طراحی و پیاده‌سازی سیستم جامع برنامه‌ریزی و کنترل پروژه (تهیه گزارشات روزانه، هفتگی و ماهانه)

کنترل پروژه (Project Control) عبارت است از: «جمع‌آوری داد‌ه‌ها، مدیریت و فرآیندهای تحلیلی که برای پیش‌بینی، درک و تأثیرگذاری بر نتایج، زمان و هزینه یک پروژه یا برنامه می‌باشد که مورد استفاده قرار می‌گیرد.» هدف نهایی کنترل پروژه، مدیریت کار در هر مرحله از چرخه تحویل و آماده‌سازی پروژه برای مرحله بعدی است. این اصطلاح شامل افراد، فرآیندها و ابزارهایی است که برای برنامه‌ریزی، مدیریت و کاهش برنامه‌های مربوط به هزینه و هرگونه رویداد خطرآفرینی در نظر گرفته شده است. بنابراین می‌توان گفت :«موفقیت در یک پروژه به نحوه کنترل آن بستگی دارد».

افزایش ارتباطات و فناوری‌های ارتباطی باعث شده تا مرزهای رقابت شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی مرزهایی جهانی گردد، همچنین پیشرفت سریع علوم و تغییرات شدید فناوری باعث شده تا فضای بازارهای جهانی فضایی پویا و دست‌خوش تغییرات مداوم باشد. از این رو امروزه افزایش سرعت انطباق با نیازمندی‌‌های بازار به‌عنوان اصلی اجتناب ناپذیر  در عرصه رقابت از سوی تمامی سازمان‌ها و مؤسسات پیشرو  تلقی می‌گردد.

ایجاد فضاهای جهانی رقابت و در پی آن افزایش حجم مبادلات تجاری بین‌المللی و متناسب با آن افزایش ارتباطات میان ملل مختلف، تمامی دست‌اندركاران بازار جهانی را به‌سوی ایجاد سیستم‌های یكپارچه با تعاریف ثابت و مورد پذیرش همگان سوق داده است. در همین راستا ایجاد استانداردهای مدیریتی و برقراری نظام‌های مدیریتی نوین، روز به روز جایگاه مستحكم‌تری به‌خود گرفته و این امر امروزه نه به‌عنوان یك اختیار بلكه الزامی برای ادامه حیات بنگاه‌های اقتصادی می‌باشد.

تنوع و گستردگی ناشی از تغییرات پیش‌گفته و همچنین تخصصی شدن بسیاری از فعالیت‌ها از یك سو و سیاست تمامی شركت‌ها مبنی بر اجتناب از گسترش بی‌مورد تشکیلاتی و سازمانی از سوی دیگر باعث شده تا سازمان‌های امروزی استراتژی «واگذاری خدمات به منابع خارج از تشکیلات خود» را برگزینند تا بدین ترتیب ضمن حفظ و صیانت از اصول کاری خود، به سازمانی چالاک‌تر و پویاتر دست یابند.

تأملی بر شرکت‌های پروژه‌محور و بررسی توانایی‌های آنها در مدیریت و کنترل منسجم پروژه‌ها نشان می‌دهد که این گونه شرکت‌ها برای ارتقاء قابلیت‌های مدیریتی در پروژه‌های خود نیازمند اتخاذ روش‌هایی حرفه‌ای هستند که از طرق زیر حاصل می‌شود:

استفاده از خدمات برنامه‌ریزی و کنترل پروژه

این سطح مناسب شرکت‌های کوچک یا شرکت‌هایی است که پروژه‌های کوچک و معدودی دارند. این خدمات توسط افراد و شرکت‌های حرفه‌ای و تخصصی ارائه می‌گردد.

ایجاد واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه

با توسعه سازمان‌ها، ایجاد دفاتر برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در درون سازمان‌ها ضرورت می‌یابد. وظیفه این دفاتر بستر‌سازی جهت اجرای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه حرفه‌ای و ایجاد وحدت رویه در برنامه‌ریزی و کنترل کلیه پروژه‌های سازمان است.

طراحی و پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO)

سازمان‌های پیشروتر نیازمند آن هستند که از سطح برنامه‌ریزی و کنترل پروژه فراتر رفته و فرایندهای مدیریت پروژه خود را سامان بخشند. دفاتر مدیریت پروژه (PMO) وظیفه استانداردسازی مدیریت پروژه و هدایت سازمان به سمت مدیریت پروژه حرفه‌ای را بر عهده دارند.

فرآیندها و اصول زیر برای دستیابی به اهداف در کنترل پروژه استفاده می‌شوند:

• گردآوری داده‌های واقعی
• مقایسه برنامه و واقعیت
• تعریف و تحلیل انحرافات
• هشدارهای زودرس
• برآورد عواقب
• پیشنهادات مربوط به اقدامات اصلاحی
• مشارکت و نظارت بر اجرای این اقدامات

بنابراین اصول بنیادین برنامه ریزی و کنترل پروژه شامل: جهت‌گیری زمانی، هشدار زودهنگام، هماهنگی و تصمیم گیری مناسب می‌باشد.

• بررسی و شناخت وضعیت موجود، تحلیل نیازمندی‌های سازمان و پروژه و آنالیز فاصله (Gap Analysis)
• ارائه و اجرای آموزش‌های مورد نیاز (آموزش‌های تئوری، عملی و نرم‌افزارها)
• طراحی (باز طراحی) ساختار واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
• طراحی نظام برنامه‌ریزی و کنترل پروژه به همراه تهیه کلیه دستورالعمل‌ها، فرم‌ها و گزارشات مورد نیاز
• اسقرار و پیاده‌سازی نظام برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در یک پروژه‌ها

• تهیه ساختار شکست پروژه (WBS) در سطح کلی و تفصیلی
• تهیه لیست فعالیتهای پروژه به همراه تعیین مایل‌استون‌ها
• تعیین وزن فیزیکی (F) هر فعالیت
• تهیه انواع نمودارهای پیشرفت (S-Curve)
• تهیه برنامه‌زمانبندی با نرم‌افزارهای MSP یا PRIMAVERA
• تهیه ساختار هزینه پروژه (CBS)
• تهیه برنامه های جبرانی برای پروژه‌هایی که تأخیر دارند
• تهیه سیستم اندازه‌گیری پیشرفت پروژه (PMS) و به روزرسانی آن در حین اجرا
• تهیه انواع گزارشات تحلیلی پروژه
• تهیه لایحه توجیه تأخیرات پروژه