آذر
مدیریت پروژه, مدیریت پروژه چابک
روش کانبان چیست و چه عملکردی دارد؟
آیا درباره روش کانبان (Kanban) اطلاعاتی دارید؟ عملکرد تکنیک کانبان چیست؟ و اینکه چگونه از کانبان در مدیریت پروژه استفاده میشود؟ در این مقاله از سایت فرتیک میخواهیم؛ به بررسی جنبههای مختلف رویکرد کانبان بپردازیم و به شما بگوییم؛ این روش مدیریت چیست و از کجا آمده؟ بنابراین اگر برای یک بار هم که شده میخواهید؛ از این روش برای مدیریت پروژه استفاده کنید؛ بهتر است تمام توضیحات این مقاله را با دقت مطالعه کنید.
روش کانبان چیست؟
عبارت کانبان برگرفته از فرهنگ لغت ژاپن، به معنای «نشانه بصری» یا «کارت» است. از کانبان به عنوان نشانه بصری برای اجرا و پیادهسازی پروژه استفاده میکنند. روش کانبان (Kanban) نشان میدهد، که یک محصول باید در چه زمانی و به چه میزان یا تعدادی تولید شود.
این روش میتواند؛ تمام اطلاعات و تغییرات مرتبط با سیستم شما را بیان کند و شما برای اجرای آن، نیازی به راهاندازی یا پروسه خاصی ندارید. در نتیجه شما این امکان را دارید، که این برنامه را روی فعالیتهای خود اجرا کنید.
شرکت تویوتا برای نخستین بار در نیمه قرن 21 میلادی، این واژه را در گفتمان علم مدیریت به کار برد و با استفاده از شیوه کانبان، همین اصول را به سادگی برای کارخانه خود استفاده کرد. گروههای مختلف در این کارخانه، کارت یا کانبانهایی ارائه میکردند که نشان دهند؛ برای دریافت مواد اولیه بیشتر، از ظرفیت کافی برخوردار هستند. گاهی اوقات به این روش، «سیستم کششی» نیز میگفتند؛ زیرا اغلب بخشهای مهم آن به واسطۀ «دریافت سفارشات تأمین» میشد.
اصول اجرای کانبان چیست؟
در حال حاضر ایدهها و اصول مدرنی در مورد کانبان ارائه میشود، که میتوان با اعمال آنها روی گروههای نرمافزاری و پروژههای فناوری، به نتایج قابل قبولی دست پیدا کرد. در رابطه با موضوع روش کانبان، توسعه کار، یعنی WIP همواره به جای موجودی قرار میگیرد و زمانی، کار نوین یا جدید ارائه میشود، که روی تخته بصری فضای خالی ایجاد شود.
روش کانبان میتواند مقدار کاری را که در حال انجام شدن است؛ با توجه به «ظرفیت گروه» تطبیق دهد و شرایط را برای افزایش تولید، شفافسازی و میزان انعطاف فراهم کند. در حقیقت در جواب این سؤال که «کانبان چیست؟» میتوان گفت: «کانبان یک ترفند برای مدیریت درست یک پروسۀ توسعه و رشد نرمافزاری به واسطه تکنیکی با تأثیرگذاری بسیار بالا است.
همان طور که گفتیم زیر بنای اصلی تکنیک کانبان سیستم چگونگی تولید تویوتا است. اگر چه توسعه نرم افزار نسبت به تولید انبوه اتومبیل یک فعالیت نوین و مبتکرانهتر و متفاوتتر میباشد، اما قابلیت استفاده از مکانیزم پایه را برای مدیریت انواع خط تولید را دارد.
کانبان یک روش مدیریت چابک است، که بر پایۀ بهبود مستمر بنا شده است. در کانبان، کارها به صورت مرحلهای از فهرست وظایف (Backlog) وارد جریان کار میشوند. ابزار اصلی این روش، «تخته کانبان» است. بر روی تخته کانبان، هر وظیفه به شکل یک کارت نمایش داده میشود و با پیشرفت کار، از یک ستون به ستون دیگر منتقل میگردد.
این کار باعث میشود؛ تیم در هر لحظه بداند؛ هر فعالیت در چه مرحلهای است. کانبان بیشتر در تیمهای محصول، مهندسی و توسعه نرمافزار استفاده میشود؛ اما هر تیمی که به دنبال جریان کاری منعطف و پویا باشد؛ میتواند از آن بهره ببرد. What Is Kanban?
نقش تخته کانبان
یکی از ابزارهای مهم و کاربردی در روش کانبان، «تخته کانبان» است، که برای پیادهسازی برنامه روی پروژهها مورد استفاده قرار میگیرد. در اصل این ابزار، شامل یک تختۀ فیزیکی با قابلیت آهنربایی، جیپهای از جنس پلاستیک و یا برگههایی برای چسباندن روی تخته میشود. گاهی اوقات میتوان آیتمهای کاری را با دست روی تخته نوشت. البته در چند سال اخیر، نرمافزارهای مدیریت پروژۀ مختلفی، این تخته را به شکل آنلاین ارائه کردهاند.
مزایای کانبان
روش کانبان مزیتهای منحصربهفردی برای مدیریت پروژه دارد. تخته کانبان، عملکرد بسیار سریع و سادهای را برای بهبود گردش کارها و زمان ارائه میکند. «افزایش انعطاف» یکی از مزیتهای کانبان است، که موجب توسعۀ نرمافزاری میشود و برای انواع دورهها، فاز مشخصی را تعیین نمیکند و با توجه به ورودی اطلاعات جدید «اولویتها» مجدداً ارزیابی میشوند.
تکنیک کانبان، تمرکز بسیاری بر «کاهش اتلاف« در زمینههای مختلف دارد. این مزیت باعث میشود که گروه، هیچگونه کار غیرضروری و اشتباه را انجام ندهد. «مدلسازی بسیار ساده»، یکی دیگر از مزیتهای مهم روش کانبان است. روش کانبان با توجه به مدل بسیار سادهای که دارد؛ فهم مدیریت پروژه و بخشهای مختلف آن را بسیار ساده میکند و دیگر نیازی نیست؛ تمام اعضای گروه، آموزش یک متد را به صورت کامل ببینند. تکنیک کانبان به راحتی روی «سیستمهای مدیریتی» پیادهسازی و اجرا میشود.
جریان تحویل به واسطه کانبان بهبود مییابد. با استفاده از کانبان در مدیریت پروژه، گروهها به راحتی میتوانند؛ باعث بهبود جریان تحویل به مشتریان شوند. این مزیت موجود در کانبان، برگرفته از روش تحویل «Continuous Delivery» است، که با تمرکز بر «JIT» میتواند؛ دورهای منظم را برای اجرای کار تعیین کند.
آخرین مزیت روش کانبان، «بهینهسازی زمان چرخه» است؛ یعنی بهبود مقدار زمان در نظر گرفته شده برای انجام فرآیند، که از جریان کار عبور میکند. در اغلب پروژههای مختص کانبان، همه اعضای گروه سعی میکنند تا مطمئن شوند؛ کار با سرعت هرچه سریعتر و همراه با موفقیت به پایان میرسد.
اصول و استاندارد روش کانبان در مدیریت پروژه چیست؟
پروژههای کانبان دارای استانداردها و اصولی هستند، که باید با توجه به آنها اجرا شوند. در بخش پایانی مقاله به معرفی این اصول پرداختهایم.
ارائه «شمایی تصویری» از انجام فعالیتهای در حال اجرا
برای شناسایی بخشهای مختلف پروژه و بررسی نقاط ضعف و قوت، اعمال محدودیت برای کارهای در حال اجرا WIP، به منظور پیشرفت کارها و افزایش سرعت و انعطاف فعالیتها، مدیریت صحیح و بهینهسازی جریان کار، «شفافسازی» مراحل انجام فرآیند، به منظور این که همه اعضای گروه در جریان کار قرار بگیرند و مسائل مرتبط با آن را به خوبی درک کنند.
بهبود دائم و پیوسته سیستم
روش کانبان به علت برخورداری از انعطاف میتواند؛ تمامی تغییرات کوچک و بزرگ را قبول کند. اعضای گروه میتوانند؛ با توجه به پیادهسازی و اجرای کانبان بر پروژه، مشکلات آن را شناسایی کنند و برای حل ایرادات آن، روشهای بهبود و بهینهسازی را ارائه دهند.
سخن پایانی درباره مدیریت پروژه کانبان
شما میتوانید با استفاده از روش کانبان (Kanban) تمامی پروژههای خود را به سادگی مدیریت کنید و از مزایای پیرامون، به خوبی استفاده نمایید. در پایان از شما میخواهیم؛ تجربه خود را از نحوه استفاده از روش کانبان در مدیریت پروژه بیان کنید. ما و سایر کاربران منتظر نظرات و پیشنهادات شما در رابطه به این مقاله هستیم.
