طراحی و پیاده‌سازی سیستم مدیریت هزینه بر اساس مدیریت ارزش کسب‌شده (EVMS)

درگذشته مدیران پروژه برای مقایسه هزینه‌های برنامه‌ریزی شده و هزینه‌های واقعی از دو پارامتر مخارج برنامه‌ریزی شده و مخارج واقعی استفاده می‌کردند. اما این اطلاعات برای درک رابطه بین کار انجام شده و هزینه صرف شده کافی نبود. مفهوم مدیریت ارزش کسب شده در سال 1966 ،زمانی که نیروی هوایی ایالات متحده آمریکا ارزش کسب شده را همراه با سایر برنامه‌ها و الزامات کنترلی روی برنامه‌های نیروی هوایی صادر کرد ،به یک رویکرد اساسی برای مدیریت پروژه تبدیل شد.در واقع مفهوم مدیریت ارزش کسب شده از نیاز به مدیریت بهتر برنامه‌های دفاعی پیچیده مانند موشک‌های بالستیک رشد کرد.

پیشگامان مدیریت ارزش کسب شده ارنست ارنی فیتز جرالد و سرهنگ دوم هانس (پیمانکار و مدیر اجرایی نیروی هوایی) بهترین شیوه‌های مدیریت در صنعت را به دست گرفتند و آنها را به عنوان 35 الزام برای سیستم‌های مدیریت صنعتی در سیاست دفاعی صادر کردند. از آن پس مقامات وزارت دفاع بکارگیری این سیستم را اجباری نمودند تا بدین وسیله ریسک هزینه‌های پروژه‌های اعمال مدیریت خود را کاهش دهند.مهمترین نتیجه بکارگیری اجباری سیستم موثر بر هزینه و برنامه (زمانبندی) پروژه‌های واگذار شده (تدارکات تجهیزات دفاعی) به پیمانکاران بود، که این مفهوم همان تفسیر تفصیلی ارزش کسب شده بود.

در این سیستم پیمانکاران ملزم بودند تا در ابتدا یک برنامه که شامل کمترین زمان و هزینه لازم برای اجرای قراردادهای تدارکاتی بود را به کارفرما ( وزارت دفاع )ارائه نمایند. به مدت ٣٠ سال بعنوان یک استاندارد و مبنای کنترل پروژه‌های ترتیب معیار مفروض بکار گرفته شد و به تبع آن جریان و دست اندرکاران پروژه ها در کشورهای دیگر نظیر کانادا ، استرالیا و سوئد نیز از آن اقتباس نمودند.امروزه مفهوم اصلی مدیریت ارزش کسب شده بیش از یک تکنیک مدیریت منحصر به فرد پروژه است و درواقع شامل 32 دستورالعمل است که مجموعه‌ای از الزامات را تعریف می کند که سیستم مدیریت پیمانکار باید برآورده کند. پیش بینی می شود که ٩٩% از پروژه‌ها در جهان از بکارگیری تکنیک ارزش کسب شده در مدیریت هزینه‌های پروژه ها امتناع می‌ورزند و برای ارزیابی وضعیت هزینه پروژه‌هایشان صرفاً به مقایسه هزینه‌های واقعی انجام شده با بودجه مصوب می پردازند. به نظر می‌رسد برای رفع این مشکل لازم است تا نهادهایی حرفه‌ای با ارائه الگوهایی فراگیر و ساده از ارزش کسب شده برای پروژه‌های مختلف اعم از عمرانی، تجاری و نظامی و یا بزرگ وکوچک به این مهم بپردازند.

تعریف مدیریت ارزش کسب شده (Earned Value Management System)

مدیریت ارزش کسب شده؛ یکی ازاساسی‌ترین تکنیک‌های مدیریت و کنترل هزینه است و روشی برای اندازه‌گیری و ارزیابی پیشرفت واقعی پروژه بر اساس کار انجام شده، زمان سپری شده و هزینه‌ها است.این روش کمک می‌کند که تا با مقایسه برنامه اولیه و پیشرفت واقعی میزان بهره‌وری پروژه مورد ارزیابی قرار گیرد. با تهیه تصویری گویا از وضعیت پروژه و محاسبه مقدار ارزش بدست‌آمده، می‌توان برنامه اولیه را با وضعیت واقعی انجام امور مقایسه کرد و به ارزیابی روشن‌تری از روند پیشرفت پروژه دست‌ یافت.

ویژگی‌های اساسی از اجرای مدیریت ارزش کسب شده به این صورت است:

• اندازه‌گیری پیشرفت پروژه
• نشان دادن تکامل زمانی و هزینه پروژه
• راهی است برای ثابت نگه داشتن انحراف معیارهای هزینه و پروژه

پیاده‌سازی مدیریت ارزش کسب شده برای پروژه‌های بزرگ و پیچیده شامل بسیاری از ویژگی‌های بیشتر، از جمله شاخص‌ها و پیش‌بینی از عملکرد هزینه (بیش از بودجه و یا در بودجه) و عملکرد برنامه (عقب‌تر از برنامه و یا جلوتر از برنامه) مفید می‌باشد. با این حال، اساسی‌ترین شرط سیستم مدیریت ارزش کسب شده بررسی پیشرفت آن با استفاده از ارزش برنامه‌ریزی شده و ارزش کسب شده است. برای اجرای این تکنیک به 5 مرحله اولیه نیاز است.

• شناخت کامل محدوده پروژه و تهیه ساختار شکست کار (WBS) پروژه
• تعیین فعالیت‌های پروژه با حفظ محدوده و یکپارچگی پروژه
• زمان‌بندی فعالیت‌ها و تنظیم پیشنیازی‌ و پس‌نیازی‌ها
• تخصیص منابع و هزینه‌ها به فعالیت‌ها
• تجزیه و تحلیل کل داده‌ها و تنظیم زمان‌بندی کل پروژه

زمانی که سیستم مدیریت ارزش کسب شده در پروژه اجرا می‌شود هم برای پیمانکار و هم برای کارفرما مزایای قابل توجهی دارد.تعیین میزان پیشرفت پروژه و مقایسه با برنامه اولیه همواره از دغدغه‌های مدیران پروژه بوده و خواهد بود و شاید بتوان به صراحت گفت که کنترل عملکرد پروژه با شیوه مدیریت ارزش کسب شده کارآمدترین و معمول ترین روش کنترل عملکرد پروژه ها می‌باشد.از مزایای به کارگیری این تکنیک می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

• بهبود روند برنامه‌ریزی
• ادغام عملکرد فنی و برنامه زمانی و هزینه
• ایجاد مسئولیت‌های شفاف برای کار
• هشدار و تجزیه تحلیل زود هنگام درباره مشکلات احتمالی درآمدی
• ارائه گزارش دقیق‌تر از هزینه و تأثیر برنامه‌های مربوط به مشکلات شناخته شده
• افزایش توانایی ارزیابی فنی، برنامه، هزینه، تجزیه و تحلیل سیستم‌ها و عوامل خطر
• محاسبه میزان پیشرفت پروژه از جهات مختلف یعنی هزینه ، زمان و محدوده پروژه بطور همزمان و تلفیقی
• پایه و اساس اقدامات اصلاحی
• سریع‌ترین نمایانگر روند، مسائل و مشکلات پروژه
• ارائه تصویری دقیق از وضعیت پروژه
• پیش‌بینی هزینه‌های نهائی پروژه
• اهداف مشترک و دو جانبه تأمین‌کنندگان و مشتریان پروژه را برآورد می‌سازد

• ارائه آموزش‌های لازم در زمینه آشنایی با مفاهیم مدیریت هزینه و ارزش کسب شده
• ارزیابی سیستم مدیریت پروژه سازمان
• طراحی دستورالعمل‌ها و فرایندهای مرتبط با مدیریت ارزش کسب شده
• تعریف مراکز هزینه مشترک بین واحدهای برنامه‌ریزی و مالی سازمان
• پیاده‌سازی سیستم مدیریت ارزش کسب شده در یک پروژه پایلوت