طراحی و پیادهسازی دفتر مدیریت پروژه (PMO)
Design and Implementation of Project Management Office
- آیا سازمان و پروژههای شما با چالشهای مختلف روبرو هستند؟
- آیا پروژههای سازمان شما با تأخیرات زمانی و چالشهای هزینهای روبرو هستند؟
- آیا در سازمان شما بین پروژهها بر سر منابع مشترک تعارض وجود دارد؟
- آیا در سازمان شما هزینههای بالاسری بسیار بالا هستند؟
- آیا میدانید یک تیم حرفهای مشاور، چگونه دفتر مدیریت پروژه (PMO) را طراحی و پیادهسازی میکند؟
- آیا میدانید پیادهسازی با کیفیت دفتر مدیریت پروژه (PMO)، میلیونتومان ارزش برای سازمان ایجاد میکند؟
در دهه اخیر رشد چشمگیری در تعداد سازمانهایی که از رویکرد پروژهمحوری برای پیشبرد اهداف کسب و کار خود استفاده میکنند، دیده میشود. اما این رشد که موجب افزایش اثربخشی و قابلیت انعطاف کارهای پروژه میشود، مشکلات خاص خود را به وجود آورده است، زیرا سازمانها در محیطی قرار گرفتهاند که افزایش پیچیدگی و افزایش تقاضا برای انجام سریعتر، ارزانتر و بهتر پروژهها، از ویژگیهای برجسته آن است. برخی از این مشکلات عبارتند از:
- تعارض میان پروژهها یا زیرپروژههایی که بر استفاده از منابع مشترک رقابت میکنند
- افزایش هزینهها و تأخیر در تحویل دستاوردهای پروژهها
- کمبود هماهنگی و ضعف یكپارچگی میان پروژهها و زیر پروژههای شركت
- عدم توجه جامع به مخاطرات و مشكلات پروژهها و طرحها
- از دست رفتن دانش پروژهها به سبب ماهیت موقتی كار و مشكلاتی از این قبیل
- دشواری مدیریت یکپارچه پروژهها
- دشواری زیاد در ایجاد توازن و تعادل بین پروژه های قدیم و جدید سازمان
- عدم همراستایی پروژهها با سیاستها و اهداف استراتژیک سازمان
- انجام کارهای موازی و افزایش دوباره کاریها در پروژهها
با توجه به گستردگی مشكلات اشاره شده و ضرورت رفع آنها، امروزه پیادهسازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) موضوعی اجتنابناپذیر است.از سوی دیگر یكی از ویژگیهای اصلی دفتر مدیریت پروژه (PMO) آن است كه میتواند هم از نظر عمودی به تمام لایههای سازمان نفوذ پیدا كند و هم ازنظر افقی كلیه كاركردها و فعالیتهای سازمان را تحت پوشش خود قرار دهد. لذا به عنوان یكی از راههای دستیابی به اهداف میتواند نقش مهمی در رسیدن سازمان به اهداف استراتژیك ایفا كند كه البته اندازه و اختیارات دفتر مدیریت پروژه به مدیریت ارشد سازمان بستگی دارد. بنابراین، كاربرد دفتر مدیریت پروژه در یك سازمان با توجه به انتظارات مدیریت میتواند بسیار گسترده باشد.

امروزه در دنیا اجرای این امور در قالب سازمانها و پروژهها، بر عهده دفتر مدیریت پروژه (PMO) در سازمان است كه این خدمات را مستقیماً در اختیار واحدهای اجرایی قرار میدهد. این واحد اطلاعات لازم را جهت تصمیمگیری در اختیار تیم پروژه قرار داده و كنترل بخش های مهندسی، ساخت و نصب، تداركات و راهاندازی پروژه را انجام میدهد.
در مقام تعریف «دفتر مدیریت پروژه (PMO)» یک واحد سازمانی است که میتواند مسئولیتهای متنوعی را جهت مدیریت متمرکز و هماهنگ پروژههای سازمان بر عهده گیرد. لذا مسئولیت یکPMO میتواند از فراهم آوردن کارکردهای حمایتی در مدیریت پروژه تا داشتن مسئولیت مستقیم در هدایت پروژهها تغییر کند. حدود این مسئولیت و کارکردها و ساختار مورد نیاز آن بسته به نیازهای سازمان اصلی تعریف و تبیین میشود. این دفتر نقطهای کانونی برای جاریسازی مدیریت پروژه حرفهای در سازمان محسوب میشود.
ایجاد دفتر مدیریت پروژه از مهمترین اقداماتی است که میتواند به منظور متمرکزسازی و ایجاد نظامی یکپارچه در فرایندهای مدیریت پروژه سازمان به کار گرفته شود. دفتر مدیریت پروژه به دنبال آن است که تنوع سیاستها و رویههای کاری در پروژهها را به حداقل رسانده و استانداردها و روالهایی را به صورت یکپارچه و منسجم در تمامی پروژههای سازمان ایجاد نموده و توسعه دهد. با استقرار دفتر مدیریت پروژه در کنار سایر بخشهای سازمان تلاش میشود تا از بهبود عملکرد پروژهها در زمینههای مختلفی چون محدوده، کیفیت، هزینه، زمان و رضایت مشتریان اطمینان حاصل شود و پروژهها به استفاده از فرایندها، رویهها و ابزارهای سازگار و کارامد در مدیریت پروژه ترغیب شوند تا منافع سازمان در مدیریت مؤثرتر پروژهها تضمین گردد.
یكی از مهمترین چالشهای سازمانهای پروژهمحور، راهاندازی مناسب این دفاتر است كه بسته به نوع و فعالیت سازمان بسیار میتواند متفاوت باشد. در عمل كاركرد این دفاتر مانند كاركرد برج مراقبت فرودگاههاست، در برج مراقبت كسی خلبانی نمیكند ولی بدون آنها عواقب خطرناكی در انتظار هواپیماها خواهد بود.

طراحی و پیادهسازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) در سازمان
بررسی دستاوردهای كشورهای توسعه یافته نشان میدهد كه رشد و توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی، با فراهم آمدن شرایط لازم در استفاده بهینه از تمام منابع تحقق مییابد. برای استفاده بهینه از منابع یك سازمان و بهعبارتی، افزایش كمی و كیفی كنترل منابع، لازم است تا ماهیت كارهای سازمان در امور مربوط به پروژهها، از شیوه رایج كنونی كه اصطلاحاً كارهای وظیفهای نامیده میشود، به كارهای پروژهای تغییر یابد.
به جرات می توان ادعا نمود، از مهمترین مشكلات و ضعفهای اجرای پروژههای كلان، فقدان نظام جامع مدیریت پروژه درآنهاست.
دستاوردهای مورد انتظار از دفتر مدیریت پروژه (PMO)
- كاهش نرخ شكست پروژهها
- مدیریت اثربخش هزینه پروژهها (افزایش احتمال انطباق بودجه و عملکرد)
- افزایش بهرهوری
- تحویل پروژهها در چارچوب زمان از پیش تعیین شده
- استانداردسازی پروژهها
- تخصیص بهینه منابع
- تصمیمگیریهای جمعی
- افزایش سرعت دسترسی به به اطلاعات و ارتقاء كیفیت
- ایجاد ثبات بیشتر در ساختارهای پروژهها
- مدیریت موثر مسیر شغلی در زمینه مدیریت پروژه
- كاهش تعداد جلسهها و افزایش اثربخشی آنها

طراحی ساختار دفتر مدیریت پروژه (PMO)
همانگونه که ذکر شد، مهمترین عامل كلیدی موفقیت سازمانهای پروژه محور، مدیریت صحیح پروژهها و طرحها است و طراحی و استقرار دفاتر مدیریت پروژه(PMO) عمدهترین مكانیزمی است كه در این خصوص مورد استفاده قرار میگیرد. نقشهای دفاتر مدیریت پروژه متنوع و گوناگونند، اما در نهایت ماموریت آنها ایجاد ساز و كار لازم به منظور مدیریت یكپارچه طرحها و پروژههای سازمانها برای تحویل به موقع، باكیفیت و در چارچوب هزینههای پیشبینی شده دستاوردها است.
پس از بررسی وضعیت موجود و تعیین سطح بلوغ سازمان، ساختار دفتر مدیریت پروژه سازمان طی سندی به نام «منشور دفتر مدیریت پروژه (PMO Charter)» طراحی و پیشنهاد می گردد.
عمده مواردی که در این سند در نظر گرفته می شود، موارد ذیل است:
- چشمانداز و مأموریت دفتر مدیریت پروژه
- طراحی ساختار سازمانی PMO و جایگاه آن در ساختار سازمانی شرکت
- نحوه ارتباط PMO با پروژهها
- مجموعه شرح وظایف و مسئولیتهای واحد PMO با توجه به سطح بلوغ
- نقشه راه PMO
- تعداد افراد مورد نیاز و شرح وظایف هر کدام از افراد PMO
بعد از تهیه منشور دفتر مدیریت پروژه، با توجه به شناخت مناسبی که از سازمان تا این مرحله انجام شده «برنامه جامعه طراحی دفتر مدیریت پروژه» تهیه شده و به تأیید سازمان میرسد. این سند برنامهای جامع برای پیادهسازی سازی PMO در فاز اول است. برنامه زمانبندی، بودجهبندی، تیمی که درگیر کار هستند، مایلاستونهای کلیدی، ذینفعان مرتبط و ….. در این سند تحلیل و برنامهریزی میشوند.
مزیتهای تیم مشاوره فریدون فرداد (فرتیک)
- دارای سالها تجربه داخلی و خارجی در طراحی و پیادهسازی دفتر مدیریت پروژه
- دارای تجربه اجرایی در پروژه های بزرگ، متوسط و کوچک در صنایع مختلف
- استفاده از بهترین مشاور ایران در طراحی و پیادهسازی سیستمها
- تمامی نفرات کلیدی دارای مدارک حرفهای مدیریت پروژه (مانندPMP,PRINCEII) هستند.
- تجربه طراحی و پیادهسازی دفتر مدیریت پروژه به سادهترین شکل ممکن
تیم اصلی مشاوره فرتیک
مدیر پروژه طراحی و پیادهسازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) کیست؟
فریدون فرداد
- مدرس، سخنران و مشاور بهبود و بهرهوری فردی و تحلیل کسب و کار، مدیریت پروژه، طرح، پورتفولیو، مدیریت پروژه چابک و تعالی سازمانهای پروژه محور
- كارشناس مهندسی عمران و کارشناس ارشد مهندسی و مدیریت پروژه و ساخت از دانشگاه صنعتی امیرکبیر
- مدیر PMO، مدرس و مدیر پروژههای موسسه مدیریت پروژه آریانا
- مدیر EPMO شرکت ریلپرداز سیستم، مدیرPMO شرکت مهندسین مشاور سازهپردازی ایران
- مشاور مدیریت پروژه شرکتهای مهندسی رایز، داغ تکین، آریا همراه سامانه، کارگشا، گروه مهندسی صدر جهان و …
- مدرس موسسه مدیریت پروژه آریانا، موسسه مطالعات انرژی، داتیس، راهبران پتروشیمی، خانه عمران، MBA سریرا
- عضو موسسه PMI، انجمن مدیریت پروژه ایران و سازمان نظام مهندسی ساختمان استان تهران
- عضو تیم بازنگری ویرایشهای PMBOK 6,7 و استانداردهای مدیریت ریسک، تخمین و مدیریت زمانبندی PMI
- عضو کمیتههای گواهینامه مشاوران، دلتا و جایزه ملی مدیریت پروژه ایران (انجمن مدیریت پروژه ایران)
- دارای مدارک مدیریت پروژه PMP وRMP و PBA از موسسه مدیریت پروژه آمریکا (PMI)
- دارای مدرك مدیریت پروژه PRINCE2 از OGC انگلستان
- دارای مدرک مدیریت پروژه سطح C (IPMA-C) از انجمن بینالمللی مدیریت پروژه (IPMA)
- دارای مدرک مدیریت پروژه اسکرام مستر حرفهای (PSM) از Scrum.org آمریکا
- دارای مدرک مدیریت پروژه چابک SFC از موسسه PM Study آمریکا
- دارای مدرک مدیریت پروژه چابک CASF از موسسه Skill Front آمریکا
- دارای مدارک مدیریت مدیریت پروژه چابک SFPC, SMPC از موسسه CertiProf آمریکا
- دارای گواهینامه سطح A شایستگی مدیریت اتحادیه اروپا (EBCL*A)
- دارای مدرک ارزیاب حرفهای ICPA از IMI- ADC
- دارای مدرک سر ممیزی ISO21500 از G-Certi
- دارای مدرک ارزیاب حرفهای مدل PM-Delta (OCB) از انجمن بینالمللی مدیریت پروژه (IPMA)
- سرارزیاب و ارزیاب جایزه تعالی مدیریت پروژه ایران (PEM) و جایزه ملی بهرهوری و تعالی سازمانی (EFQM)
- ارزیاب مستقل مدل بلوغ مدیریت پروژه پتروشیمی (CPM3)، ارزیاب سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001
- 10 سال سابقه خاص و متمرکز در مشاوره، تدریس و مدیریت دفاتر مدیریت پروژه (PMO)
- تربیت بیش از 400 نفر از دارندگان مدارک PMP,PRINCE2,ICB و …
- مدیر سیستم و کیفیت گروه پیمانکاری بام، مدیر کنترل پروژه و HSE شرکت مهندسین مشاور گذرراه
- عضو تیم مولفین اولین کتاب مدل تعالی پروژه (PEM) در ایران
- مدرس مورد تأیید و همکار آموزشی انجمن مدیریت پروژه ایران و سازمان مدیریت و برنامهریزی (مدرک TOT)
- سابقه تدریس بیش از 450 دوره آموزشی در سازمانها و صنایع مختلف
- ارایه مقالات و سخنرانیهای متعدد علمی در كنفرانسهای ملی و بینالمللی

Fereydoun Fardad
Consultant, Coach and Trainer
مشتریان
سازمانهایی که افتخار آشنایی و همکاری با آنها را داشتهام


















خیلی عالی بود
خواهش می کنم.