مشاوره و آماده‌سازی سازمان جهت شرکت در جایزه ملی و بین‌المللی مدیریت پروژه (PEB)

Consulting & Preparing the Organization to Participate in the National and International Project Management Award (PEB)

در زمانه تغییرات پرشتاب، اساسی­ترین کار مدیر در هر سازمان ایفای نقش تحول در راستای بالندگی و بهبود فرایندها و نتایج کسب و کار است. در جهان امروز که سازمان‌های بسیاری تحقق استراتژی‌های خود را از طریق اجرای پروژه‌ها جستجو می­كنند و اجرای پروژه‌ها به‌عنوان موتور رشد و توسعه سازمان‌ها مهمترین ابزار تحقق اهداف سازمان محسوب می‌گردند، میزان موفقیت این پروژه‌ها در واقع منعكس‌كننده میزان موفقیت سازمان در دستیابی به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود می‌باشد و به همین دلیل سازمان‌های پیشرو با علاقه‌ای وصف‌ناپذیر در جستجوی روش‌های بهبود عملكرد و موفقیت پروژه‌های خود هستند.

دقیقاً به همین دلیل، در فضای رقابتی موجود در اجرای بهینه پروژه­ها، روش‌ها و مدل‌های  مختلفی به منظور ارزیابی، عارضه‌یابی و تعالی سازمانها و پروژه­ها پدید آمده­اند و فعالان شرکت‌های پروژه محور می­کوشند با بررسی و مطالعه متدولوژی‌های سیستماتیک مرتبط با بهبود و تعالی پروژه­ها و نهایتاً انتخاب مدل مناسب تعالی به اندازه­گیری میزان تحقق اهداف مورد نظر خود در پروژه­ها از یکسو و برطرف نمودن نقاط ضعف خود در پروژه‌های آتی سازمان از دیگر سو دست یابند.

پس از ارائه اولین مدل­های بلوغ در اوایل دهه 1990 (در حوزه نرم‌افزاری) صاحب نظران مدیریت پروژه به این فکر افتادند که می­توان از این مدل­ها به عنوان روشهایی گام به گام برای بهبود عملکرد پروژه­ها استفاده کرد. به این معنا که استانداردهای مدیریت پروژه را می­توان به عنوان پایگاه دانش و مدل­های بلوغ را بعنوان ابزار ارزیابی و بهبود در نظر گرفت. اما باید دقت نمود که بکارگیری یک مدل بلوغ مناسب به عنوان یک متدولوژی که مناسب فرهنگ سازمانی و راه ورسم کاری یک سازمان خاص باشد بسیار با اهمیت است و در صورت عدم وجود آن، پروژه ها و به دنبال آن سازمان با چالشهای فراوان روبه رو خواهد شد.

ضمن اینکه مدل­های بلوغ، علاوه بر تعیین نقاط قوت و ضعف سازمان، زمینه را برای الگوبرداری سازمان فراهم می‌کند و آنها را به سوی فرایند محوری سوق می‌دهند. همچنین این مدل­ها می­توانند برای شرکتها در افق کوتاه مدت مزیت رقابتی در فضای کسب و کار ایجاد کنند. بنابراین طی سالهای اخیر تلاش گسترده­ای جهت ارائه روشهای سیستماتیک جهت ارزیابی میزان بلوغ مدیریت پروژه در سازمانها صورت گرفته است.

در حال حاضر مدل‌های تعالی و بلوغ موجود در سه دامنه ارزیابی سازمان، پروژه و افراد تیم پروژه، چارچوبی مدون جهت ارزیابی میزان تعالی سازمان، پروژه یا فرد در به‌كارگیری بهترین شیوه‌ها فراهم می‌آورند و در این میان رهبران پروژه­ها موفقیت پروژه خود را در دو عرصه دنبال می­کنند، عرصه فرایندهای مدیریت پروژه به عنوان توانمندساز و عرصه نتایج پروژه به عنوان برونداد تحقق اهداف پروژه. از این روست که مدل PEB  به عنوان مشهورترین مدل تعالی موجود در دنیا، در هر دو عرصه دستیابی به نتایج پروژه و نیز فرایندهای مدیریت پروژه، بسط و توسعه یافته است.

یک تیم پروژه می تواند با ارائه تقاضانامه و اظهارنامه کتبی و تشریح نحوه تحقق معیارهای مبنای تعالی پروژه PEB  در پروژه خود، جهت کسب جایزه ملی مدیریت پروژه ایران اقدام نماید. سند اظهارنامه به تیم پروژه کمک می‌کند از میزان موفقیت و نقاط قوت خود آگاه شده و توان بالقوه خود را جهت بهبود و پیشرفت در حوزه‌های قابل بهبود بکار گیرد. اظهار نامه باید به صورت کامل و منطبق بر مدل تعالی پروژه نوشته شود. تمامی اظهارنامه های پذیرفته شده توسط تیمهای ارزیابی که متشکل از یک سرارزیاب و ۴ نفر ارزیاب می باشد مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. پس از مطالعه اظهارنامه و امتیازدهی انفرادی جهت رفع ابهامات و همچنین پاسخگویی به سوالات داوران، بازدید از پروژه (Site Visit) صورت می‌پذیرد. هدف از این مرحله در واقع مشاهده عملکرد پروژه از نزدیک می‌باشد زیرا تمامی فعالیتهای انجام شده در قالب اظهارنامه نمی گنجد.

از آنجا که متقاضیان خواستار یک گزارش بازخورد عینی و منصفانه در مورد کیفیت مدیریت پروژه خود هستند، یک گزارش بازخورد برای کلیه متقاضیان تهیه خواهد شد. این گزارش حاوی توضیحات جامع در مورد فرآیند ارزیابی، خلاصه محتوا ارزیابی، نقاط قوت و حوزه‌های بهبود در هر یک از معیارهای مدل و همچنین درصد امتیاز کسب شده برای هر معیار می باشد. در نهایت هیأت داوران نتایج ارزیابی پروژه‌ها را مورد بررسی قرار داده و بر اساس ارزیابی‌های پایانی برندگان سطوح مختلف جایزه و برنده نهایی جایزه ملی مدیریت پروژه ایران را مشخص می‌کند. نحوه ارزیابی پروژه‌هایی که در جایزه بین‌المللی مدیریت پروژه نیز شرکت می‌کنند به همین صورت است.

ساختار پایه مدل بسیار ساده است. این مدل بعنوان یک استاندارد به کار برده می‌شود و دستورالعمل‌هایی برای مدیریت پروژه متعالی بدون در نظر گرفتن اندازه پروژه، میزان پیشرفت و زمینه آن، ارائه می‌دهد. ساختار PEB امکان گزارش‌دهی ساده در مورد نتایج تمامی سطح مدیریت را با معرفی سه سطح از مدل را فراهم می کند:

بخش‌های مدل و تفسیر نتایج کلی

این سطح اجزای اصلی تعالی پروژه را نشان می دهد (کارکنان و اهداف، فرآیندها و منابع، و نتایج بروژه دو بخش اول به عنوان عوامل توانمندساز برای مدیریت پروژه متعالی در نظر گرفته می شوند و بخش سوم نتیجه رهبری موفقیت و مدیریت است. این زمینه‌ها امکان دریافت بازخورد بر اساس یک سطح مشخص اجرایی را فراهم می‌کنند، وضعیت کلی عوامل توانمندسازی کلیدی را نشان می‌دهند، و نتایج عملی را مشخص می کنند.

مدل پیشنهادی به سه بخش زیر تقسیم‌بندی می شود:

۱- کارکنان و اهداف: این زمینه پایه اصلی تعالی پروژه را تشکیل می‌دهد. وجود نیروی کار مناسب تحت مدیریت رهبران متعالی که همگی دیدگاه مشابهی در مورد موفقیت دارند از جمله عوامل کلیدی برای ارتقاء پروژه هستند و می توانند به پروژه کمک کنند که از حدود استانداردهای تعیین شده پیشی بگیرند.

۲- فرایندها و منابع: این زمینه شامل روش‌های لازم برای تقویت تعالی از طریق اجرای فرایندهای منطقی و اختصاص منابع کافی است که به شکلی پایدار و اثربخش به کار گرفته می‌شوند. این زمینه در عین حال مبنایی است برای رسیدن به نتایج ملموس از نوآوری ها و تبدیل آنها به نقطه شروع برای سایر پیشرفتها.

۳- نتایج پروژه: راهبرد مدیریت پروژه تنها در صورتی متعالی است که منجر به نتایج پایدار و فراتر از انتظار برای تمامی ذینفعان شود. این زمینه مکمل دو زمینه قبلی است بطوری که امکان اثبات نتایج متعالی را طبق تعریف ذینفعان پروژه را فراهم می کند.

مراجع:

 ipma.ir

  wikipm.ir

جهت استفاده از خدمات مشاوره و آماده‌سازی سازمان جهت شرکت در جایزه ملی و بین‌المللی مدیریت پروژه (PEB)، این فرم را تکمیل نمایید.