فروردین
مدیریت پروژه, گواهینامههای مدیریت پروژه
9 اشتباه مهلک داوطلبان آزمونPMP
طی سال‌ها تدریس و تربیت صدها نفر از دارندگان گواهینامههای مدیریت پروژه، مانند PMP، PRINCE2، ICB و …… با داوطلبینی مواجه شدم که علی‌رغم انگیزه فراوان ابتدایی و حتی توانمندی و هوش بالا، یا در وسط کار دیگر ادامه ندادند؛ یا بعداً متوجه شدم که قبول نشده‌اند.
حاصل این تجارب را به 9 دلیل، دسته بندی کرده‌ام که در اختیار شما قرار می‌دهم. امیدوارم دوستانی که در ابتدای فرایند اخذ گواهینامه هستند؛ از این نوشتار استفاده بهینه ببرند. ذکر این نکته ضروری است که این 9 اشتباه مهلک داوطلبان آزمونPMP می‌تواند برای داوطلبین هر آزمون و گواهینامه مرتبط با آن، اتفاق بیفتد؛ ولی با توجه به مقبولیت گواهینامه PMP، تمرکز این نوشتار بر روی مدرک آزمون PMP است.
اشتباه اول؛ گذراندن دوره‌های با کیفیت پایین و با زمان کم
به طور کلی می‌توان گفت؛ کسانی که در کلاس‌های آشنایی با استاندارد PMBOK شرکت می‌کنند سه دسته هستند:
1- کسانی که فقط قصد آشنایی با PMBOK را دارند.
2- کسانی که به دنبال پیاده سازی این مفاهیم در سازمان و یا پروژه خود هستند.
3- کسانی که قصد دارند در آزمون PMP شرکت نمایند.
برای دسته اول یک دوره آموزشی 3 یا 4 روزه هم می‌تواند کافی باشد چون هدف، فقط آشنایی کلی با مفاهیم PMBOK است.
ولی برای دسته دوم و مخصوصاً دسته سوم شرایط کاملاً متفاوت است. این دسته از داوطلبین، بایستی حداقل در یک دوره 8 یا 9 روزه تئوری (64 یا 72 ساعت)، با کیفیت بالا شرکت نمایند. اهمیت این موضوع برای داوطلبین شرکت در آزمون PMP دو چندان بوده چرا که آنها باید کاملاً به ریزترین جزئیات PMBOK تسلط بالایی داشته باشند.
راهکار؛ حتما برای شرکت در آزمون PMP و شروع فرایند اخذ گواهینامه، ابتدا در یک دوره آموزشی حداقل 64 ساعته و با کیفیت بالا شرکت نمایید. مراقب تبلیغات کلاس‌های مختلف باشید.
اگر از کیفیت و نحوه تدریس مدرس دوره آموزشی اطمینان و آشنایی کافی دارید که هیچ، ولی اگر هیچگونه شناختی ندارید؛ بهترین راه برای انتخاب یک کلاس مناسب، حضور یک یا دو ساعته در یکی از کلاس‌های مدرس است.
از مدرس یا موسسه آموزشی برگزار کننده، درخواست نمایید؛ یک یا دو ساعت به صورت آزمایشی سر کلاس نشسته و نحوه آموزش وی را مشاهده نمایید. جزوات شرکت کنندگان را تورقی فرموده؛ درخواست کنید با چند نفر از PMP های تربیت شده توسط مدرس، صحبت فرمایید.
اشتباه دوم؛ عدم تسلط کافی بر مفاهیم PMBOK
در این سال‌ها با داوطلبینی برخورد داشته‌ام که فارغ‌التحصیل رشته‌های مدیریت پروژه، مدیریت ساخت، MBA یا مهندسی صنایع بوده و اظهار می‌دارند من تمام این مفاهیم را خیلی کامل تر! در دانشگاه خوانده‌ام.
همچنین کسانی بوده‌اند که کلاس با کیفیتی شرکت کرده‌اند؛ ولی چندین سال از آن زمان گذشته. این گذشت زمان باعث شده داوطلب، آن تسلط کافی را بر جزئیات نداشته باشد و حتی با ویرایش‌های قدیمی استاندارد، دوره را گذرانده است.
این دو گروه از داوطلبین وقتی بدون تسلط مناسب در دوره آمادگی آزمون شرکت می‌کنند؛ با مشکلات زیادی مواجه می‌شوند. زیرا مدرس دوره آمادگی آزمون، فرض را براین دارد که کلیه شرکت‌کنندگان بر مفاهیم پایه تسلط داشته؛ لذا با یک مرور سریع بر آنها وارد موارد پیشرفته تر، نکات آزمون و حل تست و تمرین می‌شود.
حال داوطلبی که آمادگی کامل را ندارد از کلاس استفاده لازم را نمی برد. به جای آنکه در طول کلاس بر نکته و مباحث آزمون تمرکز کند؛ تازه مشغول خواندن تعاریف، فرایندها، ورودی خروجی و ابزارها و تکنیک‌هاست.
راهکار؛ یا در یک دوره آموزشی مناسب با کیفیت شرکت نمایید یا قبل شرکت در دوره آمادگی آزمون، حتماً جزوات کلاسی را که چند سال پیش گذرانده‌اید؛ به دقت مطالعه فرمایید.
اشتباه سوم؛ عدم مطالعه کافی در بازه زمانی بین دوره آموزشی PMBOK و آمادگی آزمون PMP
یکی از مهمترین دلایل عدم قبولی، عدم مطالعه کافی توسط داوطلب در این بازه زمانی است. معمولاً بعد از پایان دوره آموزشی PMBOK بین یک تا حداکثر دو ماه بعد، کلاس آمادگی آزمون برگزار می‌گردد.
این یک زمان طلایی و بسیار بسیار مهم برای داوطلب بوده تا کلمه به کلمه جزوه PMBOK را مطالعه کرده؛ مفهوم (نه حفظ کردن صرف) تمامی تعاریف را یاد گرفته و بر کلیه فرایندها مسلط گردد.
راهکار؛ تا می‌توانید در این زمان جزوه خود را مطالعه کنید. اگر یک بار تمام شد؛ دوباره و سه باره این کار تکرار گردد تا یکپارچگی بین کلیه مفاهیم ایجاد شود. داوطلب در این زمان باید با حاشیه نویسی یا تهیه دست‌نویس‌های شخصی خود، تسلط خود را بر PMBOK بالا ببرد.
هر چه تسلط بر استاندارد بیشتر باشد؛ کلاس آمادگی آزمون برای داوطلب مفیدتر خواهد بود. همچنین به هیچ وجه در این بازه زمانی به دنبال تست‌زدن یا خواندن کتاب‌های آموزشی نباشید. فقط و فقط PMBOK.
اشتباه چهارم؛ عدم استفاده از آزمون‌های آزمایشی مناسب
بعد از دلیل سوم اشتباه مهلک داوطلبان آزمونPMP، عدم شرکت در آزمون‌های آزمایشی مناسب و با کیفیت را یکی از مهمترین دلایل عدم موفقیت می‌دانم. داوطلب نزدیک به 3 تا 4 ماه، زمان زیادی را صرف مطالعه نموده؛ از تمامی تفریحات و زمان استراحت خود چشم پوشی کرده؛ چندین میلیون تومان برای شرکت در کلاس‌ها، آزمون و سفر هزینه کرده؛ آن وقت به مرحله شرکت در آزمون آزمایشی که می‌رسد؛ به یاد صرفه‌جویی و مدیریت هزینه می‌افتد.
معمولاً با این منطق روبه‌رو می‌شوم که من تمامی تستهای ریتا را بالای 80 درصد می‌زنم و فکر می‌کنم کاملاً آماده هستم. زدن تمامی تستهای ریتا کار بسیار درست و ضروری بوده که خود من هم همیشه به دانشجویانم توصیه اکید می‌کنم.
ولی نکته اینجاست که زمانی که تستهای ریتا پاسخ داده می‌شود؛ معمولاً تست‌ها به صورت حوزه دانشی انتخاب می‌گردند. در این حالت این انتظار وجود دارد که تمامی پاسخ‌ها در چارچوب همان حوزه دانش باشد و از طرفی فشار و استرس شرایط واقعی آزمون احساس نمی‌شود.
ولی وقتی که در آزمون‌های آزمایشی شرکت می‌کنیم؛ با 200 سوال، از تمامی فصول استاندارد، فرایندها و تعاریف به صورت ترکیبی مواجه خواهیم بود. همچنین 4 ساعت زمان، شرایط آزمون را برای داوطلب شبیه سازی کرده و باید بتواند (تمرین کند)؛ مدیریت زمان و استرس هم داشته باشد.
این آزمونها باعث می‌شود داوطلب چندین بار به طور کامل، شرایط آزمون را درک نموده و در هنگام شرکت در آزمون اصلی، از اعتماد به نفس خوبی برخوردار گردد. نکته آخر اینکه با شرکت در آزمون‌های آزمایشی سطح آمادگی فرد کاملاً تعین شده و می‌تواند؛ مبنایی برای شرکت در آزمون اصلی در زمان از قبل تعیین شده، و یا مطالعه بیشتر و تغییر احتمالی زمان آزمون اصلی باشد.
راهکار؛ حتماً در حداقل 4 آزمون آزمایشی با کیفیت بالا که شرایط آزمون اصلی را به خوبی شبیه سازی می‌کنند؛ شرکت کنید.
اشتباه پنجم؛ پراکنده‌خوانی
پنجمین اشتباه در آزمون PMP پراکنده‌خوانی است. چند سال پیش در یکی از کلاس‌ها، 8 نفر همکار، از یک سازمان حضور داشتند تا خود را برای آزمون PMP آماده نمایند.
7 نفر از آنها قبول شدند؛ جز یک نفر. ویرایش PMBOK تغییر کرد؛ ولی باز هم آن فرد قبول نشد؛ تا اینکه اینقدر این فرایند فرسایشی شد. که کلاً درس و گرفتن PMP رو کنار گذاشت. در حالی که از نظر هوشی و انگیزه اولیه می‌توانم بگویم از تمامی همکاران خود برتر بود. آن هم فقط یک دلیل داشت: پراکنده‌خوانی!
این دوست عزیز، چندین کتاب و مرجع دیگر را تهیه کرده بود؛ حتی با خود سر کلاس آورده بود و تماماً از این مرجع به آن مرجع، در حال گذشت و گذار بود. جملات و نکات مختلفی هم به من نشان می‌داد؛ من هم همان جملات و نکات را در جزوه خودم به او نشان می‌دادم و این اطمینان را به ایشان می‌دادم.
که خیال شما راحت، من تمامی این مراجع و حداقل 30 مرجع و سایت دیگر را قبلاً مطالعه کرده و از آنها در جزوات خودم استفاده کرده‌ام؛ خیالتان راحت باشد و فقط با همین جزوه پیش بروید. ولی متأسفانه این اتفاق نیفتاد؛ در آزمون هم قبول نشد.
راهکار؛ کسانی که در کلاس‌های PMBOK و آمادگی آزمون PMP شرکت می‌کنند؛ آدم‌های سر شلوغی هستند؛ معمولاً در زمان کاری، بسیار مشغول بوده و مأموریت‌هایی هم در طول هفته خواهند داشت.
وقتی هم که بعد از کار روزانه، خسته و کوفته به خانه برمی‌گردند؛ تازه باید وظایف همسری، مادری یا پدری را انجام دهند. (طبق قانون مورفی هم اتفاقات عجیب و غریبی هم در زمانی که مشغول آماده سازی خود هستند؛ اتفاق می‌افتد).
یک مدرس حرفهای همه این دغدغه‌ها را می‌داند و سعی می‌کند جزواتی آماده کند تا داوطلب را از خواندن بقیه مراجع بی‌نیاز کند. پس پراکنده‌خوانی نکرده و به مدرس خود، جزوات و روش آموزشی او اطمینان کنید.
اشتباه ششم؛ عدم برنامه ریزی مناسب
بعد از اتمام دوره آمادگی آزمون PMP، کار اصلی داوطلب شروع شده و باید تا یک یا حداکثر دو ماه بعد آن تاریخ، در آزمون اصلی شرکت کند. در دلیل پنجم هم اشاره شد؛ که تقریباً تمامی داوطلبان، به شدت گرفتار بوده و برای ادامه مسیر نیازمند یک برنامه ریزی دقیق مطالعاتی می‌باشند.
اغلب، این برنامه ریزی وجود ندارد یا قرار است در آن شنبه موعود! (که هیچوقت هم نمی آید)؛ انجام شود. آزمون PMP، آزمون چالشی جذابی بوده و به هیچ وجه بدون یک برنامه ریزی دقیق برای هر هفته و کنترل آن برنامه در پایان هفته، تحلیل عقب افتادگی‌ها و تهیه برنامه جبرانی جدید، قبولی حاصل نمی‌گردد.
از طرفی نبود این برنامه و عقب بودن دائمی از فرایند مطالعه، انرژی ذهنی بسیار زیادی از داوطلب گرفته و باعث کم شدن انگیزه فرد هم می‌گردد.
راهکار؛ از فردای روزی که کلاس آمادگی آزمون تمام شد؛ تا روز آزمون، یک برنامه مطالعاتی جامع تهیه کنید؛ بازه‌های کنترلی را هفتگی قرار دهید. جزوات را بخش‌بندی کرده؛ تعیین کنید در هر هفته چه بخش‌هایی مطالعه خواهد شد. در نهایت زمان شرکت در آزمون‌های آزمایش چه موقع است. حتماً در برنامه خود تفریح، خواب مناسب و ذخیره احتیاطی هم در نظر بگیرید.
اشتباه هفتم؛ عدم توجه به روش آموزشی مدرس
همه ما وقتی به یک پزشک یا وکیل مراجعه می‌کنیم؛ باید کاملاً به آن فرد اطمینان داشته باشیم و دستورات یا راهنمایی‌های او را مو به مو اجرا نماییم؛ تا بیماری ما درمان و یا مورد حقوقی ما حل شود.
داوطلبانی هم که به یک مدرس یا موسسه مراجعه می‌کنند؛ بایستی کاملاً با روش آن مدرس یا موسسه پیش بروند. بعضاً دیده شده داوطلبین حرف و نصیحت هر کسی از دوستان، همسایگان، همکاران و آشنایان را قبول می‌کنند؛ جز مدرسی که خود این فرایند را طی کرده و به ده‌ها یا صدها نفر دیگر هم کمک کرده است.
این اتفاق برای خود من چندین دفعه رخ داد؛ وقتی از آن داوطلب سوال کردم؛ آیا با روش من پیش رفتید؟ آیا به آن گام‌هایی که برای شما توضیح دادم؛ پایبند بودید؟ پاسخ آن داوطلب «نه» بود. در ادامه این را شنیدم که من فکر کردم باید آن کار را بکنم یا فلان کتاب و تست را هم باید استفاده کنم.
راهکار؛ به مدرس دوره آموزشی خود اطمینان کنید و روشی را که او برای شما تعیین کرده؛ مو به مو اجرا کنید. شکی نداشته باشید که موفق خواهید شد.
اشتباه هشتم؛ اختصاص زمان زیاد
این مورد هم از آن اشتباهاتی است که می تواند؛ به داوطلب لطمه بزرگی وارد کند. این تصور که من داوطلب، برای آزمون PMP یک یا دو سال وقت می‌گذارم و کاملاً پای‌ها و اساسی بر استاندارد مسلط می‌شوم؛ اشتباه بوده و باید بگویم موضوع کاملاً بر عکس است.
هر چه این فرایند را بیشتر طول دهید؛ بیشتر ادامه خواهد داشت و هیچ گاه آن شنبه موعود که قرار است درس خواندن را شروع کنیم؛ نمی‌آید.
تجربه خودم و دیگر دوستان مدرس، در این زمینه ثابت کرده که این سبک آزمونها را باید به صورت ضربتی و بین سه تا حداکثر چهار ماه به نتیجه رساند؛ (از زمان شرکت در دوره PMBOK تا روزی که قرار است آزمون اصلی داده شود).
هر چه این زمان بیشتر طول بکشد؛ فشار و درگیری ذهنی بیشتری به داوطلب وارد می‌شود. حتی مواردی بوده که داوطلب، بعد از دو یا حتی سه سال نتوانسته کار را جمع کند و با تغییر ویرایش استاندارد مواجه شده است.
راهکار؛ کل فرایند را 3 تا حداکثر، 4 ماه در نظر گرفته و خود را در حالت اضطرار قرار دهید. بدین معنا که بعد از اتمام دوره آمادگی آزمون (یا حتی قبل تر از آن)، روز و تاریخ امتحان خود را تعیین کرده و در سایت آزمون ثبت نام کنید.
اگر بدانید که قرار است که به عنوان مثال، 6 هفته دیگر آزمون دهید (سندرم دانشجویی)، این حالت اضطرار، انگیزهای قوی در فرد ایجاد کرده؛ تا با انرژی و قدرت بسیار بیشتری این مسیر چالشی را طی نماید.
اشتباه نهم؛ عدم توجه کامل در کلاس و چک کردن شبکه‌های اجتماعی
نهمین اشتباه مهلک داوطلبان آزمونPMP؛ این مورد بسیار ریشه‌ای بوده و روز به روز در جامعه امروز ما خطرناک‌تر می‌شود؛ آن پدیدهای است به نام شبکه‌های اجتماعی (مانند اینستاگرام، تلگرام، واتس آپ و …).
در دوره آموزشی آشنایی با استاندارد PMBOK، چیزی در حدود 600 صفحه مطلب در عرض 8 یا 9 روز، به داوطلب تدریس می‌شود؛ از آن چالشی‌تر، دوره آمادگی آزمون PMP است که هزاران نکته به داوطلب منتقل می‌گردد.
این حجم مطالب زیاد، اسامی جدید و مفاهیم جدید به شدت فرار بوده و نیازمند حضور ذهنی شش دانگ داوطلب در سر کلاس است. در سال‌های اخیر شاهد این هستم که بعضی از داوطلبان به طور دائم در حال چک‌کردن؛ شبکه‌های اجتماعی بوده و در اینستاگرام مشغول لایک کردن عکس‌ها می‌باشند.
بعضی از بخش‌های استاندارد به شدت مفهومی بوده و با مطالعه چند باره متن استاندارد، ممکن است؛ فهم کاملی از موضوع صورت نگیرد؛ لذا نیازمند فهم آن موضوع در سر کلاس است.
حتی شاهد این هستم که فرد شرکت کننده در کلاس‌ها به صورت غیر ارادی موبایل خود را چک می‌کند و این موضوع باعث حواس پرتی آن فرد می‌شود. دانشجوی بسیار باانگیزه و توانمندی داشتم که اطمینان داشتم در آزمون قبول خواهد شد؛ ولی چت‌های دائمی ایشان در کلاس آمادگی آزمون و هواس پرتی‌های مکرر، باعث شد بهره لازم را از کلاس نبرد و در آزمون موفق نشود.
راهکار؛ مدیریت حضور در شبکه‌های اجتماعی بحث بسیار جدی و مفصلی بوده که در این نوشتار نمی‌گنجد. ذکر همین نکته کافی است که استفاده دائمی از آنها کاملاً اعتیاد آور است.
پس اگر در هر کلاسی شرکت می‌کنید؛ موبایل خود را خاموش کرده یا در کیف خود قرار دهید و در زمان‌های استراحت بین کلاس‌ها، گوشی خود را چک کنید. باور کنید هیچ اتفاقی در آن دو ساعت رخ نمی‌دهد. شما حضور در شبکه‌های اجتماعی را کنترل کنید و اجازه ندهید یک اپلیکیشن شما را کنترل کند.
سخن پایانی در مورد 9 اشتباه مهلک داوطلبان آزمونPMP
در این مقاله ۹ اشتباه مهلک داوطلبان آزمون PMP با ارائه راهکارهای تجربی و کاربردی به بررسی اشتباهات رایج داوطلبان در مسیر آمادگی برای آزمون PMP می‌پردازد. این اشتباهات شامل عدم برنامه‌ریزی مناسب، عدم استفاده از آزمون‌های آزمایشی با کیفیت، عدم توجه به روش آموزشی مدرس، اختصاص زمان زیاد به مطالعه بدون برنامه‌ریزی، و حواس‌پرتی در کلاس‌ها می‌شود.
نویسنده با ارائه راهکارهایی عملی مانند تهیه برنامه مطالعاتی دقیق، شرکت در آزمون‌های آزمایشی با شرایط واقعی، اعتماد به روش‌های آموزشی مدرس، و مدیریت حضور در شبکه‌های اجتماعی، به داوطلبان کمک می‌کند تا با آمادگی کامل در آزمون PMP شرکت کنند و شانس قبولی خود را افزایش دهند.
موفقیت در آزمون PMP تنها با داشتن دانش تئوری حاصل نمی‌شود؛ بلکه نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، تمرین مستمر و پرهیز از اشتباهات رایجی است که بسیاری از داوطلبان را از مسیر موفقیت دور می‌کند.
