شهریور
مدیریت پروژه, مدیریت پروژه عمومی
چک لیست مدیریت پروژه
یکی از ابزارهایی که به مدیران پروژه کمک میکند؛ تا همچنان مثمر ثمر باشند؛ چک لیست مدیریت پروژه است. حتی اگر شما از ابتدا پروژه خود را شروع میکنید یا یک پروژه در حال اجرا را دارید؛ این چک لیست به شما کمک میکند تا در اجرای پروژه کارآمد و موفق باشید!
اگر از قبل یک چک لیست مدیر پروژه در دست داشته باشید؛ در وقت و هزینه خود صرفهجویی خواهید کرد و میتوانید؛ مشکلات پیش آمده در طول پروژه را کاهش دهید. با این چک لیست، وظایف مدیر پروژه بسیار راحتتر انجام خواهد شد.
یک چک لیست برای مدیریت پروژه، معیاری برای جهت اجرای پروژه شما فراهم میکند. این روشی است که نشان میدهد؛ در پروژهها چه کاری باید انجام شود و به شما اجازه میدهد؛ کنترل کیفیت پروژه را داشته باشید. بنابراین داشتن چک لیست مدیریت پروژه، یکی از ضروریترین فعالیتهای مدیر پروژه است، که برای پیاده سازی پروژه برای سازمان و مدیریت آن مورد نیاز می باشد.
استفاده مؤثر از چکلیست زمانی امکانپذیر است، که مدیر پروژه با اصول برنامهریزی، اجرا، نظارت و کنترل پروژه آشنایی کافی داشته باشد. به همین دلیل، دورههای آموزش مدیریت پروژه میتوانند؛ در کنار استفاده از چکلیست، به مدیران کمک کنند تا وظایف پروژه را صرفاً بهصورت فهرستی دنبال نکنند و ارتباط میان محدوده، زمان، هزینه، منابع، ریسک و کیفیت را نیز در تصمیمگیریهای خود در نظر بگیرند.
۸ نکته عالی برای چک لیست مدیریت پروژه
این راهنمای چک لیست مدیریت پروژه به شما کمک میکند؛ تا با حداقل تلاش پروژههای خود را به موفقیت برسانید.
تحقیق پروژه
شما باید مطمئن شوید که با تمام حقایق، ارقام، آمار و اصطلاحات موجود آشنا هستید. این امر همچنین در تهیه خط مبنای پروژه (PMB) و تنظیم معیارهای پروژه شما نیز کمک میکند.
ذینفعان خود را درک کنید
برای اجرای یک پروژه، روانشناسی و درک صریح ذینفعان لازم است. این امر با آگاهی از نیازهای همه ذینفعان، به ویژه، به کاهش تعارض منافع کمک خواهد کرد.
نقش خود را درک کنید
داشتن درک کاملاً واضح از نقش خود در مدیریت پروژه، برای اجرای یک پروژه بدون مانع مهم است.
چشمانداز پروژه را تنظیم کنید
هرچه دسترسی به چشمانداز سختتر باشد؛ تیم شما تلاش بیشتری برای تحقق بخشیدن به چشم انداز تعیین شده انجام میدهد.
اهداف پروژه را تعیین کنید
هدف اصلی مدیریت یک پروژه، دستیابی به اهداف پروژه است. برای داشتن یک سناریوی دستیابی به هدف، باید اهداف قابل دستیابی را تعیین کنید.
یک برنامه جامع برای پروژه تهیه کنید
در این مرحله، شما اطلاعات کافی را برای تهیه برنامه پروژه خود جمعآوری کردهاید. “برنامه مدیریت پروژه (PMP)” سندی جامعتر است، که در مورد اهداف،چشمانداز، دامنه و محصولات قابل تحویل به موقع صحبت میکند. این برنامه جامع، کلیه فعالیتهای پروژه، گردش کار و وظایف را دربرمیگیرد.
تهیه برنامه پروژه، زمانی اثربخش است که مدیر پروژه بداند؛ هر بخش از برنامه چگونه به سایر فعالیتهای مدیریتی متصل میشود. آشنایی ساختاریافته با استانداردها و رویکردهای مختلف میتواند؛ درک بهتری از برنامهریزی، اجرای کار، پایش عملکرد و کنترل تغییرات ایجاد کند.
از این منظر، دوره آموزش استاندارد PMBOK میتواند؛ مکمل مناسبی برای توسعه دانش مدیرانی باشد که میخواهند, استفاده از چکلیست را با یک چارچوب حرفهای مدیریت پروژه ترکیب کنند.
بودجه پروژه خود را تدوین کنید
بودجه پروژه، برآورد زمانبندی شده از تمام هزینههای (مستقیم و غیرمستقیم) است، که پروژه شما متحمل میشود. این بزرگترین چالش مدیر حسابها و مدیران پروژه، برای ایجاد بودجه پروژه است. از نظر مدیریت پروژه، مهمترین بخش در چک لیست مدیریت پروژه، هزینههای پیش رو میباشد.
تخصیص منابع
تصمیم برای تخصیص منابع باید عاقلانه گرفته شود. بسته به مجموعه مهارتهای شما، باید وظایفی را به اعضای تیم مربوطه اختصاص دهید. جدا از منابع انسانی، شما مجبورید تجهیزات، مواد و مصالح و نرم افزار مدیریت پروژه را در بین تیم خود، برای اجرای پروژههای منفرد یا چندگانه اختصاص دهید.
یک چکلیست حرفهای، نباید صرفاً مجموعهای از وظایف پراکنده باشد؛ بلکه بهتر است؛ فعالیتهای اصلی مدیریت پروژه را به شکلی منظم پوشش دهد. برای درک بهتر ارتباط میان حوزههایی مانند برنامهریزی، مدیریت منابع، ریسک، کیفیت، ارتباطات و کنترل پروژه، آشنایی با چارچوبهای استاندارد مدیریت پروژه مفید است. مطالعه معرفی کامل استاندارد PMBOK میتواند؛ دید جامعتری نسبت به این فرایندها و نحوه ارتباط آنها در چرخه مدیریت پروژه ایجاد کند.
مدیریت پروژه چیست؟ مدیر پروژه کیست؟
مدیر پروژه شخصی است، که مسئولیت کلی در زمینههای زیر بر عهده دارد:
- شروع موفقیتآمیز
- برنامهریزی
- اجرا
- نظارت و کنترل
- خاتمه یک پروژه
موارد نام بردۀ بالا، تنها عنوانهای وظایف مدیر پروژه میباشد. مدیریت پروژه در تمامی مشاغل و صنایع، مورد نیاز است و تقریبا میتوان گفت واجب و ضروری است. بسیاری از صنایع مختلف که محصولات و خدمات تولید میکنند؛ از این عنوان شغلی استفاده میکنند. در مدیریت پروژه، مدیر پروژه باید ترکیبی از مهارتها، از جمله توانایی در:
- پرسیدن سوالات درست
- تشخیص مفروضات بیان نشده
- حل تعارضات
و همچنین مهارتهای مدیریتی بیشتر را داشته باشد.
مهمترین وظایف مدیر پروژه این است که تشخیص دهد؛ ریسکها بهطور مستقیم بر احتمال موفقیت تأثیر میگذارد و این ریسکها باید بهطور رسمی و غیررسمی، در طول عمر پروژه ارزیابی شود. ریسک ناشی از عدم اطمینان است و مدیر پروژه موفق کسی است، که به عنوان اصلیترین نگرانی خود روی این موضوع تمرکز میکند.
در مدیریت پروژه، یک مدیر پروژه خوب میتواند؛ ریسکها را به میزان قابل توجهی کاهش دهد. اغلب با رعایت خطمشی ارتباط آزاد، اطمینان حاصل کند. مدیر پروژه شخصی است، که وظیفه تصمیمگیری اعم از کوچک و بزرگ را بر عهده دارد. مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند، که آنها خطر را کنترل کرده و عدم اطمینان را به حداقل میرسانند. هر تصمیمی که مدیر پروژه میگیرد؛ باید مستقیماً به نفع پروژه آنها باشد.
مدیران پروژه برای سازماندهی وظایف و نیروی کار خود میتوانند؛ از نرم افزارهای مدیریت پروژه، مانند Microsoft Project استفاده کنند. این بستههای نرم افزاری به مدیران پروژه امکان تولید گزارش و نمودار را در عرض چند دقیقه میدهد. در مقایسه با چند ساعتی که اگر این کار را با دست انجام دهید؛ به کار و انجام پروژه بسیار سرعت میدهند.
۱۸ وظیفه مدیر پروژه چیست؟
نقش مدیر پروژه، بسیاری از فعالیتها را شامل میشود. بنابراین بهطور کلی، فعالیتهای یک مدیر پروژه، به غیر از تهیه چک لیست مدیریت پروژه، شامل موارد زیر میشود:
- برنامهریزی و تعریف محدوده
- تعریف فعالیت و تعیین توالی
- برنامهریزی منابع
- تهیه برنامهها
- برآورد زمان
- برآورد هزینه
- تهیه بودجه
- آمادهسازی مستندات
- تهیه نمودارها
- تحلیل ریسک
- مدیریت خطرات و مشکلات
- نظارت و گزارش پیشرفت
- رهبری تیم
- تأثیر استراتژیک
- مشارکت تجاری
- تعامل با فروشندگان
- کنترل کیفیت
- تحقق فواید پروژه
دورههای آموزشی مدیریت پروژه را از دست ندهید.
سرانجام، در صورت موفقیت یک پروژه، مدیر ارشد سازمان یا شرکت باید به مدیر پروژه اختیارات لازم را برای ادامه مسیر مدیریت پروژه بدهد؛ چرا که یک سازمان همیشه به یک مدیر پروژه کاربلد و آشنا با کار شرکت و سازمان نیاز دارد. پس از آن، وظیفه همیشگی یک مدیر پروژه داشتن چک لیست مدیریت پروژه، برای موفقیت پروژه است.
منابع:
https://www.projectcentral.com
www.projectsmart.co.uk
ww.ntaskmanager.com
