طراحی و پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO)

در دهه اخیر رشد چشمگیری در تعداد سازمان‌هایی که از رویکرد پروژه‌محوری برای پیشبرد اهداف کسب و کار خود استفاده می‌کنند، دیده می‌شود. اما این رشد که موجب افزایش اثربخشی و قابلیت انعطاف کارهای پروژه می‌شود، مشکلات خاص خود را به وجود آورده است، زیرا سازمان‌ها در محیطی قرار گرفته‌اند که افزایش پیچیدگی و افزایش تقاضا برای انجام سریعتر، ارزانتر و بهتر پروژه‌ها، از ویژگی‌های برجسته آن است. برخی از این مشکلات عبارتند از:

• تعارض میان پروژه‌ها یا زیرپروژه‌هایی که بر استفاده از منابع مشترک رقابت می‌کنند
• افزایش هزینه‌ها و تأخیر در تحویل دستاوردهای پروژه‌ها
• کمبود هماهنگی و ضعف یكپارچگی میان پروژه‌ها و زیر پروژه‌های شركت
• عدم توجه جامع به مخاطرات و مشكلات پروژه‌ها و طرح‌ها
• از دست رفتن دانش پروژه‌ها به سبب ماهیت موقتی كار و مشكلاتی از این قبیل
• دشواری مدیریت یکپارچه پروژه‌ها
• دشواری زیاد در ایجاد توازن و تعادل بین پروژه های قدیم و جدید سازمان
• عدم همراستایی پروژه‌ها با سیاست‌ها و اهداف استراتژیک سازمان
• انجام کارهای موازی و افزایش دوباره کاری‌ها در پروژه‌ها

با توجه به گستردگی مشكلات اشاره شده و ضرورت رفع آنها، امروزه پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) موضوعی اجتناب‌ناپذیر است.از سوی دیگر یكی از ویژگی‌های اصلی دفتر مدیریت پروژه (PMO) آن است كه می‌تواند هم از نظر عمودی به تمام لایه‌های سازمان نفوذ پیدا كند و هم ازنظر افقی كلیه كاركردها و فعالیت‌های سازمان را تحت پوشش خود قرار دهد. لذا به عنوان یكی از راه‌های دستیابی به اهداف می‌تواند نقش مهمی در رسیدن سازمان به اهداف استراتژیك ایفا كند كه البته اندازه و اختیارات دفتر مدیریت پروژه به مدیریت ارشد سازمان بستگی دارد. بنابراین، كاربرد دفتر مدیریت پروژه در یك سازمان با توجه به انتظارات مدیریت می‌تواند بسیار گسترده باشد.

• كاهش نرخ شكست پروژه‌ها
• مدیریت اثربخش هزینه پروژه‌ها (افزایش احتمال انطباق بودجه و عملکرد)
• افزایش بهره‌وری
• تحویل پروژه‌ها در چارچوب زمان از پیش تعیین شده
• استانداردسازی پروژه‌ها
• تخصیص بهینه منابع
• تصمیم‌گیری‌های جمعی
• افزایش سرعت دسترسی به به اطلاعات و ارتقاء كیفیت
• ایجاد ثبات بیشتر در ساختارهای پروژه‌ها
• مدیریت موثر مسیر شغلی در زمینه مدیریت پروژه
• كاهش تعداد جلسه‌ها و افزایش اثربخشی آنها

همانگونه که ذکر شد، مهمترین عامل كلیدی موفقیت سازمان‌های پروژه محور، مدیریت صحیح پروژه‌ها و طرح‌ها است و طراحی و استقرار دفاتر مدیریت پروژه(PMO) عمده‌ترین مكانیزمی است كه در این خصوص مورد استفاده قرار می‌گیرد. نقش‌های دفاتر مدیریت پروژه متنوع و گوناگونند، اما در نهایت ماموریت آن‌ها ایجاد ساز و كار لازم به منظور مدیریت یكپارچه طرح‌ها و پروژه‌های سازمان‌ها برای تحویل به موقع، باكیفیت و در چارچوب هزینه‌های پیش‌بینی شده دستاوردها است.

پس از بررسی وضعیت موجود و تعیین سطح بلوغ سازمان، ساختار دفتر مدیریت پروژه سازمان طی سندی به نام «منشور دفتر مدیریت پروژه (PMO Charter)» طراحی و پیشنهاد می گردد.

عمده مواردی که در این سند در نظر گرفته می شود، موارد ذیل است:

• چشم‌انداز و مأموریت دفتر مدیریت پروژه
• طراحی ساختار سازمانی PMO و جایگاه آن در ساختار سازمانی شرکت
• نحوه ارتباط PMO با پروژه‌ها
• مجموعه شرح وظایف و مسئولیت‌های واحد PMO با توجه به سطح بلوغ
• نقشه راه PMO
• تعداد افراد مورد نیاز و شرح وظایف هر کدام از افراد PMO

بعد از تهیه منشور دفتر مدیریت پروژه، با توجه به شناخت مناسبی که از سازمان تا این مرحله انجام شده «برنامه جامعه طراحی دفتر مدیریت پروژه» تهیه شده و به تأیید سازمان می‌رسد. این سند برنامه‌ای جامع برای پیاده‌سازی سازی PMO در فاز اول است. برنامه زمانبندی، بودجه‌بندی، تیمی که درگیر کار هستند، مایل‌استون‌های کلیدی، ذینفعان مرتبط و ….. در این سند تحلیل و برنامه‌ریزی می‌شوند.