طراحی و پیاده‌سازی سیستم مدیریت طرح و پورتفولیو بر اساس استانداردهای روز دنیا (PMI,AXELOS)

Design & Implementation of Program & Portfolio Management System

آیا پروژه‌های سازمان شما بسیار بزرگ و پیچیده هستند؟
آیا پروژه‌های بزرگ سازمان شما، خود به چندین زیر پروژه تقسیم شده‌اند؟
آیا در سازمان خود در اجرای استراتژی‌ها با مشکل مواجه هستید؟
آیا در مدیریت منابع سازمانی و تخصیص آن به پروژه‌ها با چالش روبرو هستید؟
آیا برای کل سازمان و پروژه‌ها گزارشات یکپارچه وجود دارد؟
آیا در سازمان شما انتخاب صحیح پروژه‌ها که بیشترین همسویی را با استراتژی‌ها ایجاد کند، دچار مشکل است؟
از مدیریت طرح و پورتفولیو چه می‌دانید؟

سیستم جامع مدیریت پورتفولیو پروژه

بررسی دستاوردهای كشورهای توسعه یافته نشان می‌دهد كه رشد و توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی، با فراهم آمدن شرایط لازم در استفاده بهینه از تمام منابع تحقق می‌یابد. استفاده بهینه از منابع در گرو مدیریت هدفمند مجموعه‌ای از پروژه‌ها است که در قالب سبد پروژه دسته‌بندی می‌شوند.

سبد پروژه که اصطلاحاً آن را Project Portfolio می‌گوییم، مجموعه‌ای از پروژه‌ها، طرح‌ها و سایر کارهای مربوطه هستند که با توجه به اهداف استراتژیک کسب و کار با هم گروه‌بندی شده‌اند.

پروژه‌ها یا طرح‌های یک پورتفولیو، لزوماً به هم وابسته نیستند و این الزام نیز وجود ندارد که به طور مستقیم با یکدیگر مربوط شوند. پورتفولیو، شمایی از اجزای منتخب خود را ارائه می‌کند که این اجزاء اهداف استراتژیک سازمان را منعکس می‌سازند و بر آنها تأثیر می‌گذارند. بدین معنی که پرتفولیو مجموعه‌ای از طرح‌ها، پروژه‌ها، زیر‌پروژه‌ها، زیر پورتفولیوها و دیگر کارهای سازمانی، در یک مقطع زمانی است.

با این توضیح در مدیریت سبد پروژه بیشتر به دنبال چرایی انجام کارها هستیم تا چگونگی انجام آنها. چرا که منابع سازمان‌ها همواره محدود بوده و به همین دلیل مهم، ارزیابی، انتخاب، اولویت‌بندی و تخصیص منابع به انواع پروژه‌های ممکن سازمان اهمیتی فراوان دارد.

مدیریت پورتفولیو به مدیران ارشد این فرصت را می‌دهد که از هم‌راستایی پروژه‌های چینش شده با اهداف و استراتژی‌های سازمانی اطمینان حاصل نموده و سکان هدایت سازمان را در جهت رسیدن به چشم‌اندازهای ترسیم شده در دست داشته باشند.

همچون حرفه‌های دیگر، مدیریت پورتفولیو نیز از استانداردهای خاص خود برخوردار است که در میان آنها استاندارد منتشر شده توسط مؤسسه مدیریت پروژه (PMI)، بیشتر مورد توجه متخصصان امر قرار گرفته است.

مراحل طراحی و پیاده‌سازی سیستم جامع مدیریت پورتفولیو پروژه

هماهنگی‌های اولیه و ارائه آموزش‌های مقدماتی
تشکیل کارگروه مشترک مدیریت پورتفولیو پروژه‌ها
جلسه شروع رسمی (Kick Off Meeting)
مطالعه و بررسی میدانی سازمان
برگزاری جلسات با سازمان و شناخت وضعیت موجود
بررسی استراتژیک (تبدیل استراتژی‌های سازمانی به سبد پروژه‌ها)
بررسی حاکمیت پورتفولیو (بررسی ارتباطات بین لایه‌های مختلف سازمان با پورتفولیو)
بررسی فرایندهای سازمانی و تعیین فرایندهای پورتفولیو
بررسی چرخه عمر پروژه‌ها در سبد پروژه
بررسی زیرساخت‌های ارتباطی و اطلاعاتی
ارائه نقشه راه توسعه (برنامه‌های کوتاه مدت، میان‌مدت و بلندمدت)
آموزش‌های تکمیلی بر اساس شناخت وضعیت موجود
طراحی زیرساخت‌ها و نرم‌افزارهای مورد نیاز سیستم مدیریت پورتفولیو
طراحی ساختار استراتژیک پورتفولیو
تحلیل و تعیین پروژه‌های بهبود

نظام جامع مدیریت پورتفولیو به دغدغه‌های زیر پاسخ می‌دهد:

آیا اجرای استراتژی‌ها در سازمان به خوبی انجام می‌شود؟
آیا تمامی واحدهای سازمان به خوبی درگیر اجرای استراتژی‌های سازمان می‌شوند؟
بهترین ترکیب پروژه‌های بهبود در راستای استراتژی‌های سازمان چیست؟
ترکیب پورتفولیو سازمان من چگونه است؟ چه کسانی مدیر پورتفولیو هستند؟
آیا در سازمان من پروژه‌های درست تعریف می‌شود یا در مناقصات درست شرکت می‌کنم؟
منابع سازمانی را چگونه می‌توان برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کرد تا ضمن استفاده مطلوب با کمبود منابع روبرو نشویم؟
مدیریت نقدینگی در کل سازمان به خوبی انجام می‌شود؟
هزینه‌های بالاسری سازمان، به خوبی مدیریت می‌شوند؟

سیستم جامع مدیریت طرح پروژه

مدیریت طرح، به کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها در یک طرح است تا الزامات طرح برآورد شده و هم چنین منافعی حاصل شود که از طریق مدیریت تک تک اجزای طرح قابل دستیابی نیست. مدیریت طرح، همسو‌ نمودن چندین جزء را جهت دستیابی به اهداف طرح دربر می‌گیرد و این امکان را فراهم می‌کند تا هزینه، زمان و تلاشی بهینه یا یکپارچه داشته باشد.

یک طرح می‌تواند شامل زیر‌طرح‌ها، پروژه‌ها و کارهای جاری طرح باشد. اجزای تشکیل دهنده طرح، از طریق یک خروجی مشترک یا تحویل مجموعه‌ای از منافع، با یکدیگر مرتبط می‌شوند. مدیر طرح باید وابستگی‌های متقابل میان اجزای طرح را با فعالیت در ۵ حوزه مرتبط و وابسته عملکرد مدیریت طرح، یکپارچه و کنترل نماید. این ۵ حوزه عملکرد عبارت‌اند از: همسویی استراتژی طرح، مدیریت منافع طرح، مشارکت ذینفعان طرح، حاکمیت طرح و مدیریت چرخه حیات طرح.

مدیر طرح به وسیله این ۵ حوزه عملکرد مدیریت طرح، بر وابستگی‌های متقابل اجزای طرح نظارت و تسلط داشته و آنها را تحلیل می‌نماید تا بدین طریق رویکرد بهینه جهت مدیریت طرح و اجزای آن، تعیین شود. اقداماتی که با وابستگی‌های متقابل میان اجزای طرح مرتبط هستند می تواند شامل موارد زیر باشد:

اطلاع رسانی و گزارش‌دهی به ذینفعان به گونه‌ای که تمامی فعالیت‌های درون طرح انعکاس یابند.
پاسخ‌دهی پیشگیرانه به ریسکهایی که بر اجزای چندگانه طرح سایه افکنده‌اند.
همسو نمودن کلیه تلاش‌هایی که در طرح صورت می‌گیرد به سمت اهداف استراتژیک سازمانی، به گونه‌ای که این همسویی بر تک تک اجزاء خرد و کلان طرح تاثیر می‌گذارد.
بر طرف نمودن تاثیرات محدوده، هزینه، زمان، کیفیت و ریسک در داخل یک ساختار حاکمیت مشترک.
متناسب‌سازی فعالیت‌ها، فرآیندها و تعاملات مدیریت طرح به منظور توجه به تفاوت‌های فرهنگی، اقتصادی اجتماعی، سیاسی و زیست محیطی.

مراحل طراحی و پیاده‌سازی سیستم جامع مدیریت طرح پروژه

هماهنگی‌های اولیه و ارائه آموزش‌های مقدماتی
تشکیل کارگروه مشترک مدیریت طرح
جلسه شروع رسمی (Kick Off Meeting)
برگزاری جلسات با سازمان و شناخت وضعیت موجود
بررسی چرخه عمر پروژه‌ها و طرح‌های سازمان
طراحی فرایندهای همسویی استراتژیک طرح
طراحی فرایندهای مدیریت منافع طرح
طراحی فرایندهای مدیریت ذینفعان طرح
طراحی ساختار حاکمیتی طرح

تیم اصلی مشاوره فرتیک

مدیر پروژه طراحی و پیاده‌سازی سیستم مدیریت طرح و پورتفولیو کیست؟

فریدون فرداد

مدرس، سخنران و مشاور بهبود و بهره‌وری فردی و تحلیل کسب و کار، مدیریت پروژه، طرح، پورتفولیو، مدیریت پروژه چابک و تعالی سازمانهای پروژه محور
كارشناس مهندسی عمران و کارشناس ارشد مهندسی و مدیریت پروژه و ساخت از دانشگاه صنعتی امیرکبیر
مدیر PMO، مدرس و مدیر پروژه‌های موسسه مدیریت پروژه آریانا
مدیر EPMO شرکت ریل‌پرداز سیستم، مدیرPMO شرکت مهندسین مشاور سازه‌پردازی ایران
مشاور مدیریت پروژه شرکت‌های مهندسی رایز، داغ تکین، آریا همراه سامانه، کارگشا، گروه مهندسی صدر جهان و …
مدرس موسسه مدیریت پروژه آریانا، موسسه مطالعات انرژی، داتیس، راهبران پتروشیمی، خانه عمران، MBA سریرا
عضو موسسه PMI، انجمن مدیریت پروژه ایران و سازمان نظام مهندسی ساختمان استان تهران
عضو تیم بازنگری ویرایش‌های PMBOK 6,7 و استانداردهای مدیریت ریسک، تخمین و مدیریت زمانبندی PMI
عضو کمیته‌های گواهی‌نامه مشاوران، دلتا و جایزه ملی مدیریت پروژه ایران (انجمن مدیریت پروژه ایران)
دارای مدارک مدیریت پروژه PMP وRMP و PBA از موسسه مدیریت پروژه آمریکا (PMI)
دارای مدرك مدیریت پروژه PRINCE2 از OGC انگلستان
دارای مدرک مدیریت پروژه سطح C (IPMA-C) از انجمن بین‌المللی مدیریت پروژه (IPMA)
دارای مدرک مدیریت پروژه اسکرام مستر حرفه‌ای (PSM) از Scrum.org آمریکا
دارای مدرک مدیریت پروژه چابک SFC از موسسه PM Study آمریکا
دارای مدرک مدیریت پروژه چابک CASF از موسسه Skill Front آمریکا
دارای مدارک مدیریت مدیریت پروژه چابک SFPC, SMPC از موسسه CertiProf آمریکا
دارای گواهی‌نامه سطح A شایستگی مدیریت اتحادیه اروپا (EBCL*A)
دارای مدرک ارزیاب حرفه‌ای ICPA از IMI- ADC
دارای مدرک سر ممیزی ISO21500 از G-Certi
دارای مدرک ارزیاب حرفه‌ای مدل PM-Delta (OCB) از انجمن بین‌المللی مدیریت پروژه (IPMA)
سرارزیاب و ارزیاب جایزه تعالی مدیریت پروژه ایران (PEM) و جایزه ملی بهره‌وری و تعالی سازمانی (EFQM)
ارزیاب مستقل مدل بلوغ مدیریت پروژه پتروشیمی (CPM3)، ارزیاب سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001
10 سال سابقه خاص و متمرکز در مشاوره، تدریس و مدیریت دفاتر مدیریت پروژه (PMO)
تربیت بیش از 400 نفر از دارندگان مدارک PMP,PRINCE2,ICB و …
مدیر سیستم و کیفیت گروه پیمانکاری بام، مدیر کنترل پروژه و HSE شرکت مهندسین مشاور گذرراه
عضو تیم مولفین اولین کتاب مدل تعالی پروژه (PEM) در ایران
مدرس مورد تأیید و همکار آموزشی انجمن مدیریت پروژه ایران و سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی (مدرک TOT)
سابقه تدریس بیش از 450 دوره آموزشی در سازمانها و صنایع مختلف
ارایه مقالات و سخنرانی‌های متعدد علمی در كنفرانس‌های ملی و بین‌المللی