ارزیابی بلوغ پروژه ها، عارضه‌یابی و شناخت سازمان

لغت‌نامه وبستر واژه «بلوغ» را این‌گونه تعریف می‌­کند: «پختگی یا رسیدن به وضعیت طبیعی کامل یا حداکثر توسعه‌یافتگی». «بلوغ» کیفیت و یا پختگی را بیان می‌­دارد. اگر ما مفهوم بلوغ را در مورد سازمان به كار ببریم؛ آن‌گاه حالتی را بازگو می‌­كند، كه سازمان در آن به وضعیت كاملی در دستیابی به اهداف خود، رسیده است. در این صورت «بلوغ پروژه» به این معنی است، كه سازمان در وضعیت بسیار خوب، پروژه‌های خود را به انجام می‌رساند.

بنابراین هرگاه فرد یا سازمانی در راه راست، پایداری و ایستادگی كرد و سعی نمود؛ در مسیر رشد خود به گمراهی نیفتد؛ می‌­گوییم آن فرد یا سازمان در حال بالغ شدن است. این پویندگی، شتاب، به هر سو رفتن و جستجو کردن، نشانه‌ زنده بودن سازمان و از طرفی ضامن بقای آن است.

سازمان اگرچه نیازمند ثبات است؛ از تحول، گریز و هراسی ندارد و باید همواره به دنبال نواندیشی، نوگرایی، نوآوری و رونق باشد. قالب كنونی سازمان ثابت به نظر می‌رسد؛ اما روح آن است كه در دشت‌های پهناور اندیشه و دریاهای باز فكر سیر می‌كند.

بدین ترتیب، بلوغ یعنی ناآرامی، تكاپو، نوخواهی، تحرك، بلندپروازی و شور، به خود متكی بودن، «بودن» را بر سازمان نسبت دادن نه سازمان را بر «بودن» مستهلك نمودن. در بلوغ، مفهوم خودمختاری، آزادی و مسئولیت مستتر است؛ اراده و خواست نو پنهان است. بلوغ یعنی اهل عمل و چالشگری و خواهان قدرت و غلبه بودن، بلوغ به معنای از دور و مبهم و غریب نترسیدن، با موقعیت‌های ناآشنا دمساز شدن، به مكان‌های غیرقابل تصور یورش بردن.

سازمان بالغ، آینده‌نگر است. با استفاده از یافته‌ها و تحقیق و پژوهش فعال و فعالیت مستمر، محیط اطراف را می‌شناسد و حوادث را پیش‌بینی می‌كند. با طرح و اجرای نقشه‌های بلندمدت اصلاحی و اتخاذ سیاست‌های وسیع، به تامین مصالح آینده همت می‌گمارد. سازمان بالغ به زایش و افزایش دانش، اهمیت می‌دهد و آن را جداً مظهر دوام و بقای خویش می‌داند.

در دنیای واقعی نمی­‌توان سازمان‌های کاملاً بالغ را پیدا نمود؛ هیچ‌كس به حداكثر توسعه‌یافتگی دست نیافته است و دست نخواهد یافت. از این رو صحبت در مورد درجۀ قطعی بلوغ و تلاش، برای اندازه‌­گیری یا مشخص كردن ویژگی‌های بلوغ، یك مسأله قراردادی است.

اندازه‌­گیری بلوغ شاید بیش از آنکه یک مسئله عینی باشد؛ موضوعی ذهنی است. تمرکز بسیاری از مهم‌ترین کارهایی، که در مورد بلوغ پروژه به انجام رسیده است؛ بر عملکردهای وظیفه‌ای سازمان‌ها و افراد دخیل در پروژه است. برای ما این مسأله تنها تفسیر محدود از معنایی است، که بلوغ باید داشته باشد.

مدیریت پروژه دیگر به معنای سادۀ خود، یعنی توانمند و ماهر شدن در زمینه مدیریت یک پروژه منفرد نیست. مسائلی مهم‌تر از آن وجود دارند. سازمان‌ها، پروژه‌های زیادی را در دست می‌­گیرند و بنابراین نیازمند مجموعه‌ای توانمندی‌ها، فرآیندها، سیستم‌ها و ساختارهایی هستند؛ تا بتوانند پروژه‌های صحیحی را بپذیرند و از آنها پشتیبانی کنند؛ تا به موفقیت‌های مداوم دست یابند.

بنابراین برای اندازه‌­گیری این توانمندی‌ها، فرآیندها، سیستم‌ها و ساختارها از مدل‌های بلوغ مدیریت پروژه استفاده می‌­شود. تعاریف مختلف در مورد مدل­‌های بلوغ وجود دارد. از آن جمله، «موسسه مدیریت پروژه آمریکا (PMI)» مدل بلوغ را دارای سه ویژگی می‌داند:

1. روش‌ها و ابزار برای تسهیل نمودن ارزیابی
2. روش‌هایی برای مشخص نمودن کاستی‌ها
3. ارائه راه‌های بهبود

از دهه 1980 ارائه استانداردهایی، برای مدیریت مناسب‌تر پروژه‌ها آغاز شد، كه نقطه عطفی در دانش مدیریت پروژه به حساب می‌آید. این استانداردها تلاش می‌­كنند؛ تا پروژه‌ها را در چارچوب‌ها و قالب‌هایی نظام‌مند هدایت كنند.

با ارائه استانداردهای مختلف مدیریت پروژه و اقبال عمومی افراد و سازمان‌های پروژه‌محور به آن‌ها، دست‌اندركاران مدیریت پروژه به این فكر افتادند، كه چارچوب‌هایی گام‌به‌گام برای پیشبرد اصول مدیریت پروژه ارائه کرده و الگویی، برای سنجش و ارزیابی سازمان­‌ها در تحقق اهداف پروژه‌ها بیابند. تدوین مدل‌های بلوغ، به این منظور بود.

هرچند عمر مدل‌های بلوغ مدیریت پروژه، چندان زیاد نیست و از دهه 1990 شاهد ارائه و معرفی مدل‌های تعالی و بلوغ پروژه‌­ها هستیم؛ لیکن به دلیل رقابت فشردۀ مجریان پروژه‌ها در تحقق موفقیت پروژه‌­ها، تمایل روزافزونی برای استفاده از مدل‌های بلوغ، در سازمان‌های مختلف پروژه‌محور مشاهده می‌شود و هر روز مدل‌های تازه‌ای به این مجموعه اضافه می‌شوند.

با ظهور مدل‌های بلوغ و تعالی پروژه، این مدل‌­ها در پیوند با معیارهای موفقیت پروژه تلاش نمودند؛ تا با استفاده از یك روش گام‌به‌گام، پروژه‌ها یا سازمان‌های پروژه‌محور را در كسب موفقیت یاری دهند.

پس از ارائۀ اولین مدل‌های بالندگی در اوایل دهه 1990 در صنعت IT، صاحب‌نظران مدیریت پروژه به این فكر افتادند، كه می‌توان از این مدل‌ها به عنوان روش‌هایی گام‌به‌گام، برای بهبود عملكرد پروژه‌ها استفاده كرد. در این راستا برخی از محققان پیشنهاد دادند، که استانداردهای مدیریت پروژه به عنوان مبنای مدل‌های بلوغ، در نظر گرفته شوند.

جمع‌بندی بررسی‌های پیشین نشان داد؛ مدل‌­های بلوغ مرتبط با پروژه‌ها، که عمدتاً در طول دهه اول قرن 21 توسعه یافته‌اند؛ به سه دسته تقسیم می‌شوند:

• مدل‌­های بلوغ سازمان‌های پروژه‌محور
• مدل­‌های تعالی پروژه
• مدل­‌های ارزیابی تعالی و شایستگی افراد تیم پروژه‌ها

در تمامی این مدل‌ها سعی می‌­گردد؛ بر اساس تجارب و تئوری‌های مورد پذیرش، الگویی ساختاریافته از بهترین نحوه عملكرد، بر اساس برداشت طراحان مدل، ارائه گشته و سپس كاركرد سازمان در آن حیطۀ خاص، با الگوی طراحی شده مورد مقایسه قرار گیرد.

می­‌توان گفت؛ مدل‌ها بهترین عملكرد ممكن، در یك موضوع خاص را تعریف و سعی بر ارائۀ معیارهای مناسبی، جهت ارزیابی می‌نمایند و اساساً اولین هدف مدل‌های بلوغ، ارزیابی سازمان در قیاس با بهترین عملكرد ممكن، در دامنه موضوع مورد بحث می‌باشد. به عبارت دیگر مدل‌های بلوغ، فرایندهای سنجش و ارزیابی هستند و سازمان‌ها می‌توانند؛ از این مدل‌ها جهت ورود به مراحل بالاتری از عملكرد مناسب، كمك بگیرند.

این مدل‌ها، در صورت صحت كاركرد، می‌­توانند فرایندهایی را شناسایی كنند كه استفاده از آنان، ارزش‌افزوده بیشتری به سازمان منتقل می‌کند و موفقیت بیشتر سازمان را تضمین می‌نماید. می‌توان مدل بلوغ را با سه وجه زیر توصیف کرد:

1. لیستی كه اهم وظایفی را كه سازمان، در رابطه با آن موضوع خاص باید انجام دهد؛ به‌طور خلاصه بیان می‌كند.
2. نقشه‌ای كه بر اساس وظایف فوق‌الذكر، فعالیت‌های مورد نیاز و توالی منطقی بین آنها، جهت دستیابی به اهداف را نمایش می‌دهد.
3. ابزار اندازه‌گیری و سنجش صحت كاركرد فرایندها، كه به منظور ارزیابی نحوه انجام فعالیت‌ها و فرایندها و به‌سازی نحوۀ اجرای آنها، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

• برگزاری جلسه و مصاحبه با مدیران و کارشناسان شرکت
• بررسی ساختار سازمانی شرکت
• بررسی پروژه/ پروژه‌های موجود شرکت
• بررسی وضعیت فعلی سیستم مدیریت پروژه
• شناسایی خواسته‌ها و انتظارات شرکت (کارفرما) در توسعه نظام مدیریت پروژه و آموزش‌های مورد نیاز
• ارزیابی توسط حداقل سه ارزیابی حرفه‌ای با توجه به اطلاعات اخذ شده از سازمان
• تعیین سطح بلوغ سازمان و پروژه بر اساس مدل بلوغ توافق شده
• تهیه گزارش فاز شناخت (تعیین سطح بلوغ مدیریت پروژه و ارائه راه کارهای بهبود)
• ارائه فهرستی از سیستم‌های مدیریتی، نرم افزاری و سخت افزاری، دستورالعمل‌ها و آئین‌نامه‌های مورد نیاز
• تعیین و ارائه نقشه راه سازمان و پروژه