژه دارد.

گسترش و بهره‌مندی از مدیریت چابک پروژه نیاز به تغییرات سازمانی در مقیاس‌های بزرگ دارد تا مطمئن شوید که روش‌های چابک به نتیجه مطلوب منتهی می‌شوند. این تغییرات ساختاری اساسی در کسب و کار‌ها و شرکت‌های مختلف به یک قهرمان جسور نیاز دارد و اینجاست که مدیر پروژه چابک وارد عمل می‌شود.

یک مدیر پروژه چابک/اجایل به حمایت، رهبری و مدیریت تغییراتی که سازمان به آن‌ها نیاز دارد، پرداخته و راهکار‌های مؤثری را برای افزایش بازدهی تغییرات ارائه می‌دهد. یک مدیر پروژه اجایل (چابک) خوب لازم است در ابتدا نیاز به تغییر در سازمان را مشخص کند، سپس در هنگام شروع به تغییرات، خود را با شرایط موجود سازگار سازد و نقشی که به عنوان عامل تغییر برعهده دارد، با آغوش باز بپذیرد. یک مدیر موفق پروژه چابک با یک چشم به شرایط کنونی و با چشم دیگر به آینده و شرایطی که ممکن است برای سازمان اتفاق بیفتد، نگاه می‌کند.

یک سازمان یا شرکت چگونه می‌تواند به یک مجموعه چابک تبدیل شود؟

ممکن است وعده‌هایی نظیر ارائه محصولات باکیفیت و مرغوب، رضایت بیشتر مشتریان و روحیه بهتر کارکنان سازمان، وعده‌هایی دست نیافتنی به نظر برسند، اما آنچه این وعده‌ها را به واقعیت نزدیک‌تر می‌کند، این نکته است که مدیریت چابک پروژه قرار نیست با معجزه تمام مشکلات مدیریت پروژه سازمان یا شرکت شما را یک شبه برطرف کند.

بلکه روش‌های مدیریت چابک/اجایل تحت تأثیر عوامل خارجی قرار داشته و برای اینکه بتوانند اثرات خود را داشته باشند، نیاز به حمایت مدیران، وجود افراد با استعداد و توافق همه ذی‌نفعان در سازمان و تیم دارند؛ بنابراین در صورتی که می‌خواهید بدانید چگونه می‌توانید به یک مجموعه چابک تبدیل شوید، بهتر است به موارد زیر توجه کنید:

افرادی را که مناسب هستند، به تیم پروژه خود دعوت کنید

روش‌های مدیریت چابک پروژه بر مبنای استخدام افراد با استعداد و توانمند‌سازی آن‌ها برای ارائه بهترین عملکرد در پروژه استوار است. این موضوع، حتی در ارزش‌های اصلی مدیریت چابک/اجایل بیان شده، برتری داشتن افراد بر فرایند‌ها! بنابراین شما لازم است قبل از هر کاری روی جذب و استخدام افراد شایسته تمرکز داشته باشید.

در صورتی که این افراد را پیدا کردید، به جای اینکه آن‌ها را مجبور به اطلاعات کورکورانه از دستورات نمایید، بهتر است برای حل مشکلات از استعداد‌های آن‌ها استفاده کنید. از این طریق شما می‌توانید نصف راه موفقیت در پروژه را به راحتی طی کنید.

اصلاح فرهنگ سازمانی مجموعه خود را به عنوان یک هدف مهم در نظر بگیرید

برای پیاده‌سازی یا افزایش استفاده از روش‌های مدیریت چابک پروژه در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف همواره سه مانع اصلی وجود داشته که همه آن‌ها ریشه در فرهنگ سازمانی مجموعه مورد نظر داشته و شامل موارد زیر می‌شود:

• مقاومت در برابر تغییرات لازم و ضروری در برخی از سازمان‌ها.
• وجود یک فرهنگ سازمانی که با ارزش‌های مدیریت چابک/اجایل در تضاد است.
• از سوی مدیران سازمان حمایت مالی و معنوی کافی وجود ندارد.

برای اینکه در سازمان مدیریت چابک با موفقیت اجرا و پیاده‌سازی شود، شما نیاز به رضایت و حمایت تمامی اعضای سازمان دارید. نظرسنجی‌ها از کارکنان مختلف نشان می‌دهد 5 شیوه برتر برای پیاده‌سازی موفق روش‌های مدیریت پروژه چابک در تمام سازمان وجود دارد که شامل حمایت مالی مدیران سازمان، مربیان داخلی برای آموزش مدیریت چابک/اجایل، برنامه‌های آموزشی ارائه شده به وسیله سازمان، استفاده از یک ابزار مشترک در میان واحد‌های مختلف سازمان و فرایند‌های مشترک بین تیم‌های مختلف سازمان است.

بر اساس رویکرد چابک از ابزار‌ها و تجهیزات مناسب برای مدیریت پروژه‌ها استفاده کنید

برای اجرای مدیریت چابک پروژه استفاده از یک ابزار مشترک در بین تیم‌ها نه تنها یکی از روش‌های برتر برای افزایش چابک بودن سازمان است، بلکه از ابتدا برای کمک به تیم پروژه شما برای چابک شدن امری مهم و ضروری محسوب می‌شود، بنابراین برای مدیریت چابک/ اجایل در سازمان خود از ابزار‌ها و تجهیزات منعطف و سازگار با این رویکرد استفاده کنید.

چرا دوره آموزشی مدیریت پروژه چابک از اهمیت زیادی برخوردار است؟

مدیریت چابک/اجایل باعث شده تا بتوان به این سؤال به خوبی پاسخ داد که چگونه می‌خواهید در دنیایی پر از تغییر و غیر قابل پیش‌بینی موفق باقی بمانید؟ این سؤال دغدغه و نگرانی بسیاری از افراد فعال در سازمان‌ها و کسب و کار‌های مختلف به خصوص در حوزه فناوری اطلاعات است. تفکر و رویکرد چابک/اجایل باعث تغییر در نحوه ساخت و ارائه محصولات و خدمات به وسیله شرکت‌ها و سازمان‌های پیشرو در این حوزه می‌شود.

دوره آموزشی مدیریت پروژه چابک به تمامی افراد تأثیرگذار در سازمان‌ها و همه حوزه‌ها نظیر مدیران و بازاریابان اجرایی، مربیان چابک، مدیران فنی و مالکان محصول کمک می‌کند تا بتوانند از روش اجایل برای رسیدن به موفقیت در سازمان خود استفاده کنند. در این دوره آموزشی اصول و راهکار‌های پیاده‌سازی مدیریت پروژه بر اساس اجایل با بیانی ساده و به صورت عملی برای مخاطبان شرح داده می‌شود و گام‌های کاربردی در اختیار آن‌ها قرار داده می‌شود تا بتوانند ارزش‌های خود را به درستی به مشتریانشان ارائه کنند.

دوره آموزشی مدیریت پروژه چابک دارای چه سرفصل‌هایی است؟

سرفصل‌های دوره آموزشی مدیریت پروژه چابک شامل موارد زیر است؟

• بررسی اهمیت رویکرد چابک/اجایل
• بیانیه چابک/اجایل
• تفکر چابک/اجایل، اصول و ارزش‌های آن
• بررسی تفاوت مدیریت پروژه چابک با مدیریت پروژه آبشاری
• ویژگی‌های افراد چابک
• چابک و مشتری مداری
• آشنایی با روش‌های مختلف مدیریت چابک پروژه
• و … 

اهداف دوره آموزشی مدیریت پروژه چابک چیست؟

هدف اصلی دوره آموزشی مدیریت پروژه چابک آموزش کاربردی صفر تا صد مدیریت پروژه بر اساس رویکرد اجایل (چابک) است، بنابراین خروجی‌های کلیدی که شرکت‌کنندگان در انتهای این دوره می‌توانند انتظار داشته باشند، شامل درک کامل مهارت‌ها، تکنیک‌ها، ابزار‌ها و فرایند‌های مدیریت چابک پروژه است.

در خصوص اهداف اصلی دوره آموزشی مدیریت پروژه چابک می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

• شناخت ارکان کلیدی مدیریت چابک/اجایل
• شناخت مفاهیم و فرایند‌های مدیریت چابک/اجایل
• شناخت ابزار‌ها و تکنیک‌های مدیریت چابک/اجایل
• شناخت زیرساخت‌های لازم جهت پیاده‌سازی چارچوب چابک/اجایل در مدیریت پروژه
• اجرا و پیاده‌سازی مدیریت چابک/اجایل در سازمان و شرکت‌های مختلف

برای شرکت در دوره آموزشی مدیریت پروژه چابک به کدام مرکز معتبر مراجعه کنیم؟

رویکرد آبشاری یا روش سنتی مدیریت پروژه همواره به دلیل تعداد زیاد پروژه‌هایی که با شکست مواجه شده‌اند، زیر سؤال بوده و فاکتور‌هایی مانند جهانی شدن بازار و پیچیدگی‌های رو به رشد سازمان‌های پروژه محور نیاز به تغییرات مستمر و توانمندسازی تیم مدیریت پروژه با رویکرد‌های جدید مدیریت پروژه این رویکرد را الزامی کرده است.

در حال حاضر استفاده از روش مدیریت پروژه چابک برای مدیریت کردن انواع پروژه‌های نرم‌افزار و غیر نرم‌افزاری سرعت بیشتری گرفته و به دلیل مزایای بی‌شمار این رویکرد برای سازمان‌ها، روز به روز به روشی محبوب تبدیل می‌شود. بر این اساس اگر به دنبال یک مؤسسه معتبر برای شرکت در دوره آموزشی مدیریت پروژه چابک می‌گردید، ما به شما آکادمی مدیریت پروژه فرتیک را پیشنهاد می‌کنیم که یکی از مراکز حرفه‌ای و تخصصی در این حوزه است.

دوره‌ها و کارگاه‌های آموزشی مدیریت پروژه چابک در این مؤسسه مطابق با آخرین تغییرات دنیای اجایل انجام می‌شود که شما می‌توانید در صورت تمایل، به صورت حضوری یا غیرحضوری در آن شرکت کنید و از مطالب جامع و کامل آن بهره‌مند شوید. در صورت کسب اطلاعات بیشتر درباره دوره آموزشی مدیریت پروژه چابک آکادمی فرتیک می‌توانید با کارشناسان این مجموعه در ارتباط باشید.

منابع:

www.apm.org. uk
www.teamwork.com
www.teamwork.com
www.altexsoft.com
group.mercedes-benz.com
www.betterworks.com