اردیبهشت
مدیریت پروژه, تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت پروژه
نرمافزار Basecamp چیست و چه کاربردی دارد؟
در دنیای امروز، مدیریت پروژه به یکی از بخش‌های مهم و حیاتی علم مدیریت تبدیل شده است. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌توانند به مدیران و مهندسان برای مدیریت هرچه بهتر پروژه‌ها کمک زیادی کنند.
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه آنلاین البته برای هماهنگی و مدیریت پروژه‌ها و فعالیت‌های امروز که کسب‌وکارها روزبه‌روز بیشتر به سمت دورکاری پیش می‌روند؛ نقش مهمتری بازی می‌کنند. حال می‌خواهیم ببینیم Basecamp چیست و آموزش کار با نرمافزار Basecamp چه سودی برای مدیران دارد؟
Basecamp چیست؟
نرمافزار Basecamp یکی از محبوب‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت آنلاین پروژه است. Basecamp یک شرکت نرم‌افزاری وب آمریکایی است که در ایلینوی شیکاگو واقع شده است.
این شرکت در سال 1999 توسط جیسون فرید، کارلوس سگورا و ارنست کیم به عنوان یک شرکت طراحی وب به نام Signals37 تاسیس شد. کاربران این نرمافزار می‌توانند برنامه‌ریزی‌ها و ارتباطات با دیگر اعضای تیم را در این نرمافزار پیاده کرده تا همه اعضا در سریعترین زمان به آن دسترسی داشته باشند.
شما برای مدیریت پروژه‌های خود، هم در مرورگر کامپیوتر و هم درگوشی تلفن همراه می‌توانید به این نرمافزار دسترسی پیدا کنید. این ابزار به شما امکان می‌دهد تا به امکاناتی چون تنظیم فعالیت‌ها، ایجاد یک برنامه زمانی، ایجاد و بارگذاری اسناد و پرونده‌ها، پیام‌دادن و گپ‌زدن با همکاران خود و بررسی منظم گروه همکاران، همه در یک مکان دسترسی داشته باشید.
نرمافزار Basecamp فارغ از اینکه شما به تنهایی کار می‌کنید و باید با گروه همکاران هماهنگ شوید یا از آن برای همکاری در یک پروژه، یا فعالیت شخصی استفاده می‌کنید؛ کار شما را آسان می‌کند.
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه چه کاری انجام می‌دهند؟
ابزارهای مدیریت پروژه دارای امکاناتی برای برنامه‌ریزی موثرتر برای پروژه، مدیریت بهتر منابع و کمک به مدیر برای واکنش به هنگام به مشکلات به وجود آمده و مدیریت آنهاست. استفاده از این امکانات باعث همکاری بهتر اعضای تیم و افزایش هماهنگی در گروه می‌شود. یک نرمافزار مدیریت پروژه شامل قسمت‌های زیر است:
- امکانات زمانبندی شامل تخصیص وظایف و تعین Dead Line
- امکانات ردیابی پیشرفت هر پروژه
- امکانات گزارشگیری روزانه، هفتگی و …
- امکانات ذخیره‌سازی داده‌ها و مستندات
- امکانات ارتباطی با همه اعضای گروه و مشتریان
مزایای کار با Basecamp چیست؟
نرمافزار Basecamp به دلیل مزایای زیادی که برای مدیریت پروژه دارا است؛ یکی از محبوب‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت آنلاین پروژه است. این مزایا شامل موارد زیر است:
- Basecamp یک محیط کاربری قوی، ساده و قابل فهم برای همه دارد. این امر آموزش کار با نرم افزار Basecamp را برای همه اعضای تیم آسان خواهد کرد.
- استفاده از آن در ابعاد مدیریتی محدود، رایگان است.
- یک ویژگی اضافی همراه با ارتقا، توانایی برخورد با مشتریان در Basecamp است. می‌توانید آنها را به پروژه اضافه کنید و به آنها حق مشاهده / ویرایش محدود دهید و آنها را به بخشی جدایی‌ناپذیر از کار خود تبدیل کنید.
- امکان مدیریت پروژه توسط چند کاربر
- گزارشگیری آسان از عملکرد پروژه
- امکان همکاری درون برنام‌های
- وجود اعلان‌های رسیدن ایمیل
- جمع‌شدن همه مکالمات رفت و برگشتی که هنگام کار بر روی یک پروژه و هنگام تعیین و تعیین وظایف یا اظهار نظر در مورد پرونده‌ها انجام می‌شود در یک مکان
- امکان ارتباط با پرونده‌ها و مستندات دیگر پروژه در Google Drive
- امکان دریافت اعلان‌های Google Calendar و Outlook همه در یک مکان
- Basecamp ایجاد لیست‌های چند سطحی با ویژگی‌های آسان را ممکن می‌کند.
- برای حفظ کنترل یا کنترل تحویل می‌توانید همکاران را به سطوح مختلف دسترسی یا ویرایش اختصاص دهید. می‌توانید نام آنها را در نظرات یا پرونده‌ها برچسب‌گذاری کنید تا به طور خاص به آنها اطلاع داده شود و موارد ارسالی و برنامه‌ریزی شده را می‌توان با افراد خاصی اختصاص داد یا برچسب زد.
- با امکان ایجاد اعلان‌ها و شخص‌سازی آنها می‌توانید زمان‌هایی را تنظیم کنید که Basecamp از طریق ایمیل به شما اطلاع دهد. به عنوان مثال، می‌توان اعلام را طوری تنظیم کنید که فقط در ساعات “کار” مانند 9 صبح تا 5 عصر روزهای هفته به شما اطلاع داده شود.
- امکان ایجاد یک چت خصوصی و عمومی
آموزش کار با نرمافزار Basecamp
محیط کاری نرمافزار Basecamp چندان پیچیده نیست. برای شروع کار ابتدا باید آن را روی گوشی یا کامپوتر خود نصب کنید. پس از وارد شدن به محیط برنامه باید اعضای گروه خود را و یا گروه‌های مختلفی که با آنها کار می‌کنید را وارد نرم افزار کنید.
برای مثال نویسندگان، ویرایشگران، حسابداران، مدیران و … . این کار در قسمت HQ انجام می‌گیرد. به هر گروه یا فرد یک کارت تعلق می‌گیرد که با کلیک روی آن می‌توانید نام آن را عوض کرده و یا افراد جدیدی را به ان اضافه کنید. پس از وارد شدن به بورد هر گروه می‌توانید قسمت‌های زیر را مشاهده کنید:
- Message Board: که در آن می‌توانید پیام‌های مهم برای اعضا را قرار دهید.
- TO-Dos: لیست وظایف گروه را در آن قرار می‌دهید.
- Docs&Files: این بخش مربوط به مستندات و فایل‌هاست که Google Drive و Drop box به آن متصل شده و می‌توانید فایل‌ها و مستنداتی که قبلا داشته‌اید یا برای شما ارسال می شود؛ مشاهده نمایید.
- Campfire: این قسمت برای فرستادن پیام به اعضای گروه استفاده می‌شود.
- Schedule: برای زمان‌بندیها و تعریف‌های مربوط به زمانبندی پروژه‌ها انجام می‌شود.
با ورود به هر بخش می‌توانید با استفاده از گزینه Pings با اعضا مکالمه خصوصی داشته باشید.
امروزه آموزش کار با نرمافزار Basecamp و دیگر نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای هر مدیر، مهندس و یا هر کسی که نیاز به مدیریت آنلاین وظایف دارد، باعث ارتقا در سطوح مدیریتی سازمان‌ها و کسب‌وکارها خواهد شد. معرفی کاربردی‌ترین و بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه
سخن پایانی در مورد نرمافزار Basecamp
در پایان، می‌توان گفت که نرمافزار Basecamp با ارائه یک پلتفرم یکپارچه و ساده، به تیم‌ها کمک می‌کند تا پروژه‌ها را به‌طور مؤثر و بدون پیچیدگی‌های اضافی مدیریت کنند.
این ابزار با ویژگی‌هایی مانند فهرست‌های وظایف، چت گروهی، اشتراک‌گذاری فایل و تقویم، تمامی نیازهای اساسی مدیریت پروژه را در یک محیط کاربری منظم فراهم می‌آورد.
با استفاده از نرمافزار Basecamp، تیم‌ها می‌توانند ارتباطات خود را متمرکز کنند؛ وظایف را به‌صورت شفاف تخصیص دهند و پیشرفت پروژه‌ها را به‌راحتی پیگیری نمایند. این ویژگی‌ها نرمافزار Basecamp را به ابزاری ایده‌آل برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، فریلنسرها، و تیم‌های دورکار تبدیل کرده است.
