خدمات مشاوره مدیریت

طراحی و پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO)

ایجاد دفتر مدیریت پروژه از مهم‌ترین اقداماتی است که می‌تواند به منظور متمرکزسازی و ایجاد نظامی یکپارچه در فرایندهای مدیریت پروژه سازمان به کار گرفته شود. دفتر مدیریت پروژه به دنبال آن است که تنوع سیاست‌ها و رویه‌های کاری در پروژه‌ها را به حداقل رسانده و استانداردها و روال‌هایی را به صورت یکپارچه و منسجم در تمامی پروژه‌های سازمان ایجاد نموده و توسعه دهد. با استقرار دفتر مدیریت پروژه در کنار سایر بخش‌های سازمان تلاش می‌شود تا از بهبود عملکرد پروژه‌ها در زمینه‌های مختلفی چون محدوده، کیفیت، هزینه، زمان و رضایت مشتریان اطمینان حاصل شود و پروژه‌ها به استفاده از فرایندها، رویه‌ها و ابزارهای سازگار و کارامد در مدیریت پروژه ترغیب شوند تا منافع سازمان در مدیریت مؤثرتر پروژه‌ها تضمین گردد.

اجرای یك پروژه، مستلزم ارتباطات فراوانی میان تمامی مجریان آن است كه انجام برنامه‌ریزی، تخمین هزینه‌ها، كنترل آنها و گزارش وضعیت پیشرفت پروژه‌ها جزو اهم این كارهاست.

در حقیقت، طراحی سیستم مدیریت پروژه در پروژه‌ها، زبان مشترك و مكتوب كلیه رابطان و ذی‌نفعان پروژه بوده كه با ایجاد شفافیت در فعالیت بخشهای مختلف درگیر در پروژه، با توجه به استراتژی‌ها و چارچوب‌های از پیش تعیین شده، به كاهش زمان تصمیم‌گیریها مدد رسانده و فعالیتهای مدیریت ابعاد مختلف پروژه‌ را تدوین می‌نماید و از مدیریت سلیقه‌ای و فردی جلوگیری می‌كند.

طراحی و پیاده‌سازی سیستم جامع برنامه‌ریزی و کنترل پروژه (تهیه گزارشات روزانه، هفتگی و ماهانه)

به جرأت می‌توان می‌گفت امروزه یکی از مهمترین موضوعاتی که باعث موفقیت یا شکست پروژه ها می‌شود مهارت در مدیریت پروژه و سیستم‌های مرتبط با ان است. یکی از مهمترین موضوعاتی که یک مدیر پروژه باید به آن تسلط داشته و آن را در پروژه خود پیاده‌سازی کند، «نظام و سیستم برنامه‌ریزی و کنترل موثر پروژه» خود، به همراه تحلیل و تهیه انواع گزارشات از وضعیت پروژه می‌باشد. این سیستم با عث می‌شود که مدیر پروژه بر آخرین وضعیت پروژه خود احاطه داشته تا بتواند با توجه به اطلاعات موجود، تصمیمات لازم را در جهت بهبود عملکرد، جبران و کاهش زمان و هزینه پروژه بگیرد. تهیه انواع گزارشات روزانه، هفتگی و ماهانه، به همراه تحلیل آخرین وضعیت موجود و ارائه راهکارهای اصلاحی می‌تواند کمک زیادی به مدیر پروژه جهت اتخاذ بهترین تصمیم کند.

مشاوره و آماده‌سازی سازمان در زمینه شرکت در جایزه بین‌المللی و ملی مدیریت پروژه (PEB)

انجمن بین‌المللی مدیریت پروژه در سال ۱۹۶۵ در اروپا تأسیس گردید و در حال حاضر دارای بیش از ۵۰۰۰۰ عضو از انجمن‌ها و مؤسسات ملی مدیریت پروژه در بیش از۷۰ كشور جهان می‌باشد. این سازمان كه به مثابه اتحادیه انجمن‌های ملی مدیریت پروژه در دنیا عمل می‌كند. در راستای ایجاد معیارهای جهانی مدیریت پروژه جهت ارزیابی پروژه‌ها و مدیران پروژه، شاخص‌های كیفی و كمی مناسبی تدوین كرده است. در سال ۱۹۹۷ انجمن مدیریت پروژه آلمان اولین جایزه مدیریت پروژه را برای عملكرد عالی پروژه‌ها براساس مدل تعالی پروژه اعطا نمود. همچنین سال ۲۰۰۲ این جایزه توسط انجمن بین المللی مدیریت پروژه اعطا شد.  به جایزه بین المللی تعالی پروژه تغییر نام داد. از سال 2016 تغییراتی در مدل ایجاد گردید و PEB مبنای ارزیابی مدل PEM قرار گرفت. PEB به عنوان اسكار مدیریت پروژه تاكنون با استقبال خوبی در سطح جهانی مواجه شده است.

طراحی و پیاده‌سازی سیستم مدیریت پروژه بر اساس استاندارد ISO21500 و مشاوره جهت اخذ گواهینامه

استاندارد ISO 21500 توسط سازمان استانداردهای بین‌المللی (ISO) مستقر در ژنو سوییس تهیه و ارائه شده است. این استاندارد در زمینه مدیریت پروژه بوده و نکته قابل در مورد ان این است که شباهت زیادی به استاندارد PMBOK دارد. زیرا توسط تیمی از PMI تهیه شده است. همچنین دیگر سازمان‌های مدیریت پروژه، از جمله موسسه مدیریت پروژه (PMI)، انجمن بین‌المللی مدیریت پروژه (IPMA) و غیره با آن همکاری می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که استانداردهای آن‌ها با سری‌های ایزو۲۱۵۰۰ همخوانی دارد. این امر مانع استانداردهای متناقض می‌شود و تضمین می‌کند که این صنعت به شیوه‌ای منسجم جلو می‌رود. این استاندارد، توصیفی کلان از مفاهیم و فرآیندهایی مناسب در مدیریت پروژه را ارئه می‌نماید و به موارد مرتبط با مدیریت عمومی، صرفاً در بستر مدیریت پروژه اشاره می‌نماید.

طراحی و پیاده‌سازی سیستم مدیریت هزینه بر اساس مدیریت ارزش کسب شده (EVMS)

با افزایش پروژه‌های صنعتی و خدماتی در دنیا، مدیریت ارزش كسب شده (EVM) به عنوان روشی جدید و كارآمد، نقش مهمی را در كنترل یكپارچه پروژه ایفا می‌كند. یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران و ذینفعان پروژه اطلاع دقیق از پیشرفت و مقایسه میزان کار انجام شده با میزان کار پیش‌بینی شده و محاسبه مغایرت‌های هزینه‌ای و زمانی با عملکرد واقعی می‌باشد. گرفتن بازخورد از پروژه، فعالیتی مهم در راستای موفقیت پروژه می‌‌باشد. بازخوردهای دوره‌‌ای و هدفمند پروژه، مدیران پروژه را قادر به شناسایی زودهنگام مشکلات پروژه و انجام اقدامات اصلاحی در جهت حفظ زمان و هزینه می‌سازد. EVM یکی از موثرترین روش‌های سنجش عملکرد و گرفتن بازخورد از پروژه، برای مدیران پروژه می‌باشد.  EVM، مدیریت با چراغ روشن نامیده می‌شود، زیرا این روش بطور شفاف مشخص می‌‌سازد که پروژه در چه موقعیتی قرار دارد و به کجا می‌رود.

طراحی و پیاده‌سازی سیستم مدیریت طرح و پورتفولیو بر اساس استانداردهای روز دنیا (PMI,AXELOS)

استفاده بهینه از منابع در گرو مدیریت هدفمند مجموعه‌ای از پروژه‌ها است که در قالب سبد پروژه دسته‌بندی می‌شوند. سبد پروژه که اصطلاحاً آن را Project Portfolio می‌گوییم، مجموعه‌ای از پروژه‌ها، طرح‌ها و سایر کارهای مربوطه هستند که با توجه به اهداف استراتژیک کسب و کار با هم گروه‌بندی شده‌اند. مدیریت سبد پروژه بیشتر به دنبال چرایی انجام کارها هستیم تا چگونگی انجام آنها. چرا که منابع سازمان‌ها همواره محدود بوده و به همین دلیل مهم، ارزیابی، انتخاب، اولویت‌بندی و تخصیص منابع به انواع پروژه‌های سازمان اهمیتی فراوان دارد. مدیریت طرح (Program)، کاربرد دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها در طرح است تا الزامات طرح تامین شده و همچنین منافع و کنترلی حاصل شود که از طریق مدیریت تک تک اجزای طرح قابل دستیابی نیست. مدیریت طرح، همسو نمودن چندین جزء جهت دستیابی به اهداف طرح است.

طراحی و پیاده‌سازی سیستم مدیریت ریسک پروژه و سازمان بر اساس استانداردهای PMBOK, ISO31000

در اقتصادهای توسعه یافته اهمیت و نقش مدیریت ریسك در تحقق هدف‌های سازمانی به خوبی شناخته شده و بدرستی از دستاوردهای آن بهره گرفته می‌شود. استفاده از اصول مدیریت ریسك، باعث شده است تا برنامه‌ریزان در سازمانها، با سازماندهی تیم‌های ویژه متشكل از كارشناسان و مدیران حرفه‌ای، به مقابله با ناملایمات احتمالی، ارزیابی، كنترل و تامین مالی خسارات بپردازند. بر این اساس مدیریت ریسك برخوردی نظام یافته با ریسك‌ها را سامان می دهد. از این‌رو مدیریت ریسک همواره در كار پاسخ به دو سوال اساسی درباره پیشامدهای احتمالی آینده می‌باشد. «چه خواهدشد؟» و «چه باید كرد؟». به همین خاطر بسیاری از شركت‌ها و صنایع تولیدكننده برای پیش‌بینی وضعیت آینده کاری خود از روش‌های موجود در مدیریت ریسک استفاده می‌کنند.

طراحی و پیاده‌سازی سیستم‌های نرم‌افزاری EPM و شیرپوینت به همراه Power BI

 از مهم‌ترین مشكلات و ضعف‌های اجرای پروژه‌ها، فقدان نظام جامع مدیریت پروژه در آنهاست. نظامی که بتواند فرایندهای کاری مدیریت پروژه از آغاز تا اختتام پروژه را پوشش داده و به شئون مختلف مورد نیاز مدیریت یک پروژه از قبیل مدیریت زمان، هزینه، ارتباطات، ریسک و … بپردازد. آنچه می‌تواند پاسخگوی سازمان‌های صاحب پروژه در این خصوص باشد طراحی و استقرار نظام مدیریت پروژه (شامل فرایندها، روش‌های کاری، فرم‌های عملیاتی و…) بر بستر نرم‌افزاری EPM می‌باشد. در دنیای امروز نظام مدیریت پروژه به تنهایی اگر چه مفید است. بدون بهره‌گیری از قابلیت‌های فناوری اطلاعات کافی و قانع‌کننده نیست. و گاه می‌تواند دست و پاگیر باشد. به همین نحو ارائه بسترهای نرم‌افزاری مدیریت پروژه از قبیل EPM به تنهایی، صرفاً ابزاری به دست می‌دهد. که نتیجه آن سر در گمی در چگونگی استفاده خواهد بود.

ارزیابی بلوغ پروژه‌ها، عارضه‌یابی و شناخت سازمان (تهیه گزارش GAP Analysis) بر اساس مدل های بلوغ و تعالی

اولین گام در چرخه بهبود مستمر پروژه‌ها، ارزیابی آنها بر اساس یك استاندارد یا متدولوژی شناخته شده است. تا شكاف میان وضع موجود و وضع مطلوب مشخص شود. در گام بعد، برنامه‌ریزی فرصت‌های بهبود شناخته شده در ارزیابی اولیه و اجرای آنها در دستور كار قرار می‌گیرد. این چرخه ارزیابی و بهبود باید به صورت دوره‌ای انجام شود. در حال حاضر در سطح دنیا، مدل‌ها و روش‌های متنوعی برای ارزیابی پروژه‌ها و سازمان‌ها وجود دارد. كه معمولاً یكی از آن ها را انتخاب می‌كنند و ارزیابی پروژه‌های خود را بر اساس آن انجام می‌دهند. مدل‌های بلوغ وضعیتی را برای سازمان مهیا می‌كنند. تا با تدارك یك نقشه راه، خود را مطابق دستورالعمل های ویژه، ارزیابی نموده و برنامه‌ریزی بهبود انجام دهند. لذا، ابزار مناسب بیابید، تا بتوانید کمک بسیار مهمی به ثمربخشی ارزیابی‌ها کنید.