9اشتباه مهلک داوطلبان آزمونPMP

طی سال­ ها تدریس و تربیت صدها نفر از دارندگان گواهینامه­ های مدیریت پروژه، مانند PMP، PRINCE2، ICB و …… با داوطلبینی مواجه شدم که علی‌رغم انگیزه فراوان ابتدایی و حتی توانمندی و هوش بالا، یا در وسط کار دیگر ادامه ندادند، یا بعداً متوجه شدم که قبول نشده ­اند. حاصل این تجارب را به 9 دلیل، دسته­ بندی کرده ­ام که در اختیار شما قرار می­دهم. امیدوارم دوستانی که در ابتدای فرایند اخذ گواهینامه هستند، از این نوشتار استفاده بهینه ببرند. ذکر این نکته ضروری است که این 9 اشتباه می­ تواند برای داوطلبین هر آزمون و گواهینامه مرتبط با آن، اتفاق بیفتد، ولی با توجه به مقبولیت گواهینامه PMP، تمرکز این نوشتار بر روی مدرک آزمون PMP می ­باشد.

اشتباه اول: گذراندن دوره‌های با کیفیت پایین و با زمان کم

به طور کلی می­ توان گفت، کسانی که در کلاس ­های آشنایی با استاندارد PMBOK شرکت می­ کنند سه دسته هستند:

1- کسانی که فقط قصد آشنایی با PMBOK را دارند.

2- کسانی که به دنبال پیاده ­سازی این مفاهیم در سازمان و یا پروژه خود هستند.

3- کسانی که قصد دارند در آزمون PMP شرکت نمایند.

برای دسته اول یک دوره آموزشی 3 یا 4 روزه هم می­ تواند کافی باشد چون هدف، فقط آشنایی کلی با مفاهیم PMBOK می ­باشد.

ولی برای دسته دوم و مخصوصاً دسته سوم شرایط کاملاً متفاوت است. این دسته از داوطلبین، بایستی حداقل در یک دوره 8 یا 9 روزه تئوری (64 یا 72 ساعت)، با کیفیت بالا شرکت نمایند. اهمیت این موضوع برای داوطلبین شرکت در آزمون PMP دو چندان بوده چرا که آنها باید کاملاً به ریزترین جزئیات PMBOK تسلط بالایی داشته باشند.

راه کار: حتما برای شرکت در آزمون PMP و شروع فرایند اخذ گواهینامه، ابتدا در یک دوره آموزشی حداقل 64 ساعته و با کیفیت بالا شرکت نمایید. مراقب تبلیغات کلاس­ های مختلف باشید. اگر از کیفیت و نحوه تدریس مدرس دوره آموزشی اطمینان و آشنایی کافی دارید که هیچ، ولی اگر هیچگونه شناختی ندارید، بهترین راه برای انتخاب یک کلاس مناسب، حضور یک یا دو ساعته در یکی از کلاس­ های مدرس است. از مدرس یا موسسه آموزشی برگزار کننده، درخواست نمایید یک یا دو ساعت به صورت آزمایشی سر کلاس نشسته و نحوه آموزش وی را مشاهده نمایید. جزوات شرکت کنندگان را تورقی فرموده و درخواست کنید با چند نفر از PMP های تربیت شده توسط مدرس، صحبت فرمایید.

دلیل دوم: عدم تسلط کافی بر مفاهیم PMBOK

در این سال­ ها با داوطلبینی برخورد داشته­ ام که فارغ‌التحصیل رشته­ های مدیریت پروژه، مدیریت ساخت، MBA یا مهندسی صنایع بوده و اظهار می ­دارند من تمام این مفاهیم را خیلی کامل تر! در دانشگاه خوانده ­ام.

همچنین کسانی بوده­ اند که کلاس با کیفیتی شرکت کرده ­اند، ولی چندین سال از آن زمان گذشته. این گذشت زمان باعث شده داوطلب، آن تسلط کافی را بر جزئیات نداشته باشد و حتی با ویرایش­ های قدیمی استاندارد، دوره را گذرانده است. این دو گروه از داوطلبین وقتی بدون تسلط مناسب در دوره آمادگی آزمون شرکت می­ کنند، با مشکلات زیادی مواجه می­ شوند. زیرا مدرس دوره آمادگی آزمون، فرض را براین دارد که کلیه شرکت‌کنندگان بر مفاهیم پایه تسلط داشته، لذا با یک مرور سریع بر آنها وارد موارد پیشرفته ­تر، نکات آزمون و حل تست و تمرین می ­شود. حال داوطلبی که آمادگی کامل را ندارد از کلاس استفاده لازم را نمی ­برد. به جای آنکه در طول کلاس بر نکته و مباحث آزمون تمرکز کند، تازه مشغول خواندن تعاریف، فرایندها، ورودی خروجی و ابزارها و تکنیک‌هاست.

راه کار: یا در یک دوره آموزشی مناسب با کیفیت شرکت نمایید یا قبل شرکت در دوره آمادگی آزمون، حتماً جزوات کلاسی را که چند سال پیش گذرانده­ اید به دقت مطالعه فرمایید.

دلیل سوم: عدم مطالعه کافی در بازه زمانی بین دوره آموزشی PMBOK و آمادگی آزمون PMP

یکی از مهمترین دلایل عدم قبولی، عدم مطالعه کافی توسط داوطلب در این بازه زمانی می ­باشد. معمولاً بعد از پایان دوره آموزشی PMBOK بین یک تا حداکثر دو ماه بعد، کلاس آمادگی آزمون برگزار می­ گردد. این یک زمان طلایی و بسیار بسیار مهم برای داوطلب بوده تا کلمه به کلمه جزوه PMBOK را مطالعه کرده، مفهوم (نه حفظ کردن صرف) تمامی تعاریف را یاد گرفته و بر کلیه فرایندها مسلط گردد.

راه کار: تا می­ توانید در این زمان جزوه خود را مطالعه کنید. اگر یک بار تمام شد، دوباره و سه باره این کار تکرار گردد تا یکپارچگی بین کلیه مفاهیم ایجاد شود. داوطلب در این زمان باید با حاشیه نویسی یا تهیه دست‌نویس­ های شخصی خود، تسلط خود را بر PMBOK بالا ببرد. هر چه تسلط بر استاندارد بیشتر باشد، کلاس آمادگی آزمون برای داوطلب مفیدتر خواهد بود. همچنین به هیچ وجه در این بازه زمانی به دنبال تست‌زدن یا خواندن کتاب‌های آموزشی نباشید. فقط و فقط PMBOK.

دلیل چهارم: عدم استفاده از آزمون­ های آزمایشی مناسب

بعد از دلیل سوم، عدم شرکت در آزمون­ های آزمایشی مناسب و با کیفیت را یکی از مهمترین دلایل عدم موفقیت می­ دانم. داوطلب نزدیک به 3 تا 4 ماه، زمان زیادی را صرف مطالعه نموده، از تمامی تفریحات و زمان استراحت خود چشم پوشی کرده، چندین میلیون تومان برای شرکت در کلاس­ ها، آزمون و سفر هزینه کرده، آنوقت به مرحله شرکت در آزمون آزمایشی که می ­رسد، به یاد صرفه‌جویی و مدیریت هزینه می ­افتد.

معمولاً با این منطق روبرو می­ شوم که من تمامی تست­ های ریتا را بالای 80 درصد می ­زنم و فکر  می­ کنم کاملاً آماده هستم. زدن تمامی تست­ های ریتا کار بسیار درست و ضروری بوده که خود من هم  همیشه به دانشجویانم توصیه اکید می­ کنم. ولی نکته اینجاست که زمانی که تست ­های ریتا پاسخ داده می­ شود، معمولاً تست ­ها به صورت حوزه دانشی انتخاب می­ گردند. در این حالت این انتظار وجود دارد که تمامی پاسخ­ ها در چارچوب همان حوزه دانش باشد و از طرفی فشار و استرس شرایط واقعی آزمون احساس نمی ­شود. ولی وقتی که در آزمون­ های آزمایشی شرکت می کنیم، با 200 سوال، از تمامی فصول استاندارد، فرایندها و تعاریف به صورت ترکیبی مواجه خواهیم بود. همچنین 4 ساعت زمان، شرایط آزمون را برای داوطلب شبیه سازی کرده و باید بتواند (تمرین کند) مدیریت زمان و استرس هم داشته باشد. این آزمون­ ها باعث می­ شود داوطلب چندین بار به طور کامل، شرایط آزمون را درک نموده و در هنگام شرکت در آزمون اصلی، از اعتماد به نفس خوبی برخوردار گردد. نکته آخر اینکه با شرکت در آزمون ­های آزمایشی سطح آمادگی فرد کاملاً تعین شده و می­ تواند مبنایی برای شرکت در آزمون اصلی در زمان از قبل تعیین شده، و یا مطالعه بیشتر و تغییر احتمالی زمان آزمون اصلی باشد.

راه کار: حتماً در حداقل 4 آزمون آزمایشی با کیفیت بالا که شرایط آزمون اصلی را به خوبی شبیه سازی می کنند، شرکت کنید.

دلیل پنجم: پراکنده‌خوانی

چند سال پیش در یکی از کلاس ­ها، 8 نفر همکار، از یک سازمان حضور داشتند تا خود را برای آزمون PMP آماده نمایند. 7 نفر از آنها قبول شدند، جز یک نفر. ویرایش PMBOK تغییر کرد، ولی باز هم آن فرد قبول نشد، تا اینکه اینقدر این فرایند فرسایشی شد، که کلاً درس و گرفتن PMP رو کنار گذاشت. در حالی که از نظر هوشی و انگیزه اولیه می ­توانم بگویم از تمامی همکاران خود برتر بود. آن هم فقط یک دلیل داشت: پراکنده‌خوانی!

این دوست عزیز، چندین کتاب و مرجع دیگر را تهیه کرده بود و حتی با خود سر کلاس آورده بود و تماماً از این مرجع به آن مرجع، در حال گذشت و گذار بود، جملات و نکات مختلفی هم به من نشان می­ داد و من هم همان جملات و نکات را در جزوه خودم به او نشان می ­دادم و این اطمینان را به ایشان می ­دادم، که خیال شما راحت، من تمامی این مراجع و حداقل 30 مرجع و سایت دیگر را قبلاً مطالعه کرده و از آنها در جزوات خودم استفاده کرده ­ام، خیال تان راحت باشد و فقط با همین جزوه پیش بروید. ولی متاسفانه این اتفاق نیفتاد، و در آزمون هم قبول نشد.

راه کار: کسانی که در کلاس ­های PMBOK و آمادگی آزمون PMP شرکت می­ کنند، آدم ­های سر شلوغی هستند، معمولاً در زمان کاری، بسیار مشغول بوده و مأموریت­ هایی هم در طول هفته خواهند داشت. وقتی هم که بعد از کار روزانه، خسته و کوفته به خانه برمی گردند، تازه باید وظایف همسری، مادری یا پدری را انجام دهند. (طبق قانون مورفی هم اتفاقات عجیب و غریبی هم در زمانی که مشغول آماده سازی خود هستند، اتفاق می­ افتد). یک مدرس حرف ه­ای همه این دغدغه­ ها را می ­داند و سعی می­ کند جزواتی آماده کند تا داوطلب را از خواندن بقیه مراجع بی‌نیاز کند. پس پراکنده‌خوانی نکرده و به مدرس خود، جزوات و روش آموزشی او اطمینان کنید.

دلیل ششم: عدم برنامه­ ریزی مناسب

بعد از اتمام دوره آمادگی آزمون PMP، کار اصلی داوطلب شروع شده و باید تا یک یا حداکثر دو ماه بعد آن تاریخ، در آزمون اصلی شرکت کند. در دلیل پنجم هم اشاره شد که تقریباً تمامی داوطلبان، به شدت گرفتار بوده و برای ادامه مسیر نیازمند یک برنامه­ ریزی دقیق مطالعاتی می ­باشند. اغلب، این برنامه ­ریزی وجود ندارد یا قرار است در آن شنبه موعود! (که هیچوقت هم نمی ­آید) انجام شود. آزمون PMP، آزمون چالشی جذابی بوده و به هیچ وجه بدون یک برنامه­ ریزی دقیق برای هر هفته و کنترل آن برنامه در پایان هفته، تحلیل عقب افتادگی­ ها و تهیه برنامه جبرانی جدید، قبولی حاصل نمی­ گردد. از طرفی نبود این برنامه و عقب بودن دائمی از فرایند مطالعه، انرژی ذهنی بسیار زیادی از داوطلب گرفته و باعث کم شدن انگیزه فرد هم می ­گردد.

راه کار: از فردای روزی که کلاس آمادگی آزمون تمام شد تا روز آزمون، یک برنامه مطالعاتی جامع تهیه کنید، بازه ­های کنترلی را هفتگی قرار دهید. جزوات را بخش‌بندی کرده و تعیین کنید در هر هفته چه بخش­ هایی مطالعه خواهد شد و در نهایت زمان شرکت در آزمون­ های آزمایش چه موقع است. حتماً در برنامه خود تفریح، خواب مناسب و ذخیره احتیاطی هم در نظر بگیرید.

دلیل هفتم: عدم توجه به روش آموزشی مدرس

همه ما وقتی به یک پزشک یا وکیل مراجعه می ­کنیم، باید کاملاً به آن فرد اطمینان داشته باشیم و دستورات یا راهنمایی­های او را مو به مو اجرا نماییم، تا بیماری ما درمان و یا مورد حقوقی ما حل شود. داوطلبانی هم که به یک مدرس یا موسسه مراجعه می­ کنند، بایستی کاملاً با روش آن مدرس یا موسسه پیش بروند. بعضاً دیده شده داوطلبین حرف و نصیحت هر کسی از دوستان، همسایگان، همکاران و آشنایان را قبول می­ کنند، جز مدرسی که خود این فرایند را طی کرده و به ده ­ها یا صدها نفر دیگر هم کمک کرده است.

این اتفاق برای خود من چندین دفعه رخ داد، و وقتی از آن داوطلب سوال کردم، آیا با روش من پیش رفتید؟ آیا به آن گام­ هایی که برای شما توضیح دادم، پایبند بودید؟ پاسخ آن داوطلب «نه» بود. و در ادامه این را شنیدم که من فکر کردم باید آن کار را بکنم یا فلان کتاب و تست را هم باید استفاده کنم.

راه کار: به مدرس دوره آموزشی خود اطمینان کنید و روشی را که او برای شما تعیین کرده، مو به مو اجرا کنید. شکی نداشته باشید که موفق خواهید شد.

دلیل هشتم: اختصاص زمان زیاد

این مورد هم از آن اشتباهاتی است که می ­تواند به داوطلب لطمه بزرگی وارد کند. این تصور که من داوطلب، برای آزمون PMP یک یا دو سال وقت می ­گذارم و کاملاً پای ه­ای و اساسی بر استاندارد مسلط می ­شوم، اشتباه بوده و باید بگویم موضوع کاملاً بر عکس است. هر چه این فرایند را بیشتر طول دهید، بیشتر ادامه خواهد داشت و هیچ گاه آن شنبه موعود که قرار است درس خواندن را شروع کنیم، نمی ­آید.

تجربه خودم و دیگر دوستان مدرس، در این زمینه ثابت کرده که این سبک آزمون­ ها را باید به صورت ضربتی و بین سه تا حداکثر چهار ماه به نتیجه رساند (از زمان شرکت در دوره PMBOK تا روزی که قرار است آزمون اصلی داده شود). هر چه این زمان بیشتر طول بکشد، فشار و درگیری ذهنی بیشتری به داوطلب وارد می­ شود. حتی مواردی بوده که داوطلب، بعد از دو یا حتی سه سال نتوانسته کار را جمع کند و با تغییر ویرایش استاندارد مواجه شده است.

راه کار: کل فرایند را 3 تا حداکثر، 4 ماه در نظر گرفته و خود را در حالت اضطرار قرار دهید. بدین معنا که بعد از اتمام دوره آمادگی آزمون (یا حتی قبل تر از آن)، روز و تاریخ امتحان خود را تعیین کرده و در سایت آزمون ثبت نام کنید. اگر بدانید که قرار است که به عنوان مثال، 6 هفته دیگر آزمون دهید (سندرم دانشجویی)، این حالت اضطرار، انگیزه­ای قوی در فرد ایجاد کرده، تا با انرژی و قدرت بسیار بیشتری این مسیر چالشی را طی نماید

دلیل نهم: عدم توجه کامل در کلاس و چک کردن شبکه ­های اجتماعی

البته این مورد، بسیار ریشه­ ای بوده و روز به روز در جامعه امروز ما خطرناک تر می­ شود، و آن پدیده­ای است به نام شبکه­ های اجتماعی (مانند اینستاگرام، تلگرام، واتس آپ و …).

در دوره آموزشی آشنایی با استاندارد PMBOK، چیزی در حدود 600 صفحه مطلب در عرض 8 یا 9 روز، به داوطلب تدریس می­ شود، از آن چالشی تر، دوره آمادگی آزمون PMP است که هزاران نکته به داوطلب منتقل می­گردد. این حجم مطالب زیاد، اسامی جدید و مفاهیم جدید به شدت فرار بوده و نیازمند حضور ذهنی شش دانگ داوطلب در سر کلاس می ­باشد. در سال ­های اخیر شاهد این هستم که بعضی از داوطلبان به طور دائم در حال چک‌کردن شبکه­ های اجتماعی بوده و در اینستاگرام مشغول لایک کردن عکس­ ها می ­باشند. بعضی از بخش­ های استاندارد به شدت مفهومی بوده و با مطالعه چند باره متن استاندارد، ممکن است فهم کاملی از موضوع صورت نگیرد، لذا نیازمند فهم آن موضوع در سر کلاس است. حتی شاهد این هستم که فرد شرکت کننده در کلاس­ ها به صورت غیر ارادی موبایل خود را چک می­ کند و این موضوع باعث حواس پرتی آن فرد می‌شود. دانشجوی بسیار با انگیزه و توانمندی داشتم که اطمینان داشتم در آزمون قبول خواهد شد، ولی چت­ های دائمی ایشان در کلاس آمادگی آزمون و هواس پرتی­ های مکرر، باعث شد بهره لازم را از کلاس نبرد و در آزمون موفق نشود.

راه کار: مدیریت حضور در شبکه­ های اجتماعی بحث بسیار جدی و مفصلی بوده که در این نوشتار نمی­ گنجد. ذکر همین نکته کافی است که استفاده دائمی از آنها کاملاً اعتیاد آور است. پس اگر در هر کلاسی شرکت می­ کنید، موبایل خود را خاموش کرده یا در کیف خود قرار دهید و در زمان ­های استراحت بین کلاس­ ها، گوشی خود را چک کنید. باور کنید هیچ اتفاقی در آن دو ساعت رخ نمی­ دهد. شما حضور در شبکه­ های اجتماعی را کنترل کنید و اجازه ندهید یک اپلیکیشن شما را کنترل کند.