ارزیابی بلوغ پروژهها، عارضهیابی و شناخت سازمان
(تهیه گزارش Gap Analysis) بر اساس مدلهای بلوغ و تعالی
Assess The Maturity of Projects & Organization Based on Maturity & Excellence Models
مقدمه
در دنیای پر از رقابت کنونی دیگر نمیتوان به شیوه های سنتی کارها را به پیش برد. سازمانها در این دوران ناگزیر از بکارگیری پروژهها هستند تا بتوانند از این طریق جایگاه خود را حفظ کنند و به فعالیتهای خود تداوم بخشند. اما سئوال مهمی که پیش میآید این است که چگونه میتوان فرآیندهای مدیریت پروژه را به صورت کارا و اثربخش به انجام رساند. به عبارتی، چگونه می توان پروژههای درست را انتخاب کرده و آنها را با موفقیت به پایان رساند.
از شروع برنامه سوم توسعه و رشد سرمایهگذاری در طرحها و پروژههای نیروگاهی و صنایع نفت و گاز و پتروشیمی، افزایش یافته است و نقش شرکتهای مهندسی مشاور، پیمانکاران اجرایی و سازندگان در اجرای پروژههای مذکور مورد تأکید بیشتری قرار گرفته است. اکنون سازمانها در تلاش برای پیمودن مسیر توسعه صنعتی بوده و شرایط رقابتیتری را تجربه خواهند نمود. از این رو توسعه دانش مدیریت پروژه در سازمانها گامی مهم و ارزنده در توسعه توانمندی آنها برای توفیق در عرصه بازار رقابتی میباشد.
در چنین شرایطی ضرورت استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه بیشتر میشود تا افراد بتوانند در محیطی آزاد با تمام وجود، مسئولانه تلاش کنند و مدیران پروژهها قادر باشند پروژهها را با زمان و هزینهای قابل قبول و مناسب به سرانجام برسانند. با توجه به موارد فوق توجه به وضعیت سازمانها از منظر میزان بلوغ و بلوغ آنها امری ضروری و اجتناب ناپذیر میباشد.
بوجود آمدن استانداردهای مدیریت پروژه از اواسط دهه 1980 را میتوان نقطه عطفی در دانش مدیریت پروژه دانست. این استانداردها تلاش میکنند تا موفقیت پروژهها را بیشتر کنند اما هیچ استانداردی بدون بهبود زنده نیست و استانداردهای مدیریت پروژه نیز از این قاعده مستثنی نیستند. دست اندرکاران مدیریت پروژه همواره در تلاش هستند تا استانداردهای بهتری ارائه کنند.
با توجه به رویکرد اکثر سازمانها به شناخت عمیقتر از مقوله مدیریت پروژه و تلاش آنان در کاربرد هر چه بیشتر این دانش و ارتقاء سطح فرهنگ سازمانی مدیریت پروژه، ضرورت ارائه روشی جهت ارزیابی وضعیت سازمانها از منظر میزان بلوغ سازمانی در مدیریت پروژه، به منظور شناسایی نقاط ضعف و قوت واجرای مراحل مسیر رشد و بلوغ آنها و همچنین تبیین راهکارهای اجرایی در ایجاد رابطه اثربخش این پروژه ها با استراتژی های کلیدی سازمان، بیشتر احساس می شود.
پس از ارائه اولین مدلهای بلوغ در اوایل دهه 1990 (در حوزه نرم افزاری) صاحب نظران مدیریت پروژه به این فکر افتادند که میتوان از این مدلها به عنوان روشهایی گام به گام برای بهبود عملکرد پروژهها استفاده کرد. به این معنا که استانداردهای مدیریت پروژه را میتوان به عنوان پایگاه دانش و مدلهای بلوغ را بعنوان ابزار ارزیابی و بهبود در نظر گرفت. اما باید دقت نمود که بکارگیری یک مدل بلوغ مناسب به عنوان یک متدولوژی که مناسب فرهنگ سازمانی و راه و رسم کاری یک سازمان خاص باشد بسیار با اهمیت است و در صورت عدم وجود آن، پروژه ها و به دنبال آن سازمان با چالشهای فراوان روبه رو خواهد شد.
ضمن اینکه مدلهای بلوغ، علاوه بر تعیین نقاط قوت و ضعف سازمان، زمینه را برای الگوبرداری سازمان فراهم میکند و آنها را به سوی فرایند محوری سوق میدهند. همچنین این مدلها میتوانند برای شرکتها در افق کوتاه مدت مزیت رقابتی در فضای کسب و کار ایجاد کنند. بنابراین طی سالهای اخیر تلاش گستردهای جهت ارائه روشهای سیستماتیک جهت ارزیابی میزان بلوغ مدیریت پروژه در سازمانها صورت گرفته است.
مفهوم بلوغ
لغت نامه وبستر واژه «بلوغ» را این گونه تعریف میکند: پختگی یا رسیدن به وضعیت طبیعی کامل یا حداکثر توسعه یافتگی. «بلوغ» کیفیت و یا پختگی را بیان میدارد. اگر ما مفهوم بلوغ را در مورد سازمان بكار ببریم آنگاه حالتی را بازگو میكند كه سازمان در آن به وضعیت كاملی در دستیابی به اهداف خود رسیده است .در این صورت بلوغ پروژه به این معنی است كه سازمان در وضعیت بسیار خوب پروژههای خود را به انجام می رساند.
بنابراین هرگاه فرد یا سازمانی در راه راست، پایداری و ایستادگی كرد و سعی نمود در مسیر رشد خود به گمراهی نیفتد میگوییم آن فرد یا سازمان در حال بالغ شدن است. این پویندگی، شتاب، به هر سو رفتن و جستجو کردن، نشانه زنده بودن سازمان و از طرفی ضامن بقای آن است. سازمان اگر چه نیازمند ثبات است از تحول گریزی هراسی ندارد و باید همواره به دنبال نواندیشی، نوگرایی، نوآوری و رونق باشد. قالب كنونی سازمان ثابت به نظر میرسد، اما روح آن است كه در دشتهای پهناور و اندیشه و دریاهای باز فكر سیر میكند.
بدین ترتیب بلوغ یعنی ناآرامی، تكاپو، نوخواهی، تحرك، بلندپروازی و شور، به خود متكی بودن، بودن را بر سازمان نسبت دادن نه سازمان را بر بودن مستهلك نمودن، در بلوغ، مفهوم خودمختاری، آزادی و مسئولیت مستتر است، اراده و خواست نو پنهان است. بلوغ یعنی اهل عمل و چالشگری و خواهان قدرت و غلبه بودن، بلوغ به معنای از دور و مبهم و غریب نترسیدن، با موقعیتهای ناآشنا دمساز شدن، به مكانهای غیرقابل تصور یورش بردن.
سازمان بالغ، آیندهنگر است با استفاده از یافتهها و تحقیق و پژوهش فعال و فعال مستمر محیط اطراف را میشناسد و حوادث را پیشبینی میكند. با طرح و اجرای نقشههای بلندمدت اصلاحی و اتخاذ سیاستهای وسیع به تامین مصالح آینده همت میگمارد. سازمان بالغ به زایش و افزایش دانش، اهمیت میدهد و آن را جداً مظهر دوام و بقای خویش میداند.
در دنیای واقعی نمیتوان سازمانهای کاملاً بالغ را پیدا نمود، هیچ كس به حداكثر توسعه یافتگی دست نیافته است و دست نخواهد یافت .از اینرو صحبت در مورد درجه قطعی بلوغ و تلاش برای اندازهگیری یا مشخص كردن ویژگیهای بلوغ یك مساله قراردادی است. اندازهگیری بلوغ شاید بیش از آنکه یک مسئله عینی باشد موضوعی ذهنی است. تمرکز بسیاری از مهمترین کارهایی که در مورد بلوغ پروژه به انجام رسیده است بر عملکردهای وظیفه ای سازمانها و افراد دخیل در پروژه است. برای ما این مسأله تنها تفسیر محدود از معنایی است که بلوغ باید داشته باشد.
مدلهای بلوغ و ویژگیهای آنها
مدیریت پروژه دیگر به معنای ساده خود یعنی توانمند و ماهر شدن در زمینه مدیریت یک پروژه منفرد نیست. مسائلی مهمتر از آن وجود دارند. سازمانها پروژههای زیادی را در دست میگیرند و بنابراین نیازمند مجموعهای توانمندیها، فرآیندها، سیستمها و ساختارهایی هستند تا بتوانند پروژههای صحیحی را بپذیرند و از آنها پشتیبانی کنند تا به موفقیتهای مداوم دست یابند. بنابراین برای اندازهگیری این توانمندیها، فرآیندها، سیستمها و ساختارها از مدلهای بلوغ مدیریت پروژه استفاده میشود. تعاریف مختلف در مورد مدلهای بلوغ وجود دارد. از آن جمله: موسسه مدیریت پروژه آمریکا (PMI) مدل بلوغ را دارای سه ویژگی میداند:
1- روشها و ابزار برای تسهیل نمودن ارزیابی
2- روشهایی برای مشخص نمودن کاستیها
3- ارائه راههای بهبود
از دهه 1980 ارائه استانداردهایی برای مدیریت مناسبتر پروژهها آغاز شد كه نقطه عطفی در دانش مدیریت پروژه به حساب میآید. این استانداردها تلاش میكنند تا پروژهها را در چارچوبها و قالبهایی نظاممند هدایت كنند. با ارائه استانداردهای مختلف مدیریت پروژه و اقبال عمومی افراد و سازمانهای پروژه محور به آنها، دستاندركاران مدیریت پروژه به این فكر افتادند كه چارچوبهایی گام به گام برای پیشبرد اصول مدیریت پروژه ارائه کرده و الگویی برای سنجش و ارزیابی سازمانها در تحقق اهداف پروژه ها بیابند. تدوین مدلهای بلوغ، به این منظور بود. هرچند عمر مدلهای بلوغ مدیریت پروژه چندان زیاد نیست و از دهه 1990 شاهد ارایه و معرفی مدلهای تعالی و بلوغ پروژهها هستیم، لیکن بدلیل رقابت فشرده مجریان پروژهها در تحقق موفقیت پروژهها؛ تمایل روزافزونی برای استفاده از مدلهای بلوغ در سازمانهای مختلف پروژه محور مشاهده میشود و هر روز مدلهای تازهای به این مجموعه اضافه میشوند.
با ظهور مدلهای بلوغ و تعالی پروژه این مدلها در پیوند با معیارهای موفقیت پروژه تلاش نمودند تا با استفاده از یك روش گام به گام پروژه ها و یا سازمانهای پروژه محور را در كسب موفقیت یاری دهند. پس از ارائه اولین مدلهای بالندگی در اوایل دهه 1990 در صنعت IT، صاحبنظران مدیریت پروژه به این فكر افتادند كه میتوان از این مدلها به عنوان روشهایی گام به گام برای بهبود عملكرد پروژهها استفاده كرد. در این راستا برخی از محققین پیشنهاد دادند که استانداردهای مدیریت پروژه به عنوان مبنای مدلهای بلوغ درنظر گرفته شوند.
جمعبندی بررسیهای پیشین نشان داد، مدلهای بلوغ مرتبط با پروژهها که عمدتاً در طول دهه اول قرن بیست و یک توسعه یافتهاند به سه دسته تقسیم می شوند:
۱- مدلهای بلوغ سازمانهای پروژه محور
۲- مدلهای تعالی پروژه
۳- مدلهای ارزیابی تعالی وشایستگی افراد تیم پروژهها
در تمامی این مدلها، سعی میگردد بر اساس تجارب و تئوریهای مورد پذیرش الگویی ساختار یافته از بهترین نحوه عملكرد، بر اساس برداشت طراحان مدل، ارائه گشته و سپس كاركرد سازمان در آن حیطه خاص با الگوی طراحی شده مورد مقایسه قرار گیرد.
میتوان گفت مدلها بهترین عملكرد ممكن، در یك موضوع خاص را تعریف و سعی بر ارائه معیارهای مناسبی جهت ارزیابی مینمایند و اساساً اولین هدف مدلهای بلوغ، ارزیابی سازمان در قیاس با بهترین عملكرد ممكن در دامنه موضوع مورد بحث میباشد. به عبارت دیگر مدلهای بلوغ، فرایندهای سنجش و ارزیابی میباشند و سازمانها میتوانند از این مدلها جهت ورود به مراحل بالاتری از عملكرد مناسب كمك بگیرند.
این مدلها، در صورت صحت كاركرد، میتوانند فرایندهایی كه استفاده از آنان ارزش افزوده بیشتری به سازمان منتقل كرده و موفقیت بیشتر سازمان را تضمین می نمایند شناسایی كنند. میتوان مدل بلوغ را با سه وجه زیر توصیف کرد:
۱- لیستی كه اهم وظایفی را كه سازمان در رابطه با آن موضوع خاص باید انجام دهد بطور خلاصه بیان میكند،
۲- نقشهای كه بر اساس وظایف فوقالذكر فعالیتهای مورد نیاز و توالی منطقی بین آنها جهت دستیابی به اهداف را نمایش میدهد.
3- ابزار اندازهگیری و سنجش صحت كاركرد فرایندها كه به منظور ارزیابی نحوه انجام فعالیتها و فرایندها و بهسازی نحوة اجرای آنها مورد استفاده قرارمیگیرد.
گامهای ارزیابی بلوغ سازمان، عارضهیابی و شناخت سازمان
- برگزاری جلسه و مصاحبه با مدیران و کارشناسان شرکت
- بررسی ساختار سازمانی شرکت
- بررسی پروژه/ پروژههای موجود شرکت
- بررسی وضعیت فعلی سیستم مدیریت پروژه
- شناسایی خواستهها و انتظارات شرکت (کارفرما) در توسعه نظام مدیریت پروژه و آموزشهای مورد نیاز
- ارزیابی توسط حداقل سه ارزیابی حرفهای با توجه به اطلاعات اخذ شده از سازمان
- تعیین سطح بلوغ سازمان و پروژه بر اساس مدل بلوغ توافق شده
- تهیه گزارش فاز شناخت (تعیین سطح بلوغ مدیریت پروژه و ارائه راه کارهای بهبود)
- ارائه فهرستی از سیستمهای مدیریتی، نرم افزاری و سخت افزاری، دستورالعملها و آئیننامههای مورد نیاز
- تعین و ارائه نقش راه سازمان و پروژه
تیم اصلی مشاوره فرتیک
مدیر پروژه ارزیابی بلوغ پروژهها، عارضهیابی و شناخت سازمان (تهیه گزارش Gap Analysis) بر اساس مدلهای بلوغ و تعالی کیست؟
فریدون فرداد
- مدرس، سخنران و مشاور بهبود و بهرهوری فردی و تحلیل کسب و کار، مدیریت پروژه، طرح، پورتفولیو، مدیریت پروژه چابک و تعالی سازمانهای پروژه محور
- كارشناس مهندسی عمران و کارشناس ارشد مهندسی و مدیریت پروژه و ساخت از دانشگاه صنعتی امیرکبیر
- مدیر PMO، مدرس و مدیر پروژههای موسسه مدیریت پروژه آریانا
- مدیر EPMO شرکت ریلپرداز سیستم، مدیرPMO شرکت مهندسین مشاور سازهپردازی ایران
- مشاور مدیریت پروژه شرکتهای مهندسی رایز، داغ تکین، آریا همراه سامانه، کارگشا، گروه مهندسی صدر جهان و …
- مدرس موسسه مدیریت پروژه آریانا، موسسه مطالعات انرژی، داتیس، راهبران پتروشیمی، خانه عمران، MBA سریرا
- عضو موسسه PMI، انجمن مدیریت پروژه ایران و سازمان نظام مهندسی ساختمان استان تهران
- عضو تیم بازنگری ویرایشهای PMBOK 6,7 و استانداردهای مدیریت ریسک، تخمین و مدیریت زمانبندی PMI
- عضو کمیتههای گواهینامه مشاوران، دلتا و جایزه ملی مدیریت پروژه ایران (انجمن مدیریت پروژه ایران)
- دارای مدارک مدیریت پروژه PMP وRMP و PBA از موسسه مدیریت پروژه آمریکا (PMI)
- دارای مدرك مدیریت پروژه PRINCE2 از OGC انگلستان
- دارای مدرک مدیریت پروژه سطح C (IPMA-C) از انجمن بینالمللی مدیریت پروژه (IPMA)
- دارای مدرک مدیریت پروژه اسکرام مستر حرفهای (PSM) از Scrum.org آمریکا
- دارای مدرک مدیریت پروژه چابک SFC از موسسه PM Study آمریکا
- دارای مدرک مدیریت پروژه چابک CASF از موسسه Skill Front آمریکا
- دارای مدارک مدیریت مدیریت پروژه چابک SFPC, SMPC از موسسه CertiProf آمریکا
- دارای گواهینامه سطح A شایستگی مدیریت اتحادیه اروپا (EBCL*A)
- دارای مدرک ارزیاب حرفهای ICPA از IMI- ADC
- دارای مدرک سر ممیزی ISO21500 از G-Certi
- دارای مدرک ارزیاب حرفهای مدل PM-Delta (OCB) از انجمن بینالمللی مدیریت پروژه (IPMA)
- سرارزیاب و ارزیاب جایزه تعالی مدیریت پروژه ایران (PEM) و جایزه ملی بهرهوری و تعالی سازمانی (EFQM)
- ارزیاب مستقل مدل بلوغ مدیریت پروژه پتروشیمی (CPM3)، ارزیاب سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001
- 10 سال سابقه خاص و متمرکز در مشاوره، تدریس و مدیریت دفاتر مدیریت پروژه (PMO)
- تربیت بیش از 400 نفر از دارندگان مدارک PMP,PRINCE2,ICB و …
- مدیر سیستم و کیفیت گروه پیمانکاری بام، مدیر کنترل پروژه و HSE شرکت مهندسین مشاور گذرراه
- عضو تیم مولفین اولین کتاب مدل تعالی پروژه (PEM) در ایران
- مدرس مورد تأیید و همکار آموزشی انجمن مدیریت پروژه ایران و سازمان مدیریت و برنامهریزی (مدرک TOT)
- سابقه تدریس بیش از 450 دوره آموزشی در سازمانها و صنایع مختلف
- ارایه مقالات و سخنرانیهای متعدد علمی در كنفرانسهای ملی و بینالمللی
Fereydoun Fardad
Consultant, Coach and Trainer
مراجع:
«مدل تعالی پروژه (PEM): راهنمای جامع و کاربردی»، مجید فراهانی، فریدون فرداد، امیرحسین خامنه، انتشارات آریانا قلم
مشتریان
سازمانهایی که افتخار آشنایی و همکاری با آنها را داشتهام