خرداد
مدیریت پروژه، مدیریت پروژه عمومی
مراحل اصلی فرآیند مدیریت پروژه چیست؟
در این مقاله قصد داریم درباره مراحل فرآیندهای پروژه و مسائل پیرامون آن توضیحاتی ارائه کنیم. البته پیش از آن که به اصل موضوع بپردازیم باید به تعریف مدیریت پروژه بپردازیم و به شما بگوییم که کنترل پروژه چگونه شکل می‌گیرد؛ بنابراین اگر می‌خواهید با مراحل اصلی فرآیند یک پروژه به طور کامل آشنا شوید، پیشنهاد می‌کنیم این مقاله با دقت تا انتها مطالعه کنید.
منظور از مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه (Project Management) یک تخصص می‌باشد که مجموعه‌ای از راه‌حل‌های متناسب را برای تشخیص منابع و انجام کارها برای به پایان رساندن یک پروژه در طول مدت زمان تعیین شده، ارائه می‌کند. برای این نوع مدیریت به دانش، تکنیک‌ها و انواع روش‌های مدیریتی نیاز است که در چند مرحله انجام شود.
شخصی که مدیریت یک پروژه را دست می‌گیرد باید توانایی انجام و نظارت بر چگونگی انجام مراحل فرآیند پروژه را داشته باشد، علاوه بر این باید بتواند برای رساندن پروژه به تعادل اقتصادی از بهترین و اقتصادی‌ترین روش‌های استفاده کند. مدیر پروژه می‌تواند در موقعیت‌ها و شرایط مختلف، وضعیت پروژه را بررسی و با توجه به شرایط پروژه آن را به برنامه مشخص شده تطبیق دهد، که اگر به تغییرات نیاز دارد، اصلاحات لازم را انجام دهد.
مدیر پروژه کیست؟ و چه وظایفی دارد؟
مراحل فرآیند پروژه
به طور کلی منظور از پروژه یعنی ریسک و مسئولیت، در نتیجه شخصی که عهده‌دار مدیریت یک پروژه است باید بتواند ریسک‌های موجود در یک پروژه خاص را در صورت نیاز بپذیرد و مسئولیت‌های آن را به عهده بگیرد.
فرآیند انجام یک پروژه از نظر مدیر پروژه می‌تواند به چهار مورد تقسیم می‌شود. شناسایی ماهیت پروژه، تعیین محدوده پروژه به صورت کامل و روشن، اجرای پروژه طبق قوانین مطرح شده، کنترل پروژه و نظارت دقیق و مراحل پایانی پروژه از مراحلی است مسئولیت‌های انجام آن‌ها به عهده مدیر پروژه می‌باشد.
شناسایی ماهیت پروژه
کسانی مدیریت پروژه را بر عهده دارند، نخستین کاری را که برای پیش‌برد پروژه انجام می‌دهند، شناخت ماهیت و چگونگی سودآوری آن پروژه است. مدیر پروژه بعد از بررسی این دو مورد اقدام به شروع کار می‌کند.
تعریف پروژه به صورت کامل و روشن
دومین مرحله از فرآیند یک پروژه بررسی اولویت‌ها و هزینه‌های پیرامون آن است که مدیران باید به بتوانند در این زمینه با قطعیت تصمیم بگیرند و منابع مورد نیاز پروژه را تأمین کنند.
اجرای پروژه طبق قوانین مطرح شده
در این مرحله، مدیران پروژه اقدام به تقسیم‌بندی وظایف و مسئولیت‌ها می‌کنند تا با ارائه اطلاعات پروژه را برای اجرا آماده کنند.
کنترل پروژه و نظارت دقیق
چهارمین مرحله از فرآیند پروژه، جمع‌آوری برنامه‌هایی است که مدیر توسط آن‌ها به شناسایی نیازها و کم و کاستی‌ها پروژه می‌پردازد تا بتواند شرایط پیشرفت پروژه را مورد بررسی قرار دهد.
مراحل پایانی پروژه
به پایان رساندن پروژه، آخرین مرحله در این فرآیند است، که مدیران و صاحبان کار آن را از جنبه‌های مختلف بررسی و تأیید می‌کنند و اگر پروژه موفقیت‌آمیز باشد، ثبت آن به عنوان یک پروژه موفق انجام می‌گیرد.
برای مدیریت پروژه چه نرم افزارهایی وجود دارد؟
در حال حاضر بخشی از مدیریت پروژه به واسطه نرم افزارهای تخصصی صورت می‌گیرد. این دسته از نرم‌افزارها می‌توانند مراحل پروژه را زمان‌بندی کنند و درصد پیشرفت آن را تخمین بزنند و بودجه مرتبط با آن را تعیین کنند. به طور کلی هر چیزی که لازمه انجام یک پروژه است توسط این نرم‌افزارها تعیین می‌شود. برای استفاده از این نرم‌افزارها باید بتوان آن‌ها با سیستم پروژه تطبیق داد تا امکان استفاده از آن برای انواع پروژه‌ها فراهم شود.
شما به عنوان مدیر پروژه می‌توانید با استفاده از این نرم‌افزارها، عملکرد و اقدامات مدیران پروژه‌های گذشته را بررسی کنید. علاوه بر این می‌توانید به مشاهده اطلاعات و میزان اجرایی بودن سایر پروژه‌های گذشته بپردازید. در هر صورت برای مدیریت و انجام پروژه، نرم‌افزارهای مختلفی ارائه شدند و هر یک از آن‌ها می‌توانند به ارزیابی تعدادی از متغیرها بپردازند.
مدیریت فرآیند پروژه چه فرآیندهایی را شامل می‌شود؟
در حقیقت، نتیجه نهایی پروژه از فرآیندهایی که در مراحل مدیریت یک پروژه رخ می‌دهد، تأثیر می‌گیرد. مدیران برای این فرآیندها اهمیت بسیاری قائل هستند و آن‌ها را به دو گروه تقسیم‌بندی می‌کنند. فرآیندهای مدیریتی برای ارائه محصول نهایی و فرآیندهای مدیریتی برای انجام پروژه.
در فرآیندهای مدیریتی برای ارائه محصول نهایی، به انجام فرآیندهایی مانند نحوه تولید و ارائه محصول که بسیار حیاتی و ضروری هستند توجه می‌شود، اما در فرآیندهای مدیریتی برای انجام پروژه، سازماندهی و ترتیب‌بندی انجام مراحل آن به صورت دقیق و درست پشتیبانی می‌شود تا بتوان فرآیندهای مرتبط با آن را در شرایط متفاوت انجام داد.
یکی از نکات مهمی که باید در انجام این دو فرآیند به آن توجه کرد، ارتباط پیوسته آن‌ها با هم و بررسی کم و کاستی‌های پروژه برای به پایان رساندن آن و ارائه محصول نهایی با بهترین کیفیت است.
برنامه‌ریزی و تعیین استراتژی به صورت سازمانی برای کنترل پروژه
برنامه‌ریزی و ارائه استراتژی سازمانی برای فرآیند پروژه یعنی ارائه راهکارهای مناسب و راه‌حل‌هایی که برای سازمان مشخص شده تا با استفاده از آن‌ها بتوان در موقعیت‌ها و شرایط مختلف برای رسیدن به اهداف مورد نظر تصمیم‌گیری کرد. یک مدیر پروژه به واسطه این برنامه‌ریزی‌ها می‌تواند به تحلیل و بررسی منظم طرح‌ها و برنامه‌های سازمان بپردازد، رشد وضعیت و شرایط فعلی را بررسی کند و به میزان پایداری سازمان کمک کند.
فرآیند پروژه و سازماندهی آن
برنامه‌ریزی فرآیندها و دیگر موارد باید به گونه ارائه شوند که مدیر برای راهبرد پروژه با مشکلی مواجه نشود و بتواند تمامی مراحل را یکی پس از دیگر به انجام برساند. البته برای آسان‌تر شدن کارها و به پایان رساندن هر چه سریع‌تر فرآیندهای مرتبط با پروژه از گروه‌های تحقیقاتی و فنی کمک گرفت.
با توجه به نوع پروژه، اختیاراتی به این دسته از گروه‌ها داده می‌شود تا آن‌ها بتوانند با حساسیت‌ها و ملاحظات پروژه برای آن برنامه‌ریزی کنند و آن را به انجام برسانند. یکی از مواردی که برای این گروه‌های تحقیقاتی اهمیت دارد، بازه زمانی و تحویل به موقع پروژه است.
اکنون که با مطالعه این مقاله به طور کامل در جریان مراحل فرآیند پروژه قرار گرفتید، می‌توانید نظرات و پیشنهادات خود را با ما و سایر کاربران به اشتراک بگذارید. به نظر شما چه فرآیندهای یک پروژه موفق شامل چه مراحلی دیگری می‌شود؟ آیا هر مدیری می‌تواند به خوبی کنترل پروژه را دست بگیرد؟ برای یادگیری و اموزش مدیریت پروژه بصورت حرفه ای و کاربردی با ما در تماس باشید.
