معرفی کامل استاندارد PMBOK

عبارت PMBOK که در واقع مخفف کلمه‌های Project Management Body Of Knowledge است در فارسی می‌توانیم آن را به گسترده دانش مدیریت پروژه معنا کنیم. به صورت ساده‌تر استاندارد PMBOK به معنای دانش مدیریت پروژه به فارسی ترجمه شده است و در این زمینه صحبت‌ها و حرف‌های زیادی راجع به آن وجود دارد. امروز می‌خواهیم در این مقاله در مورد استاندارد PMBOK، مدرک PMP و این که اصلاً PMBOK چیست، صحبت کنیم! با ما تا پایان این مقاله همراه باشید.

با فرایند‌های مدیریت پروژه آشنا شوید

استاندارد PMBOK (ویرایش‌های اول تا ششم) از فرایند‌ها تشکیل شده است، به همین علت می‌توان 3 جزء هر فرایند را موارد زیر در نظر گرفت:

اگر به دنبال دریافت مدرک PMP هستید و یا می‌خواهید که از استاندارد PMBOK نهایت استفاده را ببرید، باید بر اساس راهنمای تبین شده برای آن، اقدام به بررسی ۱۰ حوزه اصلی دانش در یک پروژه کنید تا با استفاده از آن‌ها، تصمیم‌گیری‌های صحیح‌تری داشته باشید. این ۱۰ حوزه اساسی دانش در اکثر پروژه‌ها که قابل استفاده بوده، عبارت است از:

مدیریت یکپارچگی پروژه

اولین بخشی که در استاندارد PMBOK به آن پرداخته می‌شود، مدیریت یکپارچگی پروژه (Integration) است، به این صورت که شما باید تمام اطلاعات خود را جمع‌آوری و یکپارچه‌سازی کنید تا بتوانید مدیریت پروژه مورد نظر خود را به طور کامل انجام دهید و در این مرحله نیاز نیست فرایند‌های پروژه را به صورت تک، تک یا جزئی مورد بررسی قرار دهید.

مدیریت محدوده پروژه

در حوزه مدیریت محدوده پروژه (Scope) لازم است همه افرادی که در موفقیت و به نتیجه رساندن پروژه نقش دارند، نسبت به اهداف پروژه و تمام آن مواردی که پروژه را در بر می‌گیرد، آگاهی و شناخت کامل داشته باشند. الزامات جمع‌آوری اطلاعات و آماده‌سازی برای ساختار شکست کار (WBS) در این بخش از استاندارد PMBOK مورد بررسی قرار می‌گیرد. مدیریت محدوده پروژه به این دلیل تعریف شده که شما مطمئن شوید برای همه افراد درگیر پروژه، این موضوع روشن و شفاف است که پروژه مورد نظر برای چیست و چه مواردی را شامل می‌شود.

مدیریت زمان‌بندی پروژه

حوزه مدیریت زمان‌بندی پروژه (Scheduling) مربوط به این می‌شود که یک پروژه چقدر زمان می‌برد تا به نتیجه برسد و اینکه افراد برای انجام وظایف خود چگونه زمان خود را مدیریت می‌کنند. این بخش به شما کمک می‌کند تا بتوانید فعالیت‌های پروژه، توالی و برآیند‌های این فعالیت‌ها و مدت زمان انجام آن‌ها را شناسایی کنید.

مدیریت هزینه پروژه

در استاندارد PMBOK حوزه مدیریت هزینه پروژه (Cost) به بخش مالی پروژه مربوط می‌شود و مهم‌ترین فعالیت در این بخش آماده‌سازی بودجه برای تکمیل پروژه است. مشخص‌کردن میزان هزینه هر کار و سپس ارزیابی و پیش‌بینی کلی هزینه پروژه از جمله مواردی است که هنگام آماده‌سازی بودجه پروژه مورد نظر باید آن‌ها را در نظر بگیرید.

مدیریت کیفیت پروژه

در حوزه مدیریت کیفیت پروژه (Quality) به ارزیابی کیفیت پروژه و فعالیت‌های مدیریتی پرداخته می‌شود و شما باید کنترل و مدیریت کیفیت پروژه مورد نظر خود را تنظیم کنید تا مطمئن شوید، نتایج کار مطابق با انتظارات مشتریان برآورده خواهد شد.

مدیریت منابع پروژه

یکی دیگر از حوزه‌های دانشی استاندارد PMBOK مربوط به مدیریت منابع پروژه (Resource) می‌شود و در این بخش شما لازم است بدانید، به چه منابعی برای انجام یک پروژه نیاز دارید. بعد از آن باید تیم پروژه خود را تکمیل کرده و افراد را به گونه‌ای مدیریت کنید تا در صورت نیاز بتوانند مهارت‌های لازم را برای انجام وظایف خود به دست آورند.

مدیریت ارتباطات پروژه

مدیریت ارتباطات پروژه (Communication) معمولاً شامل بیش از 90 درصد از کار مدیر پروژه است و به همین علت مدیران پروژه در این حوزه به تدوین و تنظیم برنامه‌ریزی‌های مرتبط با ارتباطات پروژه و نظارت بر ارتباطات ورودی و خروجی آن می‌پردازند.

مدیریت ذینفعان پروژه

در استاندارد PMBOK حوزه مدیریت ذینفعان پروژه (Stakeholders) از اهمیت زیادی برخوردار است؛ چراکه این بخش به شما کمک می‌کند تا ذینفعان پروژه، نقش و نیاز‌های آن‌ها و همچنین اطمینان از تأمین و برآورده شدن نیاز‌های ذینفعان را شناسایی و بررسی کنید.

مدیریت ریسک پروژه

حوزه مدیریت ریسک پروژه (Risk) شامل نحوه ارزیابی ریسک در پروژه، شناسایی آن‌ها و بررسی کمیت و کیفیت ریسک‌ها در پروژه می‌شود. البته لازم است اقدامات مدیریت ریسک پروژه در طی فرایند اجرای آن انجام شود؛ چراکه مدیریت ریسک یک فعالیت یکباره نبوده و مربوط به کنترل و شناسایی ریسک‌های پروژه در طول چرخه حیات آن می‌شود.

مدیریت تدارکات (برون‌سپاری) پروژه

حوزه مدیریت تدارکات پروژه (Procurement) از تمام کار‌های مربوط به تأمین و تدارکات پشتیبانی کرده و شامل برنامه‌ریزی آنچه لازم است خریداری شود تا فرایند مناقصه، خرید و مدیریت کار‌های تأمین‌کننده و خاتمه قرارداد‌ها زمانی که مراحل تکمیل پروژه نهایی می‌شود، خواهد بود.

گروه‌های فرایندی در مدیریت پروژه به سبک PMBOK قابل دسته‌بندی به ۵ دسته اصلی هستند که هر یک وظایف خاصی را بر عهده دارند. تقسیم‌بندی گروه‌های فرایندی در PMBOK به شرح زیر است:

۱-  گروه فرایندی آغازین پروژه: که هدف‌گذاری برای پروژه و شناسایی ذینفعان در آن انجام می‌شود. این دسته شامل فعالیت‌ها، فرایند‌ها و مهارت‌های مورد نیاز برای تحقق مؤثر و کاربردی شروع یک پروژه بوده و برای تضمین پیشرفت منطقی فعالیت‌های اولیه پروژه تمام دستورات و مجوز‌های اولیه کار را فراهم می‌کند و به دنبال ایجاد زمینه مناسب برای موفقیت بعدی در تمام مراحل پروژه است. برای اینکه یک پروژه شروع و آغاز محکمی داشته باشد، قبل از شروع باید مراحلی برای تکمیل کار، راه‌اندازی تیم‌ها و تعیین بودجه مشخص شود.

در گروه فرایندی آغازین پروژه لازم است فعالیت‌های زیر انجام شود:

• طبق استاندارد PMBOK فرایند آغازین، می‌تواند چشم انداز آینده پروژه را مشخص کند و در زمینه آنچه چیزی که باید انجام شود، نقش کمک‌کننده داشته باشد.
• به صورت رسمی پروژه به وسیله حامی (Sponsor) مجوز می‌گیرد، محدوده اولیه برای آن تعریف شده و ذینفعان پروژه شناسایی می‌شوند.
• در این مرحله شناسایی ذینفعان پروژه از اهمیت زیادی برخوردار است؛ چراکه این امر می‌تواند منجر به موفقیت یا شکست پروژه شود.

علاوه بر این، بهتر است به نکات زیر هم توجه داشته باشید:

برنامه‌ها و پروژه باید به وسیله یک نهاد حامی مورد تأیید قرار بگیرند و با اهداف استراتژیک سازمان هم راستا و هم سو باشند. در مواردی که کار‌های بیان شده انجام نمی‌شود، ممکن است پروژه به صورت تصادفی و بدون هدف واقعی شروع و پیاده‌سازی شود.

۲- گروه فرایندی برنامه‌ریزی پروژه: که تمامی فرایند‌های موجود در آن را باید به درستی و با استفاده از اصول، برنامه‌ریزی کنند. در این دسته برای تعریف محدوده پروژه و تنظیم برنامه‌های استراتژیک در راستای جمع‌آوری لیست‌های برنامه‌ریزی اولویت‌ها و نیاز‌های تیم و همچنین به حداکثر رساندن گردش کار‌ها، فرایند‌های مهم و ضروری مشخص و تعیین می‌شود. علاوه بر این، گروه فرایندی برنامه‌ریزی پروژه به صورت دقیق تمام اهداف و انتظارات پروژه را شفاف‌سازی می‌کند و برای دستیابی به آن هدف‌ها بر اساس جدول زمان‌بندی و محدودیت‌های بودجه، زیر ساخت‌های لازم را مشخص می‌کند.

در گروه فرایندی برنامه‌ریزی پروژه لازم است فعالیت‌های زیر انجام شود:

• برنامه‌ریزی پروژه به عنوان یک عنصر حیاتی در نظر گرفته می‌شود که لازم است برای آن محدوده تعیین گردد، در حالی که شاید به نظر برسد، این کار در مرحله آغازگر پروژه انجام شده، اما در سطح بالاتر حالت کلی دامنه همراه با نقاط عطف، خطرات احتمالی، خلاصه مراحل و بودجه مورد نیاز باید تعریف و مشخص شود.

۳- گروه فرایندی اجرایی پروژه: که وظیفه دارند، برنامه‌‌های تهیه شده را اجرا کنند. در این دسته مدیریت مؤثر و کاربردی تیم‌ها هنگام تنظیم انتظارات جدول زمان‌بندی و رسیدن به اهداف، معیار اصلی محسوب می‌شود. مدیران پروژه به وسیله این مجموعه از مهارت‌ها، درجه بالایی از مهارت‌های ارتباطی و سازمانی را نشان می‌دهند.

در گروه فرایندی اجرایی پروژه لازم است فعالیت‌های زیر انجام شود:

• مدیر پروژه باید تیم پروژه را انتخاب کند و برای پرورش این تیم، تمرینات تیم‌سازی را به صورت مؤثر انجام دهد.
• مدیریت پروژه فقط شامل مدیریت ارتباطات نمی‌شود، بلکه مدیریت مشارکت ذینفعان و تضمین کیفیت محصولات تولید شده در پروژه را نیز در برمی‌گیرد.

بهتر است در این راستا به نکات زیر هم توجه داشته باشید:

معمولاً در مرحله اجرایی پروژه، بیشتر بودجه مورد نظر مصرف می‌شود و شاهد تولید دستاوردهای (Deliverable) پروژه خواهید بود. به احتمال زیاد، در این مرحله شما شاهد درخواست تغییرات لازم از سوی ذینفعان پروژه هستید. اما بهتر است بدانید، با وجود اینکه تیم پروژه می‌تواند تغییرات تأیید شده را در پروژه اعمال کند، فقط هیئت کنترل تغییرات پروژه مجوز تأیید یا رد شدن این تغییرات را می‌تواند صادر کنند.

۴- گروه فرایندی نظارت و کنترل: فرایند‌هایی هستند که باید بر شیوه اجرای کل پروژه (تمامی گروه‌های فرایندی دیگر) نظارت کامل داشته باشند. در این دسته رسیدگی به ملاحظات بودجه جاری، پردازش دستورات مربوط به تغییرات لازم و کاهش شرایط پیش‌بینی نشده که ممکن است بر روی توانایی‌های اعضای پروژه به منظور برآورده کردن انتظارات اولیه پروژه اثر بگذارد، مورد بررسی قرار می‌گیرد. با توجه به استاندارد PMBOK گروهی که نظارت و کنترل پروژه را بر عهده دارد، از فرایند‌هایی تشکیل شده که برای عملکرد بهتر پروژه، ارزیابی و تنظیم پیشرفت پروژه به آن‌ها نیاز است.

در گروه فرایندی نظارت و کنترل پروژه لازم است فعالیت‌های زیر انجام شود:

• به شناسایی و ردیابی مناطقی بپردازید که در آن تغییراتی در طرح پروژه مورد نیاز است.
• پس شناسایی آن‌ها، تغییراتی را که لازم است، انجام دهید، شروع کنید.
• در صورتی که نیاز به بازگشت مسیر داشتید، مکان‌هایی که برنامه در حال پیاده‌سازی است را با برنامه واقعی مقایسه کرده و واریانس آن را اندازه‌گیری کنید و اقدامات اصلاحی را انجام دهید.

۵- گروه فرایندی خاتمه: که وظیفه آن‌ها به اتمام رساندن کار‌های پایانی پروژه‌های مختلف است. در این دسته بزرگ‌ترین چالش این است که پروژه دارای یک پایان و خاتمه موفقیت‌آمیز باشد، به این معنا که تکمیل پروژه، طبق زمان‌بندی تعیین شده و بر اساس چارچوب بودجه اختصاص داده شده، صورت گیرد. نکته مهم این است که شاید اجرای گروه‌های فرایندی خاتمه پروژه کمی سخت و دشوار به نظر برسد، اما انجام ندادن آن به معنای این است که تیم پروژه هرگز نمی‌تواند به مزایای کامل پروژه‌های استراتژیک خود پی ببرد.

در گروه فرایندی پایان پروژه لازم است فعالیت‌های زیر انجام شود:

• علاوه بر اینکه در این مرحله پروژه را به صورت رسمی خاتمه دهید، باید به دریافت امضا و پذیرش این کار از سوی مشتری هم بپردازید.
• مدیر پروژه باید به طور رسمی مواردی مانند برگزاری جلسات درس آموخته‌ها، بایگانی سوابق، پرداخت نهایی و همچنین بستن قرارداد‌های مربوط به پروژه را انجام دهد.
• درس‌های آموخته شده در کنار اطلاعات تاریخی دیگر باید به صورت مرکزی بایگانی شود تا به عنوان ورودی برای پروژه‌های آینده استفاده شود.

استاندارد PMBOK در مرور زمان

شیوه و مطالب PMBOK از زمان شکل‌گیری تا به کنون بسیار کامل شده است و به مدیریت پروژه‌های گوناگونی در سراسر جهان کمک زیادی کرده است. شما می‌توانید در این زمینه با مطالعه استاندارد PMBOK و یا ثبت نام در یک دوره برای دریافت مدرک PMP با این دانش‌ها و مهارت‌ها بیشتر آشنا شده و از آن‌ها در زمینه کاری خود بیشتر بهره بگیرید.

بازنگری ۴ساله PMI از استاندارد PMBOK

نکته قابل توجه در مورد استاندارد PMBOK این است که شما می‌توانید مطمئن باشید که اطلاعات آن کاملاً بروز و معتبر است چرا که هر 4 (یا 5) سال یکبار، مورد بازنگری قرار می‌گیرد و توسط PMI به روز‌رسانی می‌شود. ما نمی‌توانیم PMBOK را یک آیین‌نامه بدانیم و آن را به عنوان یک استاندارد شناسایی کنیم. اجرای آیین‌نامه اجباری و اجرای استاندارد اختیاری است. استاندارد PMBOK می‌تواند راهگشای ما در پروژه‌هایی باشد که علاقه‌مند هستیم با کمک این سیستم مدیریت پروژه، مدیریت کنیم. هدف اصلی و غایت نهایی PMBOK، یکپارچگی اقدامات مدیریت پروژه به مخاطبان است که باید به شکلی جدید و جدی به آن نگاه شود و نکات مختلف آن مورد بررسی قرار بگیرد.

نتیجه‌گیری: چرا باید از استاندارد PMBOK استفاده کنیم؟

مدل PMBOK به عنوان یک چارچوب و استاندارد کلی شناخته می‌شود که بر اساس آن، گواهینامه‌های مربوط به مدیریت پروژه از سوی مؤسسات و مراکز معتبر در سراسر جهان به افراد واجد شرایط اعطا می‌گردد. علاوه بر این، سازمان‌های مختلف هم می‌توانند این گواهینامه را دریافت کنند که در این صورت پس از بررسی و تأیید فعالیت‌های آن‌ها، این مدرک با ارزش به آن‌ها اعطا می‌شود؛ (مانند ISO 21500 یا ISO 21502) بنابراین استاندارد PMBOK هم می‌تواند برای شرکت‌ها مفید و کاربردی باشد و هم برای کارکنان آن‌ها، به این دلیل که:

• به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا بتوانند اقدامات واحد‌های مختلف مجموعه خود را استاندارد‌سازی کنند، به عنوان مثال، با اجرای این استاندارد، مدیر واحد توسعه رفتار استانداردی همانند مدیر واحد توزیع خواهد داشت.
• مدیران پروژه با استفاده از چارچوب PMBOK می‌توانند در سراسر سازمان یا شرکت خود با یک سیستم استاندارد و کلی وظایف و مسئولیت‌های خود را انجام دهند.

استاندارد PMBOK با کمک به شما برای استفاده از استاندارد‌ها در این حوزه کمک می‌کند که به بهترین شکل، اقدام به مدیریت پروژه‌های خود کنید و تمامی ابعاد آن را به بهترین شکل در نظر بگیرید. نظر شما در این رابطه چیست؟ آیا این استاندارد و راهنما می‌تواند به شما در مدیریت بهتر پروژه‌ها کمک کند؟

مروری بر ویرایش نسخه‌های قبلی استاندارد PMBOK

نسخه‌های قدیمی استاندارد PMBOK قبل از ویرایش جدید آن یعنی نسخه شماره 7 شامل موارد زیر می‌شوند:

• اولین ویرایش استاندارد PMBOK در سال 1996 میلادی منتشر شد که در آن 9 حوزه دانش مدیریت پروژه تعریف شده بود. استاندارد PMBOK در سال 1999 میلادی به عنوان یک استاندارد ملی توسط کشور آمریکا معرفی شده که شماره ثبت آن عبارت است از ANSI/PMI99-001-1999.
• دومین ویرایش استاندارد PMBOK در سال 2000 میلادی منتشر شد که شامل برخی از تغییرات در حوزه‌های مختلف ارتباطات، هزینه، کیفیت، محدوده و زمان پروژه بود.
• سومین ویرایش استاندارد PMBOK در سال 2004 میلادی منتشر شد که در همه قسمت‌های مختلف نسخه‌های پیش از آن، تغییرات گسترده‌ای صورت گرفته بود.
• چهارمین ویرایش استاندارد PMBOK در سال 2008 میلادی منتشر شد که در این ویرایش برخی از حوزه‌های دانش نظیر ارتباطات و محدوده پروژه دچار تغییراتی شده بودند.
• پنجمین ویرایش استاندارد PMBOK در سال 2013 میلادی منتشر شد که در این ویرایش حوزه جدیدی (حوزه 10) به مدیریت پروژه اضافه شد که مدیریت ذینفعان نام گرفت.
• ششمین ویرایش استاندارد PMBOK در سال 2017 منتشر شد که در این ویرایش توضیحات کامل و جامع‌ترین درباره هر کدام از فرایند‌های مربوط به مدیریت پروژه ارائه شده و ملاحظات استفاده از این استاندارد در هر کدام از حوزه‌های دانش مدیریت پروژه به صورت کامل تشریح گردیده است.

PMI یعنی موسسه مدیریت پروژه آمریکا به عنوان ارائه‌دهنده جهانی خدمات مدیریت پروژه در دنیا به شمار می‌آید که معمولاً هر 4 با ۵ سال یکبار پروژه PMBOK را در نسخه‌های جدید به روز‌رسانی و منتشر می‌کند. با توجه به این استاندارد مهم و جهانی در حوزه مدیریت پروژه، آزمون PMP در سراسر جهان و در کشور‌های مختلف برگزار می‌شود که در حال حاضر تعداد بسیاری از افراد توانسته‌اند گواهینامه PMP را دریافت کنند و میلیون‌ها نفر دیگر هم در دنیا قصد گرفتن این گواهینامه و شرکت در دوره PMBOK را دارند.

هنگامی که این استاندارد به روز‌رسانی می‌شود، معمولاً 6 ماه بعد از آن، سؤالات و معیار‌های آزمون PMP تغییر خواهد کرد. به عنوان مثال بعد از اینکه ویرایش چهارم PMBOK در 31 دسامبر سال 2008 میلادی منتشر شد، در ماه ژوئن سال 2009 میلادی سؤالات آزمون PMP هم تغییر پیدا کرد.

در ویرایش ششم اجزای اصلی استاندارد PMBOK شامل کدام موارد می‌شود؟

بر اساس ویرایش ششم اجزای اصلی استاندارد PMBOK عبارت‌اند از:

حوزه‌های مختلف دانش مدیریت پروژه:در این جز از ویرایش ششم استاندارد PMBOK، موضوعات مهمی نظیر مدیریت یکپارچگی، مدیریت هزینه، مدیریت محدوده، مدیریت زمان‌بندی، مدیریت ارتباطات، مدیریت تدارکات، مدیریت منابع، مدیریت ریسک و مدیریت ذینفعان مورد بررسی قرار می‌گیرند.

گروه‌های مختلف فرایندی مدیریت پروژه:بر اساس ویرایش ششم استاندارد PMBOK، آغاز و شروع پروژه، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و خاتمه پروژه 5 گروه فرایندی اصلی هستند که وجود آن‌ها برای مدیریت پروژه لازم و ضروری است.

فرایند‌های مختلف حوزه مدیریت پروژه:بر اساس استاندارد PMBOK نسخه ششم برای مدیریت پروژه، 49 فرایند مختلف تعریف شده است.

استاندارد PMBOK در نسخه ششم خود به تعریف 10 حوزه مختلف دانش مدیریت پروژه می‌پردازد که لازم است هر مدیر پروژه‌ای نسبت به حوزه‌های مطرح شده در این استاندارد آگاهی و شناخت کافی داشته باشد. این حوزه‌ها شامل موارد زیر می‌شود:

حوزه اول: مدیریت یکپارچگی پروژه

• تهیه منشور پروژه؛ فرایندی که بر اساس آن منشور پروژه تهیه می‌شود تا به صورت رسمی مجوز وجود یک پروژه تأیید و صادر شود و به مدیر پروژه اجازه می‌دهد، برای انجام فعالیت‌های مربوط به پروژه از منابع سازمانی استفاده کند.
• تهیه برنامه مدیریت پروژه؛ فرایندی که بر اساس آن تعریف، آماده‌سازی و هماهنگی تمامی برنامه‌های فرعی انجام می‌شود و در برنامه مدیریت پروژه (PMP) به صورت جامع و کامل یکپارچه‌سازی آن‌ها انجام می‌شود.
• هدایت و مدیریت کارهای پروژه؛ در برنامه مدیریت پروژه و پیاده‌سازی تغییرات لازم، فرایند هدایت و انجام کار تعریف شده که به منظور دستیابی به اهداف و انتظارات پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
• مدیریت دانش پروژه؛ فرایند‌های استفاده از دانش موجود و ایجاد دانش جدید، به منظور کمک به یادگیری سازمانی و دستیابی به اهداف پروژه، در این بخش تعریف می‌شود.
• پایش و کنترل کارهای پروژه؛ فرایندی است که به منظور پیگیری، بازنگری و گزارش پیشرفت کل پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد تا اهداف عملکردی تعریف شده در برنامه مدیریت پروژه تأمین شود.
• اجرای کنترل یکپارچه تغییرات؛ فرایندی است که بازنگری تمام درخواست‌های تغییر مدیریت و تصویب تغییرات در محصولات قابل تحویل، مستندات پروژه، سرمایه‌های فرایندی سازمان، اطلاع‌رسانی تصمیمات و برنامه مدیریت پروژه در آن مطرح شده و مورد استفاده قرار می‌گیرد.
• خاتمه پروژه یا فازی از پروژه؛ فرایندی است که تمامی فعالیت‌های پروژه یا قرارداد‌های مورد نیاز نهایی شده و اجرا می‌شود.

حوزه دوم: مدیریت محدوده پروژه

• برنامه‌ریزی مدیریت محدوده پروژه؛ فرایندی است که در آن نحوه مدیریت، تعریف و کنترل محدوده پروژه مستند‌سازی می‌شود.
• جمع‌آوری الزامات؛ فرایندی است که در جهت تأمین اهداف و انتظارات پروژه، مستند‌سازی و مدیریت الزامات و همچنین نیاز‌های ذینفعان پروژه تعیین و مشخص می‌شود.
• تعریف محدوده؛ فرایندی است که درباره پروژه و محصولات آن یک توصیف تفضیلی ارائه می‌دهد.
• تهیه ساختار شکست پروژه؛ فرایندی است که در آن تقسیم‌بندی کار‌های پروژه به اجزای کوچک‌تر و تحویل محصولات برای مدیریت بهتر پروژه صورت می‌گیرد.
• تأیید محدوده پروژه؛ فرایندی است که پذیرش رسمی محصولات قابل تحویل و تکمیل شده پروژه را مشخص می‌کند.
• کنترل محدوده؛ فرایندی است که پایش وضعیت محدوده پروژه، محصولات آن و مدیریت تغییرات در راستای محدوده انجام می‌شود.

حوزه سوم: مدیریت زمان‌بندی پروژه

• برنامه‌ریزی مدیریت زمان‌بندی؛ فرایندی است که برای برنامه‌ریزی، مدیریت، اجرا و پیاده‌سازی، توسعه و کنترل زمان‌بندی پروژه، سیاست‌ها و مستند‌سازی‌های لازم را تعیین می‌کند.
• تعریف فعالیت‌ها؛ فرایندی است که اقدامات خاصی را شناسایی و مستند‌سازی می‌کند که باید انجام شوند تا محصولات قابل تحویل پروژه تولید و محقق گردند.
• تعیین توالی فعالیت‌ها؛ فرایندی است که روابط بین فعالیت‌های پروژه را شناسایی و مستند‌سازی می‌کند.
• تخمین مدت زمان فعالیت‌ها؛ فرایندی است که برای تکمیل فعالیت‌های منفرد متناسب با منابع تخمین‌زده شده، تعداد دوره‌های کاری مورد نیاز را تعیین و برآورد می‌کند.
• تهیه برنامه زمان‌بندی؛ فرایندی است که در راستای ایجاد مدل زمان‌بندی پروژه و برای اجرا و پیاده، پایش و کنترل بهتر پروژه، توالی فعالیت‌ها، الزامات منابع، مدت زمان لازم و محدودیت‌های زمان‌بندی را تحلیل می‌کند.
• کنترل زمان‌بندی؛ فرایندی است که در راستای به روز‌رسانی زمان‌بندی پروژه و مدیریت تغییرات برخط بر مبنای زمان‌بندی مورد نیاز، وضعیت فعلی پروژه را پایش و کنترل می‌کند.

حوزه چهارم: مدیریت هزینه پروژه

• برنامه‌ریزی مدیریت هزینه؛ فرایندی است که نحوه بودجه‌بندی، تخمین، پایش و کنترل هزینه‌ها و مدیریت پروژه را تعریف و مشخص می‌کند.
• تخمین هزینه‌ها؛ فرایندی است که در آن به منظور تکمیل مراحل پروژه، بودجه و منابع مالی مورد نیاز را به صورت تقریبی مشخص می‌کند.
• تعیین بودجه؛ فرایندی است که در جهت مشخص کردن خط مبنای تأیید شده بودجه، هزینه‌های برآوری فعالیت‌های منفرد یا بسته‌های کاری را تجمیع می‌کند.
• کنترل هزینه‌ها؛ فرایندی است که بر روی وضعیت پروژه در جهت مدیریت تغییرات بر مبنای هزینه و به روز‌رسانی هزینه‌های پروژه نظارت می‌کند.

حوزه پنجم: مدیریت کیفیت پروژه

• برنامه‌ریزی مدیریت کیفیت؛ فرایندی است که الزامات کیفی یا استاندارد‌های پروژه و محصولات قابل تحویل آن را شناسایی می‌کند و به مستند‌سازی اینکه چگونه پروژه می‌تواند با الزامات کیفیت یا استاندارد‌های موجود، مطابقت پیدا کند، می‌پردازد.
• مدیریت کیفیت (تضمین کیفیت)؛ فرایندی است که در آن برنامه مدیریت کیفیت ترجمه می‌شود و همچنین به بررسی فعالیت‌های اجرایی پروژه در بخش کیفیت که سیاست‌های کیفی سازمان را در پروژه لحاظ می‌کنند، می‌پردازد.
• کنترل کیفیت؛ فرایندی است که در آن نتایج اجرا و پیاده‌سازی فعالیت‌های مدیریت کیفیت در راستای اطمینان از کامل و درست بودن خروجی‌های پروژه، ارزیابی عملکرد پروژه و تأمین انتظارات مشتریان ثبت و کنترل می‌شود.

حوزه ششم: مدیریت منابع پروژه

• برنامه‌ریزی مدیریت منابع؛ فرایندی است که نحوه تخمین، مدیریت، تأمین و به کار‌گیری منابع تیمی را تعریف می‌کند.
• تخمین منابع فعالیت‌ها؛ فرایندی است که برای انجام کار پروژه، منابع تیمی، نوع و مقدار مصالح، تدارکات و تجهیزات مورد نیاز را مشخص و تخمین می‌کند.
• جذب و تأمین منابع؛ فرایندی است که برای تکمیل کار پروژه، اعضای تیم، تجهیزات، تسهیلات، تدارکات، مصالح و منابع مورد نیاز دیگر را تأمین می‌کند.
• پرورش تیم؛ فرایندی است که به منظور ارتقای عملکرد پروژه مواردی نظیر شایستگی‌ها، محیط کلی تیم و تعامل بین اعضای تیم را بهبود می‌بخشد.
• مدیریت عملکرد نفرات تیم؛ فرایندی است که به منظور بهینه‌سازی عملکرد پروژه، اعضای تیم پروژه، حل مسائل، فراهم کردن بازخورد‌ها و مدیریت تغییرات تیم را پیگیری می‌کند.
• کنترل منابع؛ فرایندی است که طبق آن از منابع فیزیکی تخصیص داده شده به پروژه بر اساس برنامه‌ریزی انجام شده، اطمینان حاصل شده و بر روی استفاده واقعی از منابع نسبت به اقدامات اصلاحی و برنامه‌ریزی انجام شده نظارت می‌شود.

حوزه هفتم: مدیریت منابع پروژه

• برنامه‌ریزی مدیریت ارتباطات؛ فرایندی است که بر اساس نیاز‌های اطلاعاتی گروه ذی‌نفعان پروژه، نیاز‌های پروژه و سرمایه‌های سازمانی در دسترس، یک رویکرد مناسب را ارائه می‌دهد و فعالیت‌های مربوط به ارتباطات پروژه را برنامه‌ریزی می‌کند.
• اجرای برنامه مدیریت ارتباطات؛ فرایندی است که مواردی نظیر جمع‌آوری، توزیع، ایجاد، ذخیره‌سازی، مدیریت، بازیابی، نظارت و همچنین جابه‌جایی اطلاعات پروژه را به صورتی مناسب و طبق زمان‌بندی مقرر شده، انجام می‌دهد.
• کنترل ارتباطات؛ فرایندی است که از تأمین نیاز‌های اطلاعاتی پروژه و ذینفعان آن مطمئن می‌شود.

حوزه هشتم: مدیریت ریسک پروژه

• برنامه‌ریزی مدیریت ریسک؛ فرایندی است که چگونگی هدایت فعالیت‌های مربوط به مدیریت ریسک پروژه را تعریف و مشخص می‌کند.
• شناسایی ریسک‌ها؛ فرایندی است که ریسک‌های منفرد پروژه را شناسایی می‌کند و به مستند‌سازی خصوصیات مربوط به منابع ریسک کلی پروژه می‌پردازد.
• تحلیل کیفی ریسک؛ فرایندی است که ریسک‌های منفرد پروژه را برای تحلیل بیشتر یا اقدام از طریق ارزیابی احتمالی وقوع و اثر آن‌ها را به همراه ویژگی‌های دیگر اولویت‌بندی می‌کند.
• تحلیل کمی ریسک؛ فرایندی است که اثر ترکیب ریسک‌های منفرد پروژه و همچنین منابع عدم قطعیت روی اهداف کلی پروژه را به صورت عددی تحلیل و ارزیابی می‌کند.
• برنامه‌ریزی پاسخ‌های ریسک؛ فرایندی است که برای توجه به ریسک‌های کلی پروژه و مواجهه با ریسک‌های منفرد آن، به تعیین انتخاب استراتژی‌ها و توافق روی اقدامات مورد نیاز می‌پردازد.
• اجرا و پیاده‌سازی ریسک؛ فرایندی است که برنامه‌های توافق شده برای پاسخ به ریسک‌های پروژه را اجرا و پیاده‌سازی می‌کند.
• پایش و کنترل ریسک‌ها؛ فرایندی است که برای پاسخ به ریسک‌ها، شناسایی و تحلیل ریسک‌های جدید، پیگیری ریسک‌های شناسایی شده و ارزیابی اثر بخشی فرایند ریسک در تمام مراحل پروژه به پایش و پیاده‌سازی برنامه‌های توافق شده می‌پردازد.

حوزه نهم: مدیریت تدارکات پروژه

• برنامه‌ریزی مدیریت تدارکات؛ فرایندی است که شناسایی فروشندگان بالقوه و تصمیمات مربوط به تدارکات پروژه و همچنین تعریف رویکرد تدارکات را مستند‌سازی می‌کند.
• اجرای تدارکات؛ فرایندی است که پاسخ‌های فروشندگان، عقد قرارداد‌ها و انتخاب یک فروشنده را دریافت می‌کند.
• کنترل تدارکات؛ فرایندی است که روابط تدارکات، ایجاد تغییرات و اصلاحات مورد نیاز، پایش عملکرد قرارداد‌ها و خاتمه را مدیریت می‌کند.

حوزه دهم: مدیریت ذینفعان پروژه

• شناسایی ذینفعان؛ فرایندی است که ذی‌نفعان پروژه، مستند‌سازی اطلاعات مربوط به تعاملات، علایق، وابستگی‌های متقابل، نفوذ و اثر احتمالی آن‌ها بر روی موفقیت پروژه را به صورت مستمر و پی در پی شناسایی می‌کند.
• برنامه‌ریزی تعامل با ذینفعان؛ فرایندی است که برای مشارکت دادن ذی‌نفعان پروژه با توجه به انتظارات، نیاز‌ها، منافع و اثرات بالقوه آن‌ها بر روی پروژه رویکرد‌هایی را تعیین و مشخص می‌کند.
• مدیریت مشارکت ذینفعان؛ فرایندی است که در راستای تأمین نیاز‌ها و انتظارات ذی‌نفعان و با توجه به مسائل پیش آمده و تقویت تعامل مناسب با ذی‌نفعان پروژه، به برقراری تعامل و کار با آن‌ها می‌پردازد.
• پایش مشارکت ذینفعان؛ فرایندی است که از طریق برنامه‌ها و استراتژی‌های تعاملی مشخص شده، روابط ذی‌نفعان پروژه و متناسب‌سازی استراتژی‌های تعاملی با ذی‌نفعان را پایش و کنترل می‌کند.

تغییرات اعمال شده در ویرایش هفتم استاندارد PMBOK چیست؟

در سال 2020 میلادی مؤسسه بین‌المللی PMI با توجه به توسعه و گسترش آزمون PMP در ابعاد و حوزه‌های مختلف، تصمیم گرفت، نسخه پیش‌نویس استاندارد PMBOK را با عنوان ویرایش هفتم منتشر کند. این نسخه که با تغییرات بنیادی همراه است، توسط تیمی از متخصصان و خبرگان مدیریت پروژه طراحی و تنظیم گردیده و به جامعه جهانی مدیریت پروژه معرفی و ارائه شد.

یکی از تغییرات اساسی در ویرایش نسخه هفتم استاندارد PMBOK نسبت به نسخه‌های قبلی این است که در این ویرایش سیستم اصل – محور جایگزین سیستم فرایند – محور شده است، بر این اساس، برای مدیریت و تحویل پروژه 12 اصل مطرح شده که می‌تواند جایگزین فاز‌های 5‌گانه مدیریت پروژه شود و شامل موارد زیر است:

۱- رهبری کوشا، فعال، مراقب و حمایت‌گر باشید.

۲- برای همکاری و تعامل تیمی بیشتر یک محیط مناسب را در پروژه ایجاد کنید.

۳- به صورت مؤثر و کاربردی تعامل خود را با ذی‌نفعان پروژه برقرار کنید.

۴- تمرکز اصلی خود را بر روی ارزش‌های پروژه قرار دهید.

۵- سیستم پروژه را شناسایی و ارزیابی کرده و به تعاملات آن پاسخ مناسب دهید.

۶- در پروژه رفتاری همانند یک رهبر تیم را داشته باشید.

۷- با توجه به فضای سازمان یا شرکت مورد نظر، مدیریت پروژه را هماهنگ و متناسب‌سازی کنید.

۸- در فرایند‌ها و محصولات قابل تحویل پروژه کیفیت را جاری کنید.

۹- در پروژه مورد نظر پیچیدگی‌ها را برنامه‌ریزی و راهبردی کنید.

۱۰- برای ریسک‌های موجود در پروژه به دنبال پاسخ‌های بهینه و مناسب باشید.

۱۱- با آغوش باز به اجرا و پیاده‌سازی انعطاف‌پذیری‌ها و سازگاری‌های لازم در پروژه بپردازید.

۱۲- برای رسیدن به وضعیت مطلوب در آینده تغییرات لازم را فعال‌سازی کنید.

کدام بخش‌های استاندارد PMBOK در ویرایش هفتم تغییر پیدا کرده است؟

دو مبحث استاندارد و راهنما در نسخه‌های قبلی استاندارد PMBOK از جمله ویرایش 6 مطرح شده است که بخش استاندارد شامل قوانین سختگیرانه‌تری بوده و رویکرد اصلی را در پروژه نشان می‌دهد. هدف از بخش استاندارد در نسخه‌های قبلی پیروی از تعاریف مشخص شده در این استاندارد بود که به وسیله ANSI یا مؤسسه ملی استاندارد آمریکا تنظیم شده است. راهنما نیز بخشی با جزئیات کامل‌تر بود که به استاندارد اضافه شد. در نسخه‌های موجود در مدل PMBOK، بخشی که فرایند‌ها را از زاویه گروه‌های فرایندی 5‌گانه مورد بررسی قرار می‌دهد، در بخش استاندارد قرار داشت و بخشی که از دیدگاه حوزه‌های دانش مدیریت، پروژه را توضیح می‌دهد، جز راهنما محسوب می‌شود.

اما در استاندارد PMBOK نسخه هفتم، سه بخش مطرح شده است که شامل موارد زیر می‌شود:

• بخش استاندارد
• بخش راهنمای اصلی
• بخش راهنمای آنلاین

هر چهار  یا پنج سال یک بار دو بخش استاندارد و راهنمای اصلی در استاندارد PMBOK به روز‌رسانی و جدید می‌شود که در آخرین نسخه به روز رسانی شده؛ یعنی ویرایش هفتم این استاندارد، تغییرات این دو بخش گنجانده شده است. هدف از دو بخش استاندارد و راهنمای اصلی در ویرایش جدید این است که مبنای مشترکی برای درک و تحویل بهتر پروژه به وجود آید و سیستم ارزش – محور تحویل پروژه با رویکرد‌های اجایل، قابل پیش‌بینی و ترکیبی ایجاد شود. اما در بخش سوم این استاندارد، با توجه به اینکه به طور مداوم تغییراتی در حوزه مدیریت پروژه به وجود می‌آید، یک بستر آنلاین فراهم شده تا اعضای مؤسسه PMI به این بخش دسترسی راحت‌تری داشته باشند.

از آنجایی که در نسخه هفتم استاندارد PMBOK تغییرات مهم و بنیادی نسبت به نسخه‌های قبلی این استاندارد در حوزه مدیریت پروژه به چشم می‌خورد و به جای سیستم فرانید – محور، سیستم اصل – محور جایگزین شده است؛ بنابراین تمام فرایند‌ها، گروه‌های فرایندی و حوزه‌های دانش یعنی کل محتوای قدیمی استاندارد به بخش سوم یعنی راهنمای آنلاین انتقال پیدا کرده است و دیگر جزئی از ویرایش نسخه 7 نبوده و در عمل فرایند‌های مدیریت پروژه اهمیت قبلی خود را از دست خواهند داد.

در ویرایش هفتم استاندارد PMBOK سه زیر بخش اصلی در قسمت استاندارد مطرح شده که شامل مقدمه، سیستم تولید ارزش در پروژه و اصول 12‌گانه تحویل پروژه می‌شود. علاوه بر این، در قسمت راهنما دو زیر بخش اصلی با عنوان “تکنیک‌ها، روش‌ها و مدل‌ها” و “اختصاصی‌سازی یا متناسب سازی” مطرح شده است. در بخش انتهایی ویرایش هفتم استاندارد PMBOK نیز مباحثی نظیر ضمائم (Appendices)، فهرست واژگان کلیدی (Glossary) و فهرست مرتب شده به ترتیب حروف الفبایی موضوعات (Index) بیان شده است.

تفاوت بین نسخه هفتم با نسخه قبلی استاندارد PMBOK چیست؟

هنگامی که نسخه جدید استاندارد PMOBK با عنوان ویرایش هفتم منتشر شد، این نسخه نسبت با نسخه‌های قبلی بسیار متفاوت بود، به این صورت که نسخه‌های قبلی زمانی که نسخه جدید منتشر می‌شد، بلافاصله اعتبار خود را از دست می‌دادند و منقضی می‌شدند، اما زمانی که نسخه هفتم استاندارد PMBOK منتشر شد، نسخه قبلی یعنی ویرایش 6 حتی با وجود تفاوت‌هایی که با ویرایش هفتم این استاندارد داشت، دارای اعتبار بود، منقضی نشد و می‌توانست در کنار نسخه جدید مورد استفاده قرار بگیرد.

با وجود اعتبار داشتن هر دو نسخه 6 و 7 استاندارد PMBOK، تفاوت‌هایی در ساختار این دو نسخه دیده می‌شود که در ادامه به شرح آن‌ها می‌پردازیم:

در بخش استاندارد نسخه 6 و 7 با یکدیگر متفاوت هستند

اولین تفاوتی که در نسخه ۶ با نسخه ۷ استاندارد PMBOK دیده می‌شود، مربوط به اصول مدیریت پروژه و مبحث سیستم تحویل ارزش یا Value Delivery System است. در نسخه هفتم نسبت به نسخه ششم شما متوجه خواهید شد که در ویرایش جدید به موضوع ارزش (Value) توجه ویژه‌ای شده است.

به این صورت که در این نسخه به جای اینکه پروسه‌ها و فرایند‌های مدیریت پروژه مطرح شود، لازم است شما به دنبال این موضوع باشید که چرا باید پروژه مورد نظر را اجرا و پیاده‌سازی کنید؟ به بیان ساده‌تر، در ویرایش هفتم به این نکته تأکید شده است که شما باید هنگام تولید ارزش در پروژه ابتدا قبل از هر چیز برای مدیریت بهتر پروژه به فکر در نظر گرفتن رویکرد‌های مناسب باشید و اول آن‌ها را انتخاب کنید.

بر اساس ویرایش نسخه ششم PMBOK خروجی‌ها یا محصولاتی که در طول اجرای پروژه تولید می‌شوند، لازم است به نتایج تبدیل شده و این نتایج باعث ایجاد فایده برای افراد شده و در نهایت فایده منجر به ایجاد ارزش در پروژه می‌شود. به عبارت دیگر، ارزش همان فاکتوری است که ذی‌نفعان پروژه به دنبال آن هستند. ارزش به عنوان یک نیاز در نظر گرفته می‌شود که باید به وسیله پروژه برطرف شود و مواردی نظیر سلامت، امنیت، ایجاد اعتبار، سود مالی و … بر این مسأله تأکید دارند. در ابتدای هر پروژه لیست ارزش‌هایی که لازم است در پروژه محقق شوند، با توافق ذی‌نفعان تهیه می‌شود. در طول اجرای پروژه، اهداف اصلی و نحوه به پایان رساندن آن نباید فقط شامل انجام پروژه به هر روشی باشد، بلکه باید ارزش لازم را ایجاد کرده و آن را قربانی زمان و هزینه و … نکنید.

قبل از مطرح شدن ارزش و بر اساس ورژن ششم استاندارد PMBOK، افراد با پروژه‌هایی روبه‌رو می‌شدند که در آن‌ها به دلیل وجود عدم قطعیت‌های ذکر شده، پیاده‌سازی ۴۹ فرایند ویرایش ششم این استاندارد سخت بود. با توجه به ۴۹ فرایند مطرح شده در نسخه ششم، حجم بالای اختصاصی‌سازی در این پروژه‌ها، باعث شد که شباهتی بین خروجی حاصل شده و خروجی مورد انتظار وجود نداشته باشد. در نسخه هفتم استاندارد PMBOK دیدگاه حالت کلی نگری پیدا کرده و روش‌های انجام پروژه و نتایج به دست آمده را هم‌زمان در آن‌ها در نظر گرفت. جدا از رویکرد مدیریت پروژه که یا فرایند محور است مثل روش قابل پیش‌بینی، یا چابک (Agile)، بر اساس PMBOK لازم است در یک پروژه 12 اصل رعایت شود.

 نسخه 6 و 7 در بخش راهنما باهم متفاوت هستند

در نسخه هفتم استاندارد PMBOK 8 دامنه عملکردی (Performance Domains)معرفی می‌شود، اما در نسخه ششم این استاندارد پنج گروه فرایندی (Process group) و 10 حوزه دانش مدیریت پروژه (Knowledge Area) وجود دارد. در استاندارد PMBOK ویرایش هفتم ضمن تأکید بر این موضوع که مهم نیست پروژه با چه رویکردی مدیریت می‌شود، به معرفی 8 دامنه عملکردی برای مدیریت بهتر پروژه می‌پردازد که شامل موارد زیر است:

• رویکرد توسعه و چرخه عمر پروژه Development Approach and Project Life Cycle
• برنامه‌ریزی Planning
• تیم Team
• کار‌های پروژه Project Work
• اندازه‌گیری Measurement
• اجرا Delivery
• ذی‌نفعان Stakeholders
• عدم قطعیت Uncertainty

این 8 حوزه عملکردی از ترکیب حوزه‌های دانش مدیریت و گروه‌های فرایندی نسخه ششم استاندارد PMBOK به دست آمده‌اند.

یکی دیگر از تفاوت‌های بین نسخه 6 و 7 استاندارد PMBOK مربوط به موضوع محصول (Product) می‌شود که توجه ویژه‌ای هم به آن شده است.

با توجه به این مسأله، انتظار می‌رود که مدیران پروژه زمانی که می‌خواهند مدیریت یک پروژه را انجام دهند، در مورد مفهوم مدیریت محصول (Product Management) از اطلاعات کامل و جامعی برخوردار باشند، بتوانند به خوبی چرخه عمر محصول (Product Life Cycle) را درک کنند و نسبت به آن شناخت کافی داشته باشند تا بتوانند از طریق آن ارزش‌های بیشتری را برای مشتریان خود فراهم کنند.

بنابراین، مدیر پروژه لازم است با استراتژی‌ها همسو و هم جهت باشد که رسیدن به این منظور به وسیله مهارت مدیریت محصول فراهم می‌شود. استاندارد PMBOK در نسخه هفتم شامل تغییراتی در حوزه مدیریت پروژه یا PMO است و همچنین مدل جدیدی به نام EPMO یا Enterprise PMO را تعریف کرده است. مدل EPMO در سطح سازمانی مطرح شده و سیاست‌گذاری‌های لازم به منظور ارتباط بین PMO‌های مختلف را اجرا و پیاده‌سازی می‌کند.

مرکز تعالی چابکی که با نام (ACoE) Agile Centre of Excellence هم شناخته می‌شود، یکی از مدل‌های PMO است و در سازمان‌هایی از آن استفاده می‌شود که پروژه‌های خود را با رویکرد چابک یا (Agile) مدیریت می‌کنند. نام دیگر این مدل PMO دفتر تحویل ارزش یا Value Deliver Office (VDO) است.

یکی دیگر از تفاوت‌های بین نسخه ۶ و ۷ استاندارد PMBOK مبحث متناسب‌سازی (Tailoring) است که در ویرایش هفتم به صورت جدی به این موضوع پرداخته شده است. همچنین، ابزار‌ها و تکنیک‌های بیان شده در ویرایش ششم استاندارد PMBOK که برای مدیریت پروژه از آن‌ها استفاده می‌شود، در ویرایش هفتم با تغییراتی همراه بوده و مطالبی به آن‌ها اضافه شده که در یک فصل جداگانه این مطالب جمع‌آوری و ارائه می‌شود.

البته در ویرایش هفتم تغییرات به صورت مستقل برای هر فرایندی یک ابزار یا تکنیک در نظر گرفته نشده، بلکه به جای استفاده از ابزار‌ها و تکنیک‌ها برای مدیریت پروژه‌های مختلف، لازم است متد‌ها، مدل‌ها و مصنوعات(Models, Methods and Artifacts) بیان شده مورد استفاده قرار دهید.

استاندارد PMBOK در ویرایش هفتم برای مدیریت پروژه ۷ مدل و روش مختلف را بیان می‌کند که به صورت زیر است:

• روش‌های پرورش تیم پروژه یا (Project Team Development Models)
• روش‌های رهبری و هدایت موقعیتی یا (Situational Leadership Models)
• روش‌های پیچیدگی یا (Complexity Models)
• روش‌های ارتباطی یا (Communication Models)
• روش‌های انگیزشی یا (Motivation Models)
• روش‌های تغییر یا (Change Models)
• روش‌های دیگر (Other Models)

استاندارد PMBOK در ویرایش هفتم برای مدیریت پروژه ۴ متد مختلف را بیان می‌کند که به صورت زیر است:

• متد جمع‌آوری و تحلیل داده یا (Data Gathering and Analysis)
• متد تخمین یا (Estimating)
• متد جلسات و رویداد‌ها یا (Meetings and Events)
• متد‌های دیگر یا (Other Methods)

مصنوعات و دستاورد‌ها همه اسنادی هستند که در طول اجرای پروژه از آن‌ها استفاده می‌شود و لزوماً اسناد رسمی و مکتوب نیستند. در نسخه ششم استاندارد، به این اسناد به صورت پراکنده در بخش‌های مختلف اشاره شده؛ اما در ویرایش هفتم در یک فصل جداگانه جمع‌آوری شده. مصنوعات موجود در استاندارد PMBOK ویرایش هفتم شامل ۹ بخش زیر است:

• بخش برنامه‌ها یا (Plans)
• بخش خطوط مبنا یا (Baselines)
• بخش چارت‌های سلسله مراتبی یا (Hierarchy Charts)
• بخش فهرست‌ها و ثبت‌کننده‌ها یا (Logs and Registers)
• بخش اسناد استراتژی یا (Strategy Artifacts)
• بخش گزارش‌ها یا (Reports)
• بخش داده‌ها و اطلاعات دیداری یا (Visual Data and Information)
• بخش توافق‌نامه‌ها و قرارداد‌ها یا (Agreements and Contracts)
• بخش مصنوعات دیگر یا (Other Artifact)

در نسخه هفتم این استاندارد مسائلی در مورد تمام پروژه‌ها مطرح شده و به شما می‌گوید که اگر می‌خواهید مدیریت پروژه‌ای را برعهده بگیرید، لازم است اصولی را رعایت کنید، اما اگر می‌خواهید پروژه را بر اساس روش قابل پیش‌بینی (Predictive) مدیریت کنید، ویرایش ششم استاندارد PMBOK می‌تواند یکی از انتخاب‌های شما باشد.

یکی دیگر از تغییراتی که در نسخه هفتم این استاندارد نسبت به نسخه‌های قبلی ایجاد شده، مربوط به نقش رهبری مدیر پروژه می‌شود. در نسخه ششم استاندارد PMBOK مدیر پروژه به عنوان فردی در نظر گرفته می‌شود که مدیریت تیم پروژه را برعهده داشته و به تنهایی تمام مراحل پروژه را تا مرحله نهایی شدن آن به پیش می‌برد، اما در نسخه هفتم این استاندارد، مدیر پروژه فردی است که معمولاً بر روی رهبری تیم بیشترین تمرکز را دارد و این اعضای تیم هستند که باید وظایف و مسئولیت‌های مربوط به پروژه را انجام دهند.

هدف از شرکت در دوره مدیریت پروژه PMBOK چیست؟

استاندارد PMOBK یک راهنمای مهم و ضروری برای سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف پروژه محور محسوب می‌شود تا با استفاده از این استاندارد بتوانند در تمام واحد‌های مجموعه خود روش‌های Project Management را استاندارد‌سازی کنند. این استاندارد به مدیران پروژه کمک می‌کند تا به راحتی از یک سازمان به سازمان دیگر منتقل شوند و از همان شیوه مدیریتی برای پیشبرد پروژه‌های مختلف استفاده نمایند.

استاندارد PMBOK که با دقت مستند‌سازی شده است، معمولاً بر روی روش‌هایی تمرکز دارد که باعث افزایش کارایی پروژه و بهینه‌سازی آن می‌شوند. در دوره مدیریت پروژه PMBOK در کنار آموزش استاندارد کردن پروژه به آموزش مدیریت ریسک در پروژه هم پرداخته می‌شود و در این راستا به مدیران پروژه آموزش داده می‌شود که چگونه بتوانند روش‌های مؤثر و کاربردی را از روش‌های غیر مؤثر و نامناسب تشخیص دهند. علاوه بر این، دوره PMBOK کمک می‌کند تا ریسک پروژه کاهش یابد و حدس و گمان‌ها در مورد آن برطرف شوند.

در طول مدت دوره مدیریت پروژه PMBOK به مدیران پروژه آموزش داده می‌شود تا در صورت شکست قوانین، چگونه بتوانند بهترین تصمیم‌گیری‌ها را در مورد مدیریت یک پروژه داشته باشند که همین موضوع می‌تواند یک معیار مؤثر و کاربردی در زمینه موفقیت و پیشرفت پروژه محسوب شود. بر این اساس، استاندارد PMBOK هر چهار یا پنج سال یکبار به روز‌رسانی شده و نسخه جدید آن منتشر می‌شود تا جدیدترین دانش‌ها و بهتری روش‌های اجرایی را به حوزه مدیریت پروژه معرفی کند. 

برای شرکت در آزمون PMP کدام یک از نسخه‌های استاندارد PMBOK معتبر است؟

سرفصل‌های مربوط به آزمون PMP تلفیقی از ویرایش ششم و ویرایش هفتم استاندارد PMBOK است و مطالبی از حوزه چابک هم در آن مطرح می‌شود. بر این اساس در دوره مدیریت پروژه PMBOK مؤسسه فرتیک اساتید جزواتی ترکیبی از PMBOK 6 و PMBOK 7 (و مراجع دیگر) را در اختیار داوطلبان قرار می‌دهند تا با مطالب هر دو نسخه آشنا شوند و بتوانند این آزمون را بهتر پشت سر بگذرانند.

در نسخه ۷ استاندارد PMBOK به صورت کلی و فراتر از نوع پروژه به مسائل پرداخته می‌شود، بنابراین مشکلاتی که در نسخه ۶ وجود داشته و پاسخی برای آن‌ها بیان نشده است، شما می‌توانید پاسخ آن‌ها را در نسخه 7 این استاندارد پیدا کنید. در حال حاضر لازم است متناسب با رویکرد پروژه از نسخه 7 استاندارد PMBOK برداشت کنید. البته با انتشار متممی برای پروژه‌های مربوط به حوزه ساخت، راهکار‌های بهتری برای این نوع پروژه‌ها پیشنهاد خواهد شد. همچنین لازم به ذکر است که روش مدیریت پروژه قابل پیش‌بینی (Predictive) هرگز منسوخ نمی‌شود. 

مزایای شرکت در دوره مدیریت PMBOK چیست؟

در خصوص مزایای شرکت در دوره مدیریت PMBOK می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

• شما می‌توانید در این دوره‌های آموزشی با حوزه‌های مختلف دانش PMBOK آشنا شوید.
• در زمینه مدیریت پروژه می‌توانید دانش، توانایی و مهارت‌های لازم است به دست‌آورید.
• در طی دوره PMBOK مفاهیم، مباحث و روش‌های مدیریت یک پروژه به شما آموزش داده می‌شود.
• امکان ارتقای شغلی شما با تسلط به مفاهیم اصلی مدیریت پروژه بعد از شرکت در این دوره فراهم می‌شود.
• می‌توانید با شرکت در دوره مدیریت پروژه PMBOK مدرک فنی حرفه‌ای را دریافت کنید.

بنابراین:

• اگر تصمیم به دریافت مدرک PMP ندارید، اما دوست دارید در استاندارد PMBOK نسخه جدید را به صورت عملی یاد بگیرید!
• اگر می‌خواهید به جای شرکت در آزمون و تست زدن، بیشتر بر روی نکات عملی و اجرایی مدیریت پروژه تمرکز داشته باشید!
• اگر می‌خواهید استاندارد PMOBK نسخه جدید را به در کنار کار تیمی و همفکری گروهی تجربه کنید!

آکادمی فرتیک دوره PMBOK را برگزار نموده است تا شما در این کلاس‌های آموزشی شرکت کنید و زبان ساده و به صورت عملی با مفاهیم مدیریت پروژه آشنا شوید.

منابع:

www.izenbridge.com
www.simplilearn.com
projectmanagementacademy.net
projectmanagementacademy.net
www.pmexamsmartnotes.com
www.izenbridge.com