مهر
مدیریت پروژه, مدیریت پروژه عمومی
از مدیریت پروژه چه استفاده‌هایی می‌توان کرد؟
شاید برای خیلی از شرکت‌ها یا فرایندها مدیریت پروژه فرایند رسمی و قابل توجهی نباشد اما باید توجه داشته باشید که برای سازماندهی و همکاری با هم تیمی‌ها و سایر افراد نیازمند مدیریت تمام پروژه هستید. مدیریت یک مهارت جهانی است که به تیم‌ها کمک می‌کند پروژه‌ها را با کارایی بسیار بیشتری انجام دهند. به یافتن راهی برای برنامه‌ریزی، مدیریت و اجرای کار برای هر تیم و شرکتی مرتبط است. ممکن است شما به همه بخش‌های یک سیستم مدیریتی برای پروژه به صورت سنتی نیاز نداشته باشید، اما تیم شما می‌تواند از برخی از قسمت‌های اساسی مدیریت بهره‌مند شود. در این مقاله به بررسی تعریف پروژه چیست، تعریف مدیریت پروژه و کاربردهای مدیریت پروژه می‌پردازیم.
مدیریت پروژه می‌تواند به تیم شما کمک کند تا کار خود را برنامه‌ریزی، مدیریت و اجرا کنید. با استفاده از یک ابزار مدیریتی برای پروژه، تیم شما می‌تواند تمام جزئیات کار را در یک مکان سازماندهی کند. با استفاده از کاربردهای مدیریت پروژه، تیم شما می‌تواند در کارهایی که انجام شده همسو باشد، بازخورد و پیشرفت را به اشتراک بگذارد و در نهایت، به طور موثرتری همکاری کند. به جای جابجایی بین صفحات گسترده، ایمیل و سایر ابزارها برای جابجایی و مدیریت همه کارهایتان، یک ابزار مدیریتی برای پروژه به تیم شما کمک می‌کند:
- کارها و عملکرد اعضاء را هماهنگ کنید
- برنامه‌ها، جزئیات، پرونده‌ها و بازخورد پروژه را متمرکز کنید
- به روزرسانی‌‌های مختلف را با همه ذینفعان به اشتراک بگذارید
- همکاری تیم را بهبود ببخشید
پروژه چیست؟
ابتدا باید بررسی کنیم که پروژه چیست؟ یک پروژه یک تلاش موقت است که دارای بخش‌های زیر است:
- محدوده – اندازه، اهداف، الزامات
- منابع – کارکنان، تجهیزات، مواد، ماشین‌آلات
- زمان – شروع و پایان، مدت کار، وابستگی‌ها و غیره
- پول – هزینه‌ها، شرایط غیرمترقبه و سود
مدیریت پروژه بر برنامه‌ریزی، سازماندهی و اجرای یک پروژه نظارت دارد. اکثر پروژه‌ها دارای پنج مرحله اساسی هستند که در هر یک از آنها فرآیندهای مدیریتی مجزا وجود دارد. اگرچه هر پروژه‌ای منحصر به فرد خواهد بود و ممکن است برای موفقیت به راه حل‌های خاصی نیاز داشته باشد، برخی از الگوها و ابزارهای اساسی مدیریت می‌توانند به شما در مدیریت پروژه‌های خود کمک کنند.
تعریف مدیریت پروژه
مدیریت پروژه فرآیند هدایت یک تیم برای دستیابی به اهداف و رسیدن به معیارهای موفقیت پروژه در یک زمان مشخص است. چالش اصلی مدیریتی برای پروژه، دستیابی به همه اهداف پروژه در محدودیت‌های (الزامات) تعیین شده است. این اطلاعات معمولاً در اسناد پروژه که در ابتدای فرایند ارزیابی ایجاد شده است، توصیف می‌شود. محدودیت‌های اصلی محدوده، زمان، کیفیت و بودجه است. چالش ثانویه بهینه‌سازی تخصیص ورودی‌های لازم و استفاده از آنها برای رسیدن به اهداف از پیش تعریف شده است. مدیریت استفاده از دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها در فعالیت‌های پروژه برای تأمین الزامات پروژه است. مدیریت پروژه تمرکز منحصر به فردی را ایجاد می‌کند که براساس اهداف، منابع و برنامه هر پروژه شکل گرفته است.
چرا مدیریت پروژه مهم است؟
با توجه به تعریف مدیریت پروژه، این مورد به تیم‌ها کمک می‌کند تا کارهای درون یک پروژه را سازماندهی، ردیابی و اجرا کنند. یک پروژه را به عنوان مجموعه‌ای از وظایف برای رسیدن به یک هدف خاص در نظر بگیرید. از کاربردهای مدیریت پروژه این است که، به تیم‌ها کمک می‌کند
تا دانش خود را به کار گیرند و تمام کارهای انجام شده را کنترل و پایش کنند تا به موقع الزامات آن پروژه را برآورده کنند. در ادامه مهم‌ترین مزایا و کاربردهای مدیریت پروژه عنوان شده است.
دوره های آموزشی مدیریت پروژه را از دست ندهید.
برنامه‌های شفاف و سازمان یافته همکاری تیمی را بهبود می‌بخشد
اگر تا به حال به یک پروژه بدون برنامه پرداخته باشید، می‌دانید که از همان ابتدا چقدر اوضاع بهم ریخته است. ممکن است در پایان، از مراحل اساسی برنامه خود صرف نظر کنید، برای تکمیل یک کار فراموش شده در آخرین لحظه تقلا کنید یا به همان سوالات بارها و بارها پاسخ دهید: “این به چه دلیل است؟ ما در حال انجام چه کاری هستیم؟ ” از آن بدتر، کیفیت کار شما ممکن است تحت تأثیر قرار گیرد زیرا شما می‌خواهید پروژه خود را به هر قیمتی به اتمام برسانید. قبل از شروع پروژه، تمام کارهایی که باید انجام شود، همراه با صاحبان وظایف، تحویل‌ها و موعد مقرر مشخص کنید. سپس، پروژه خود را در یک جدول زمانی یا یک لیست طبقه بندی شده سازماندهی کنید تا به وضوح مشخص شود چه کسی چه کاری را و در چه زمانی انجام می دهد.
تعریف نقش هر فرد به هم ریختگی را از بین می‌برد
یکی از بخش‌های بسیار مهم در مدیریت پروژه تعیین نقش هر فرد است. پروژه بدون داشتن مدیر و تعیین نقش اعضاء به سرعت متوقف می‌شود و نتیجه دلخواه را به همراه ندارد، زیرا افراد وظایف خود را فراموش کرده، جزئیات کار را انجام نمی‌دهند و نمی‌دانند برای سوالات خود به چه کسی مراجعه کنند. حتی شرکت‌هایی که عملکرد مدیریتی رسمی دارند، برای اطمینان از اینکه کارها مطابق با برنامه پیش می‌روند، مدیر پروژه را خواهند داشت. اما شرکت‌هایی که فاقد این وظیفه هستند، معمولاً این مسئولیت‌ها را به عهده شخص مجری یا آغازگر پروژه می‌گذارند.
اهداف کاملاً مشخص، اثر بخشی تیم را بهبود می‌بخشد
وقتی تیم نمی‌داند اهداف پروژه چیست، پروژه‌ها موفقیت آمیز نخواهند بود. بدون اهداف مشخص، تیم‌ها نه تنها انگیزه ندارند بلکه ممکن است در جهت رسیدن به هدف اشتباه تلاش کنند. با یک ابزار مدیریتی برای پروژه، اهداف پروژه خود را از قبل تعریف می‌کنید. از کاربردهای مدیریت پروژه این است که، همه افرادی که روی پروژه کار می‌کنند با اهداف پروژه همسو هستند.
تعریف یک برنامه ارتباطی تیم شما را همسو و متمرکز نگه می‌دارد
مدیریت یک پروژه فقط یک بخش از معما است. قبل از شروع کار، باید در یک برنامه ارتباطی همسو شوید. تیم شما باید دارای یک ابزار مدیریت ایمیل، یک ابزار پیام رسانی فوری و یک ابزار مدیریت پروژه باشد. یک برنامه ارتباطی تعیین می‌کند که چه زمانی باید از هر ابزار استفاده شود.
ابزارهای مدیریت پروژه به افزایش کارایی کمک می‌کنند
برای عملی کردن این نکات، استفاده از یک ابزار مدیریتی به تیم شما در همکاری بهتر و ادامه مسیر کمک کند.
