نرم افزار ProoFHub چیست و چه مزایایی دارد؟

مدیران و مهندسان و همه کسانی که کسب وکار یا پروژه­ای برای اجرا دارند، همواره در تلاش­ اند تا روش ­هایی برای بهبود عملکرد تیم خود بیابند. یکی از ابزارهایی که می­ تواند به خوبی به پیشرفت پروژه ­ها کمک کند، نرم افزارهای مدیریت پروژه هستند.

ممکن است صاحب کسب وکار باشید یا مدیر یک پروژه یا یک مهندس که پروژه­ای در دست احداث دارد. در هر صورت کار شما با کمک نرم افزارهای مدیریت پروژه، سریع­تر جلو می­رود. یکی از ساده‌ترین و کاربردی ­ترین این نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، ProofHub است.در سطرهای پیش رو قصد داریم درباره کار با ProofHub بیشتر بدانید

معرفی نرم‌افزار ProofHub

ProofHub یکی از محبوب‌ترین نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین است که که بر سادگی تأکید دارد. این نرم‌افزار مدیریت پروژه عمدتا برای مشاغل کوچک و در حال رشد در نظر گرفته شده است. کار با نرم افزار مدیریت پروژه ProofHub جدا از همکاری آنلاین، دسترسی به ابزارهایی برای برقراری ارتباط، مشاهده، ردیابی پیشرفت و پاسخگویی برای افزایش بهره­ وری گروه را ممکن می­ کند.

موارد زیر برخی از زیرمجموعه­ ها و امکانات ProofHub است:

• نقش‌های سفارشی
• مدیریت وظایف
• گردش کار و صفحه‌ها
• نمودارهای گانت
• گزارش­ ها
• ردیابی زمان
• بحث‌ها، چت
• تقویم
• مدیریت پرونده
• یادداشت‌ها و اعلان­ های درون برنامه‌ای.

ویژگی­ها و مزایای  ProofHub

۱- گزارش دهی پروژه و مدیریت وظایف

ProofHub به تیم­ ها و شرکت­ ها مکانی متمرکز ارائه می‌دهد که می­ توانند برای وظایف و پروژه‌های خود همکاری کنند. کاربران می‌توانند از طریق ابزار گزارش در زمان واقعی، هر زمان که به اطلاعات موجود نیاز داشته باشند از آنها استفاده کنند. با استفاده ازProofHub ، کاربران می‌توانند وضعیت پروژه، پیشرفت کار و اطلاعات مربوط به پروژه‌ها و منابع را ردیابی کنند. علاوه بر این، ProofHub باعث شفافیت در وظایف شده و تیم ­ها می‌توانند حرکت و پیشرفت وظایف خود را دنبال کنند.

۲- بحث، گفتگو و اثبات همکاری

بیشتر موفقیت تیم عمدتا به کارآیی ابزار ارتباطی آنها بستگی دارد. ابزارهای ارتباطی ProofHub به کاربران این امکان را می‌دهد تا به صورت آنلاین با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و به شما اطمینان دهند که چیزی از قلم نیفتاده است. ابزارهای بحث به کاربران اجازه می‌دهد تا ایده‌های خود را از طریق پیوست فایل­ ها و اسناد فقط در یک مکان به اشتراک بگذارند.

۳- مدیریت فایل، ردیابی زمان، API و موارد دیگر

 ProofHub اشتراک‌گذاری فایل و ذخیره‌سازی اسناد را برای کاربران خود جمع می‌کند. همچنین دارای ویژگی‌هایی برای ردیابی زمان، گزارش و صورت حساب است. از نظر گزارش، ProofHub به کاربران خود امکان می‌دهد علاوه بر گزارش‌های پیش فرض، گزارش‌های سفارشی نیز تهیه کنند. گزارش‌های سفارشی به کاربران امکان می‌دهد جزئیات و عواملی را که می‌توانند به تنهایی انتخاب کنند اضافه کنند.

شروع کار با ProofHub

پس از معرفی نرم افزار ProofHub بهتر است شروع کنیم: برای شروع کار با ProofHub ابتدا باید این نرم‌افزار را روی کامپیوتر یا گوشی خود نصب کنید و یا برای نسخه وب وارد سایت ProofHub شوید. در اولین بخش نام، ایمیل، تلفن و نام شرکت از شما پرسیده شده و پس از تایید یک آدرس برای شرکت یا پروژه شما اختصاص پیدا می­کند. در این مرحله نامی برای پروژه خود انتخاب می­ کنید و در صفحه بعد، نام وظایف یا Task از شما پرسیده می­شود.

در  مرحله بعد نوع چیدمان عناصر در صفحه اصلی را از بین 4 گزینه Table View، Board View ، Gantt View و calendar View انتخاب می ­شود. در بخش بعدی شما می­ توانید با وارد کردن ایمیل اعضای تیم آنها را به پروژه وارد کنید.

پروژه شما ساخته شد. در بورد اصلی شما نام پروژه و وظایف تعریف شده را مشاهده می ­کنید که برای هر تغییر و تخصیص ویژگی باید روی آن کلیک کنید. برای ایجاد پروژه و یا وظیفه جدید می ­توانید روی علامت + سمت چپ بالای صفحه کلیلک کنید.

پروژه ­ها

هنگام کار با ProofHub، شما می توانید پروژه‌هایی را اضافه کنید که مجموعه‌ای از تیم‌ها، مشتری‌ها، وظایف، پرونده‌ها، داده‌های زمان، برنامه‌ها و بحث‌های خاص خود را داشته باشند. به عنوان مثال، اگر دو سازمان مختلف به عنوان مشتری خود دارید، می­توانید برای هر کدام یک پروژه جداگانه اضافه کنید. شما همچنین می ­توانید از لیست افراد واگذار شده یک مدیر پروژه را انتخاب کنید. می­ توانید مهلت ­های تعیین شده را با تاریخ شروع و موعد برای هر وظیف تعیین کنید، دسته پروژه را انتخاب کنید یا خود را ایجاد کنید: به عنوان مثال «بازاریابی» ، «طراحی» و برای هر پروژه نیز کد رنگی را انتخاب کنید.

اعضای گروه

کار با نرم‌افزار مدیریت پروژه  ProofHub به شما امکان می‌دهد افراد را به حساب خود اضافه کنید و در پروژه ­ها با آنها همکاری کنید. برای این منظور در بخش Quick Add گزینه Person را انتخاب کنید. می ­توانید هر تعداد نفر که می‌خواهید اضافه کنید و جزئیاتی مانند عنوان، زبان و منطقه زمانی را برای هر یک اضافه کنید. هنگامی که آنها را به یک یا چند پروژه اختصاص می­دهید، در مورد همان پروژه از آنها مطلع می‌شود. همچنین می­توانید نوع دسترسی یا نقشی را که می خواهید به آن شخص بدهید.

Task

ProofHub به شما امکان می‌دهد وظایف را به یک یا به تعداد اعضای تیم دلخواه خود اختصاص دهید. برای این منظور در بخش Quick Add گزینه Task را انتخاب کنید.

همچنین می توانید وظایف را به زیرمجموعه های کوچکتر و قابل کنترل تقسیم کرده و تعیین تکالیف را برای هر کار فرعی نیز انتخاب کنید. می توانید تاریخ شروع و موعد مقرر را تعیین کرده و مهلت های مشخصی را تعیین کنید.

برخی از مهم ­ترین گزینه ­های دیگر در ProofHub:

Calendars: تقویم‌های ProofHub به شما کمک می‌کنند تا رویدادها، نقاط عطف و وظایف خود را در یک مکان سازماندهی و برنامه­ ریزی کنید. شما می‌توانید یادآوری‌های خودکار را برای رویدادها و نقاط عطف خود تنظیم کنید.

Notes: جایی است که می‌توانید برای ذخیره اطلاعات پروژه، زمان جلسه یا حتی یادداشت‌برداری از ایده‌ها، یادداشت اضافه کنید. می‌توانید یادداشت ­ها را در دفترچه‌ها سازماندهی کنید و همچنین برای آنها کد رنگ تنظیم کنید.

Files: تمام پرونده ها، طرح‌ها و اسناد شما را در یک مکان آورده است. می‌توانید آنها را از رایانه، Dropbox  یا Google Drive بارگذاری کنید. سپس، می­توانید آنها را در پوشه‌ها یا زیر پوشه‌ها سازماندهی کنید.

Discussions: مکانی است که شما، تیم و مشتریان می­توانید ایده ­ها یا به روزرسانی‌های مهم را به اشتراک بگذارید. شما فقط باید موضوع را برای افرادی که می­ خواهید با آنها بحث کنند مشترک کنید و آنها می‌توانند نظرات خود را اضافه کنند.

Gantt Charts: نمودارهای گانت در ProofHub به شما کمک می ­کنند تا نظم ترتیب انجام وظایف را برنامه‌ریزی کنید و آنها را در نمای تایم لاین تجسم کنید.

کار با نرم افزار مدیریت پروژه  ProofHub می­تواند باعث افزایش راندمان کاری اعضای گروه و پیشرفت مهارت­ ها و اقدامات مدیریتی شود.

منابع:

project-management.com

pcmag.com