تعریف مدیریت پروژه

برای تعریف اینکه مدیریت پروژه چیست، باید ابتدا یک پروژه را تعریف کرد. هر چیزی که شروع، پایان و کار اجرایی قابل تحویل داشته باشد، یک پروژه است. بنابراین مدیریت پروژه روشی است که توسط آن یک پروژه برنامه‌ریزی، نظارت، کنترل و گزارش می‌شود و به عبارت دیگر، مدیریت می‌شود. در واقع، مدیریت پروژه در اصطلاح مانند چتری است که تعدادی از رشته‌های مرتبط مانند برنامه‌ریزی، مدیریت وظایف، مدیریت منابع، مدیریت ریسک و موارد دیگر را شامل می‌شود. در این مقاله تعریف مدیریت پروژه و مراحل انجام آن توضیح داده می‌شود.

پروژه چیست؟

اولین قدم در بررسی تعریف مدیریت پروژه تعریف پروژه است. پروژه یک تلاش موقتی است که برای ایجاد یک محصول، خدمات یا نتیجه منحصر به فرد انجام می‌شود. یک پروژه از آن جهت موقتی است که از نظر زمانی شروع و پایان مشخص دارد و از این رو دامنه و منابع مشخصی دارد و یک پروژه از این جهت منحصر به فرد است که یک عملیات معمول نیست بلکه مجموعه‌ای خاص از عملیات است که برای تحقق یک هدف واحد طراحی شده است. بنابراین یک تیم پروژه اغلب شامل افرادی است که معمولاً با هم کار نمی‌کنند . گاهی اوقات از سازمان‌های مختلف و در چندین جغرافیای مختلف هستند.

مدیر پروژه

مدیر پروژه شخصی است که مسئولیت کلی در زمینه شروع موفقیت آمیز، برنامه ریزی، طراحی، اجرا، نظارت، کنترل و بسته شدن یک پروژه را به عهده دارد. ساخت و ساز، پتروشیمی، معماری، فناوری اطلاعات و بسیاری از صنایع مختلف که محصولات و خدمات تولید می‌کنند از این عنوان شغلی استفاده می‌کنند. مدیر باید ترکیبی از مهارت‌های مختلف از جمله توانایی در پرسیدن سوال‌های نافذ، تشخیص مفروضات بیان نشده و حل تعارضات و همچنین مهارت‌های مدیریتی بیشتر را داشته باشد.

مهمترین وظایف یک مدیر پروژه این است که تشخیص دهد خطر به طور مستقیم بر احتمال موفقیت تأثیر می‌گذارد و این خطر باید به طور رسمی و غیررسمی در طول عمر پروژه اندازه‌گیری شود. خطرات ناشی از عدم اطمینان است و مدیر پروژه موفق کسی است که به عنوان اصلی‌ترین عضو روی این موضوع تمرکز می‌کند. یک مدیر خوب می‌تواند خطر را به میزان قابل توجهی کاهش دهد، اغلب با رعایت خط مشی ارتباط آزاد، اطمینان حاصل کند که هر شرکت کننده فرصت ابراز عقاید و نگرانی‌ها را دارد. در واقع مدیر شخصی است که وظیفه تصمیم‌گیری اعم از کوچک و بزرگ را بر عهده دارد.

مدیر پروژه در واقع شخصی است که مسئول نظارت بر یک پروژه است. ابتدا طرحی را تهیه می‌کنند که انتظارات ذینفعان را برآورده می‌کند و تیم پروژه را تشکیل می‌دهند. سپس مدیر تا زمانی که یک محصول قابل تحویل با کیفیت تولید شود، بر اجرای پروژه نظارت و کنترل می‌کند. این کار اغلب با کمک نرم افزار مدیریت پروژه انجام می‌شود.

بنابراین مدیریت پروژه استفاده از دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها برای فعالیت‌های پروژه برای تأمین الزامات پروژه است. این کار همیشه به صورت غیر رسمی انجام می‌شده است، اما به عنوان یک حرفه متمایز از اواسط قرن 20 ظهور کرده است.

مراحل و فرآیندهای مدیریت پروژه

فرایندهای مختلف در تعریف مدیریت پروژه در پنج گروه قرار می‌گیرند:

• آغازین
• برنامه‌ریزی
• اجرا (مدیریت پروژه)
• نظارت و کنترل
• خاتمه

مسلماً تمام مدیریت‌ها به این موارد توجه دارند. اما مدیریت پروژه تمرکز منحصر به فردی را ایجاد می‌کند که براساس اهداف، منابع و برنامه هر پروژه شکل گرفته است. ارزش این تمرکز با رشد سریع و جهانی مدیریت پروژه ثابت می‌شود:

• به عنوان یک صلاحیت سازمانی شناخته شده و استراتژیک
•  موضوعی برای آموزش
• به صورت یک مسیر شغلی

گروه‌های فرایندی در مدیریت پروژه

از آنجا که پروژه‌ها شروع، میانه و در نهایت پایان دارند، همه آن‌ها مراحل مختلفی را طی می‌کنند. اگر می‌توانید این پنج مرحله را درک کنید، پس کنترل خوبی در مورد تعریف مدیریت پروژه خواهید داشت. این پنج مرحله بصورت زیر می باشد:

آغازین

در تعریف مدیریت پروژه، این مرحله شروع پروژه شما است. شما ایده را توسعه می‌دهید و منشور پروژه را تهیه می‌كنید، سندی كه مشخص می كند پروژه دقیقاً چه چیزی را ارائه می‌دهد و چگونه می خواهید به این هدف برسید. این مرحله از پروژه در یک جلسه شروع پروژه به اوج خود می‌رسد، جایی که شما تیم، ذینفعان، سهامداران و سایر طرف‌های مربوطه را برای تعیین اهداف پروژه، برنامه زمان بندی و فرایندهایی مانند نحوه برقراری ارتباط و زنجیره ارتباطات گردهم می‌آورید.

برنامه‌ریزی

مرحله بعدی در تعریف مدیریت پروژه جایی است که شما با تجزیه آن به قطعات کوچک‌تر و تخمین زمان هر کدام، برنامه‌ریزی می‌کنید. خروجی حاصل برنامه زمانبندی پروژه شماست که اغلب در نمودار گانت تجسم می‌یابد، که ترتیب کارها و چگونگی وابستگی آنها را نشان می‌دهد. این کار به شما یک نقشه راه برای کار می‌دهد تا زمانی که پروژه به نتیجه برسد.

ازمدیریت پروژه چه استفاده هایی می توان کرد؟

در حال اجرا و نظارت و کنترل

عمده کار در این مرحله اتفاق می‌افتد. اکنون که یک برنامه جامع دارید، می‌توانید پروژه را اجرا کنید. در طول مسیر، کار را کنترل می‌کنید تا مطمئن شوید از نظر بودجه، زمان،کیفیت و محدوده در مسیر خود قرار دارید. شما همچنین برای شناسایی و کاهش خطرات، مقابله با مشکلات و ترکیب هرگونه تغییر تلاش خواهید کرد. قسمت اعظم کار یک مدیر پروژه در این مرحله اتفاق می‌افتد.

خاتمه

کارهای پروژه باید به دقت بررسی شود تا از آنچه به دست آمده بهترین استفاده را ببرد و اطمینان حاصل شود که هرگونه درس‌آموخته به تیم‌هایی که سود می‌برند، منتقل می‌شود. در این مرحله شما باید پذیرش کارفرما برای کارهایی را که به اتمام رسیده است، را دریافت کنید، تمام مدارک و گزارش‌های نهایی را به پایان برسانید و محصولات قابل تحویل را به تیم دیگری مانند تیم مدیریت عملیات تحویل دهید.