طراحی و پیاده‌سازی سیستم مدیریت پروژه بر اساس استاندارهای مدیریت پروژه در سازمان

بررسی دستاوردهای كشورهای توسعه یافته نشان می‌دهد كه رشد و توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی، با فراهم آمدن شرایط لازم در استفاده بهینه از تمام منابع تحقق می‌یابد. برای استفاده بهینه از منابع یك سازمان و به‌عبارتی، افزایش كمی و كیفی كنترل منابع، لازم است تا ماهیت كارهای سازمان در امور مربوط به پروژه‌ها، از شیوه رایج كنونی كه اصطلاحاً كارهای وظیفه‌ای نامیده می‌شود، به كارهای پروژه‌ای تغییر یابد. در این حالت، روشها، رویه‌ها و سیستمهای مدیریت كارهای وظیفه‌ای نیز بایستی با روشها، رویه‌ها و سیستمهای مربوط به كارهای پروژه‌ای تلفیق شده و نظام جامع مدیریت پروژه را شكل دهند.

به جرات می توان ادعا نمود، از مهمترین مشكلات و ضعفهای اجرای پروژه‌های كلان، فقدان نظام جامع مدیریت پروژه‌ درآنهاست.

• در دسترس قرار دادن راهنمایی‌هایی برای انجام فعالیت‌ها و حفظ یكنواختی و یك شكلی آنها
• صرفه‌جویی در زمان ایجاد مستندات هر پروژه
• امكان استفاده مجدد برای هر پروژه
• استانداردسازی فرمت داده‌ها
• تسهیل ورود افراد جدید به تیم
• تأمین مستندات مختصر و مفید برای پروژه
• برقراری ارتباطات به صورت شفاف و كار‌آمد
• همنوایی و حفظ یكنواختی
• ایجاد مبنایی برای تجزیه و تحلیل پروژه
• ایجاد اطمینان از مستند شدن توافقات و تصمیمات جهت ارجاعات آتی
• كاهش كاغذبازی
• كاهش تداخل امور و سردرگمی
• ایجاد روشی جهت استفاده از تجربیات به دست آمده، در پروژه‌های آتی
• تسهیل استفاده و تولید مستندات

• ابعاد، بزرگی و زمان ( طول مدت) انجام پروژه
• مخاطبان هر سند
• سطح بلوغ مدیریت پروژه سازمان
• میزان حمایت مدیران ارشد از سیستم مدیریت پروژه
• زبان اسناد ( از نظر سادگی و روانی)

سیستم مدیریت پروژه جهت هر پروژه باید به گونه‌ای باشند كه علاوه بر تأمین مزایای گفته شده در بخش قبل و كاهش معایب، در صورت ترك هریك از اعضای تیم پروژه، جابه‌جایی را صرفاً با مطالعه اسناد پروژه مقدور سازند.

هدف اصلی نظام جامع مدیریت پروژه، كمك به ایجاد شرایط لازم برای تحقق اهداف پروژه‌ها و دستیابی به انتظارات و نتایج تعیین شده آنها در چارچوب برنامه زمانی معین و با صرف كمترین هزینه است كه استفاده بهینه از منابع را امكان‌پذیر می‌سازد. با اجرای این نظام، اطلاعات و گزارشهای لازم، كافی، دقیق، معتبر و بهنگام از چگونگی پیشرفت پروژه در مراحل مختلف دوره زندگی آن و نیز اقتصادی بودن آن، جهت حصول اطمینان از دستیابی به اهداف، تهیه و فراهم می‌شود. بدین ترتیب مدیریت زمان، پیشرفت و بودجه پروژه محقق می‌گردد.

برخی اهداف اختصاصی پیاده‌سازی نظام مذكور در سازمان‌ها عبارتند از:

• برنامه‌ریزی دقیق و كنترل مؤثر پروژه‌ها در شركت
• افزایش بهره‌وری پروژه‌ها از طریق كاهش هزینه‌ها و اجرای مطابق برنامه زمان‌بندی و افزایش كیفیت پروژه‌ها
• ایجاد هماهنگی،كارائی و اثربخشی لازم در واحدهای سازمان
• امكان طبقه‌بندی و اولویت‌بندی پروژه‌ها
• تدوین نظام گزارش‌دهی كلان پروژه‌ها