آبان
مدیریت پروژه عمومی، مدیریت پروژه
مدیر پروژه کیست و چه وظایفی دارد؟
مدیریت پروژه همیشه یک وظیفه مهم در کسب و کار بوده است و هرچه زمان می‌گذرد، اهمیت آن بیشتر هم می‌شود. برآورد می‌شود که تا سال 2027، کارفرمایان به 87.7 میلیون نفر نیاز دارند که پروژه‌هایشان را مدیریت کنند. برای رفع این نیاز روزافزون، 71 درصد سازمان‌های جهانی اکنون دفتر مدیریت پروژه دارند، یعنی تقریباً 15 درصد افزایش نسبت به سال 2007. پس واضح است که باید چشم‌انداز شغلی روشنی برای متخصصان این رشته متصور باشیم. در این مقاله ایتدا تعریف مدیر کیست؟ مدیریت چیست و سپس در مورد مدیریت پروژه و وظایف مدیر پروژه صحبت خواهیم کرد. همچنین شرحی کاملی در مورد یکی از مهمترین و پرکاربردترین ابزار یک مدیر پروژه به نام چک‌لیست مدیر پروژه، ارائه خواهیم داد.
مدیر کیست؟
مدیر، شخصی باتجربه، حرفه‌ای است که در یک تیم، نقش رهبری و مدیریت را بر عهده می‌گیرد. نقش،وظایف ، مسئولیت کنان را تعیین و فعالیت های آنها را مدیریت می‌کند. اغلب مدیران، مسئول مدیریت یک بخش خاص در شرکت خود هستند. اکثر مدیران وظایفی مانند انجام بررسی عملکرد و تصمیم گیری دارند. مدیران اغلب خط ارتباطی بین کارکنان یک شرکت و مدیران سطح بالای آن هستند تا سازمان را در رسیدن به اهداف هدایت کرده و تسریع نمایند.
مدیریت چیست؟
تعریف مدیریت به شکل های مختلفی مطرح شده است. مدیریت هنر به کارگیری منابع مالی، انسانی و فیزیکی برای رسیدن به اهداف یک سازمان است. فرآیندی است برای تصمیم گیری و هدایت تشکیلات انسانی، و همچنین انجام درست برنامه ریزی، سازمان دهی، رهبری، هدایت و کنترل در یک شرکت، تیم و یا پروژه برای رسیدن به اهداف و موفقیت می باشد.
مدیر پروژه کیست؟
مدیر پروژه شخصی است که مسئولیت هدایت و مدیریت یک پروژه را از زمان شروع پروژه تا اجرای آن و در نهایت خاتمه آن، بر عهده دارد. این مسئولیت‌ها شامل برنامهریزی، اجرا، مدیریت افراد، منابع و محدودیتهای پروژه است. مدیر پروژه مسئولیت و اختیار کامل برای تکمیل پروژه واگذار شده را بر عهده دارد.
موقعیت یک مدیر پروژه ممکن است با اتمام پروژه اختصاص داده شده به پایان برسد، یا ممکن است یک موقعیت نیمه دائمی برای مدت زمان محدود و تا رسیدن به یک نقطه از پیش تعیین شده باشد.
مسئولیت‌های یک مدیر پروژه
به صورت کلی، مدیران پروژه (PM) مسئولیت برنامهریزی، سازماندهی و جهت‌دهی به اتمام پروژه‌های خاص یک سازمان را دارند. این مسئولیت‌ها با هدف اطمینان از اتمام پروژه با رعایت زمان، بودجه و محدوده پروژه انجام می‌گیرد.
با نظارت بر پروژه‌های پیچیده از ابتدا تا پایان، مدیران پروژه می‌توانند مسیر سازمان را شکل دهند و به کاهش هزینه‌ها، به حداکثر رساندن بازده‌ای شرکت و افزایش درآمد، کمک کنند.
وظایف مدیر پروژه به صنعت، سازمان و انواع پروژه‌هایی که مدیر پروژه وظیفه نظارت بر آنها را دارد، بستگی دارد. اما در حالت کلی همه مدیران پروژه مسئولیت‌های مشترکی در چرخه عمر پروژه دارند. برای شرح وظایف مدیر پروژه بهتر این است که این وظایف را در دل مراحل مختلف یک پروژه شرح دهیم. این پنج مرحله، عبارتند از:
- آغازین
- برنامهریزی
- اجرا
- نظارت و کنترل
- خاتمه
وظایف مدیر پروژه در مراحل مختلف پروژه
یک مدیر پروژه باید در طول چرخه عمر پروژه، تمام وظایف خود را مد نظر داشته باشد که چک‌لیست مدیر پروژه ابزار خوبی برای او در این مسیر است. در ادامه به بررسی دقیق هر مرحله از چرخه عمر پروژه و همچنین وظایف مختلفی که ممکن است مدیر پروژه در هر یک داشته باشد، خواهیم پرداخت.
۱- افتتاحیه یا فاز آغازین
مدیران پروژه، هر پروژه جدید را با تعیین اهداف اصلی آن پروژه و محدوده آن آغاز می‌کنند. وظایف مدیر پروژه در مرحله آغازین این است که ذینفعان اصلی داخلی و خارجی را شناسایی کرده و درباره الزامات و انتظارات مشترک با آنها مذاکره کند و همچنین مجوزهای لازم برای پیشبرد یک پروژه را بگیرد.
۲- برنامهریزی
حالا نوبت این است که مدیر پروژه یک برنامه یکپارچه و دقیق تهیه کند. برنامه‌ای که در طی این فرآیند ایجاد می‌شود، به مدیران پروژه کمک می‌کند تا بر محدوده، هزینه، زمانبندی، ریسک، مسائل مربوط به کیفیت و ارتباطات نظارت کنند.
توجه به این نکته مهم است که برنامهریزی پروژه تا زمان پایان پروژه به پایان نمی‌رسد. برنامه پروژه باید به عنوان یک سند زنده تلقی شود که به طور مداوم در طول پروژه تکامل و تغییر پیدا می‌کند.
۳- اجرا
در طی این مرحله، اعضای تیم پروژه برای دستیابی به اهداف پروژه فعالیت‌هایی که در برنامه جامع پروژه (PMP) مشخص شده است را به انجام می‌رسانند. اطمینان از انجام درست کارها بر عهده مدیر پروژه است و وی باید:
- از تیم در مقابل اشتباه در اجرای فرآیندها محافظت کند
- حل مسئله را تسهیل کند
- تیم را در جریان تغییرات پروژه هدایت کند
۴- نظارت و کنترل
اگر چه نظارت و کنترل در مرحله چهارم آورده شده است اما فرآیندهای نظارت و کنترل با شروع پروژه آغاز می‌شوند و در طول مراحل برنامهریزی، اجرا و خاتمه نیز ادامه می‌یابند. نظارت و کنترل شامل موارد زیر است:
- نظارت بر پیشرفت یک پروژه
- مدیریت بودجه پروژه
- اطمینان از رسیدن به نقاط مایل‌استون‌های پروژه
- بررسی میزان انحراف از عملکرد برنامهریزی شده
البته به ندرت همه چیز دقیقاً طبق برنامه پیش می‌رود. بنابراین، یک مدیر پروژه باید به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشد تا بتواند در صورت لزوم به راحتی با شرایط سازگار شود.
۵- اختتامیه
در طول این مرحله، مدیران پروژه تلاش می‌کنند تا تمام فعالیت‌های لازم برای رسیدن به نتیجه نهایی را انجام دهند. یک مدیر پروژه در مرحله اختتامیه باید:
- منابعی (بودجه یا پرسنل) که دیگر برای پروژه لازم نیستند را آزاد کند.
- قرارداد پیمانکاران را خاتمه داده و ضورت‌وضعیت آنها را پرداخت کند.
- پرونده‌های پروژه را برای ارجاع و استفاده در آینده، بایگانی کند.
در تمام مراحل فوق، چک لیست مدیر پروژه می‌تواند به اجرای درست و دقیق پروژه کمک کند. پس از اتمام پروژه بررسی اینکه چه چیزی خوب پیش رفته است، چه چیزهایی را نباید انجام می‌دادید و یا اینکه چه کارهایی را باید متفاوت انجام می‌دادید، می‌تواند به تهیه یک چک لیست مدیر پروژه بهتر برای پروژه‌های آتی به شما کمک کند. در بخش بعد بیشتر در مورد چک لیست مدیر پروژه صحبت خواهیم کرد.
در میان تمام ابزارهایی که برای مدیریت پروژه در اختیار داریم، چکلیستها شاید ساده‌ترین و سازنده‌ترین ابزار باشند. چکلیستها تقریباً در هر زمینه‌ای باعث عملکرد بهتر می‌شوند. با این وجود هنوز در برنامهریزی و مدیریت پروژه، از این ابزار کمتر استفاده می‌شود.
در این بخش یک چک‌لیست مدیر پروژه 11 مرحله‌ای برای استفاده در طول پروژه آماده کرده‌ایم:
- آیا رفع نیاز و نگرانی‌های همه ذینفعان، مورد توجه قرار گرفته است؟
- آیا پروژه دارای بیانیه ماموریت برای تعیین محدوده، برنامه و منابع و بودجه می‌باشد؟
- آیا انعطاف‌پذیری نسبی در محدوده، برنامه، منابع و بودجه لحاظ شده است؟
- آیا قابل تحویل بودن پروژه، به صورت شفاف و به تفصیل، ارائه و توصیف شده است؟
- آیا وظایف و مسئولیت‌های اعضای تیم پروژه تعریف شده است؟
- آیا یک ساختار شکست کار (WBS) برای اعضای اصلی تیم ایجاد شده است؟
- آیا یک برنامه زمانی معتبر با لحاظ کردن مسیر بحرانی (Critical Path) تهیه و با توجه به محدودیتهای پروژه، بهینه شده است؟
- آیا نقاط عطف، در برنامه برای ردیابی رویدادهای مهم و مراحل تکمیل‌شده گنجانده شده است؟
- آیا تعهدات کاری برای هر هفته مشخص شده و اعضای تیم و مدیران آنها با آن موافقت کرده‌اند؟
- آیا برای واکنش به مهمترین تهدیدها در مسیر موفقیت، برنامه‌ای تدوین شده است؟
- آیا فرآیند مدیریت تغییر، توسط کلیه ذینفعان اصلی تعریف و مورد توافق قرار گرفته است؟
اگر می‌خواهید به درجه بالایی از کار خود برسید، چک‌لیست مدیر پروژه را فراموش نکنید. چکلیستها موجب بالا رفتن کیفیت کار و ایجاد انسجام در مدیریت پروژه ها می‌شوند.
منابع:
investopedia.com/articles
techopedia.com
projectsmart.co.uk
