آذر
تکنیکها و ابزارهای مدیریت پروژه, مدیریت پروژه
تقسیم کار چیست و چگونه انجام میگیرد؟
یکی از اهداف متعالی در کسب و کارها، سازمانها، پروژهها و جوامع، رسیدن به موفقیت است. یکی از مواردی که رسیدن به موفقیت در هریک از این حوزهها را تضمین میکند؛ تقسیم کار است. تمامی سازمانها و مؤسساتی که توانستهاند؛ تقسیم کار در سازمان خود را نهادینه کنند و به نحو احسن آن را به اجرا درآورند؛ امروزه در فهرست بهترین و موفقترین سازمانها و شرکتها در جهان قرار گرفتهاند.
اما در بسیاری از افراد این دیدگاه وجود دارد، که برای انجام یک کسب و کار یا اجرای یک پروژه، نیازی به تقسیم کار پروژه نیست و چون خود فرد، تمامی مراحل انجام آن را به خوبی بلد است؛ میتواند به تنهایی از صفر تا صد کار را انجام داده و به تصور خودش، تمام سود حاصل از انجام کار را به تنهایی صاحب شود و با فرد یا افراد دیگری تقسیم نکند.
اما علم و تجربه ثابت کرده است، که یکی از ارکان اصلی رسیدن به موفقیت در یک کسب و کار یا پروژه، در یک کسب و کار خانگی و کوچک یا یک سازمان بزرگ، مدیریت پروژه و تقسیم کار به صورت اصولی بین افراد است. از این رو در ادامه این مقاله از سایت فرتیک، با مفهوم تقسیم کار و مزایا و نحوه اجرای آن آشنا خواهیم شد.
تقسیم کار چیست؟
به عنوان سادهترین تعریف میتوان گفت، که تقسیم کار، واگذاری وظایف مختلف به افراد در راستای رسیدن به اهداف در زمان کمتر است. یک اقتصاددان اسکاتلندی به نام «دیوید هیوم» درباره تقسیم کار در سازمان، پروژه یا کسب و کارها میگوید: «اگر فردی به تنهایی مشغول به انجام کاری شود؛ نیرو و توانایی زیادی ندارد که بتواند یک کار چشمگیر انجام دهد».
در این شرایط چون فرد مجبور است، که به تنهایی تمامی الزامات، مربوط به این فعالیت را انجام داده و تأمین نماید؛ قادر نخواهد بود که در مهارت خاصی تبحر به دست آورد، که دلیل آن یکسان نبودن نیرو و موفقیت است و نتیجه آن چیزی بهجز نابودی نخواهد بود.
بر اساس نظریه دیوید هیوم، جامعه برای این ناراحتی، درمانی فراهم کرده است، تا با پیوستگی نیروها، نیروی ما برای انجام یک کار بیشتر شود و بتوانیم راحتتر به موفقیت دست پیدا کنیم. با تقسیم کار اجتماعی میتوان، وظایف مختلف در یک کسب و کار، پروژه یا سازمان را بین افراد مختلف تقسیم کرد؛ تا به این شکل توانایی و بهرهوری ما افزایش پیدا کرده و در کمترین زمان ممکن و با کمترین مشکلات، به موفقیت دست پیدا کنیم.
مزایای تقسیم کار چیست؟
تقسیم کار در سازمان، پروژه و کسب و کار مزایایی به همراه دارد، که کاربرد آن را در انجام کارها ضروری میکند. برخی از مزایای تقسیم کار به شرح زیر است:
- افزایش بهرهوری؛ بزرگترین مزیت تقسیم کار پروژه یا سازمان این است که میتوان؛ راندمان کاری هریک از اعضای گروه را افزایش داد که نتیجه آن بالا رفتن؛ بهرهوری حقیقی در سازمان خواهد بود.
- شکوفایی شایستگیها؛ با تقسیم کار در سازمان میتوان تواناییها و استعدادهای فردی هریک از اعضا را شناسایی کرده و با محول کردن وظایف به افراد صحیح به موفقیت دست پیدا کرد. از آنجایی که تواناییهای افراد یکسان نیست با شناسایی تواناییهای هریک از آنها میتوان وظایف مناسب را به آنها واگذار کرد.
- حرفهای شدن؛ یکی از مزایای تقسیم کار این است که فرد در آن وظیفه و کاری که به او محول شده است به فردی خبره و حرفهای تبدیل میشود و یک کارگر ساده به یک کارگر و نیروی ماهر بدل میشود. در واقع وقتی فردی یک کاری را مداوم انجام میدهد آن را تمرین میکند و در مرور زمان به یک فرد حرفهای تبدیل میشود.
- صرفهجویی در زمان؛ اگر این سوال مطرح شود که یکی از بزرگترین مزیتهای تقسیم کار چیست در پاسخ باید گفت که صرفهجویی در زمان. زیرا با تقسیم کار و وظایف بین افراد آنها در انجام وظایف خود به فردی حرفهای و خبره تبدیل میشوند که به خوبی تمام جزئیات آن را بلد هستند و در کمترین زمان ممکن آن را به سرانجام میرسانند.
تقسیم کار در سازمانها نقش بسیار مهمی در عملکرد و بهرهوری دارد. طبق گزارش Gallup 2025، تنها ۲۱٪ کارکنان جهان واقعاً درگیر کار خود هستند و همین موضوع باعث شده ۴۳۸ میلیارد دلار از بهرهوری اقتصاد جهانی از بین برود.
یکی از دلایل اصلی این مشکل، نامشخص بودن وظایف و تقسیم کار ضعیف است. وقتی مدیران هم درگیر نیستند (طبق آمار فقط ۲۷٪ مدیران در سال گذشته مشتاق و فعال بودهاند) تیمها نیز عملکرد ضعیفتری دارند؛ چون ۷۰٪ انگیزه و درگیری کارکنان وابسته به مدیر مستقیم آنهاست.
در مقابل، سازمانهایی که تقسیم کار شفاف و درست دارند و برای مدیران، آموزش نقشها و مهارتهای رهبری فراهم میکنند؛ میتوانند تا ۲۸٪ عملکرد بهتر مدیران و ۱۸٪ افزایش انگیزه تیمی را تجربه کنند. این آمار نشان میدهد، که تقسیم کار نه فقط یک کار اداری، بلکه یک عامل کلیدی برای موفقیت سازمان است. State of the Global Workplace Report
تقسیم کار چگونه انجام میشود؟
برای اجرای تقسیم کار پروژه، کسب و کار یا سازمان، یک سری موارد و اصولی وجود دارد؛ که باید مورد توجه قرار بگیرند تا تقسیم کار به بهترین شکل ممکن اجرا شده و بهترین نتیجه از آن حاصل شود. این اصول در ادامه معرفی میشوند.
اولویت کار
در قدم اول برای تقسیم کار پروژه باید اولویت کار در نظر گرفته شود. در واقع این اولویتبندی درست و نادرست است که تفاوت بین سازمانها و افراد موفق و ناموفق را رقم میزند. برای اولویتبندی وظایف در سازمان و کسب و کار خود نهایت دقت را به خرج دهید و کارها را از پراهمیتترین اولویتبندی کنید.
توانایی انجام کار
قبل از اقدام به تقسیم کار در سازمان، باید تواناییها و مهارتهای اعضا مورد بررسی دقیق قرار بگیرد. در صورتی که فرد توانایی کافی برای انجام وظایف مدنظر شما را داشت، آن وظیفه را به وی بسپارید و مطمئن باشید که بهترین نتیجه را خواهید گرفت.
زمان و امکانات کافی
کار باید به فردی سپرده شود که زمان و امکانات کافی برای انجام آن را در اختیار داشته باشد. زمانی که شرایط از نظر توانایی و مهارت یکسان باشد باید ببینید که کدام فرد وقت انجام دادن وظیفه را دارد.
پیشرفت اعضا
یکی از ارکان مهم در نحوه تقسیم کار این است که فرصت پیشرفتی که وظیفه محوله برای فرد فراهم میکند؛ در نظر گرفته شود. از آنجایی که یکی از ارکان موفقیت در سازمان و کسب و کار بهروزرسانی مهارتهای افراد است؛ هر از گاهی کار جدید به فرد بسپارید تا بتواند؛ برای انجام آن مهارت جدیدی بیاموزد و به قول معروف خود را بالا بکشد.
برای اینکه یک پروژه، سازمان، کسب و کار و حتی یک جامعه بتواند؛ در کمترین زمان ممکن به هدفهای تعیین شده خود و در نهایت موفقیت دست پیدا کند؛ نیازمند این است که تمامی اعضا و ارکان آن به این سطح از درک رسیده باشند، که تقسیم وظایف چیست و چه تأثیری در روند پیشرفت و موفقیت آنها دارد.
از آنجایی که یک فرد به تنهایی نمیتواند؛ برای رسیدن به موفقیت تمامی کارها را انجام دهد و منابع مورد نیاز را تأمین کند؛ به همین دلیل میتوان با تقسیم کار در سازمان و محول کردن وظایف به سایر افراد با انجام کار گروهی به موفقیت و اهداف عالیه مورد نظر رسید.
سلام، اگه تقسیم کار رو درست انجام ندیم، ممکنه کل پروژه از کنترل خارج بشه؟ یا فقط کارا عقب میافته؟