آذر
رشد فردی مدیران, رشد و بهبود فردی
عادتهای مدیران پروژه حرفهای
شروع یک پروژه و هدایت آن تا مرحله تحویل نهایی، همواره چالشبرانگیز است. در واقع یک مدیر پروژه موفق، نه تنها باید مهارتهای فنی داشته باشد؛ بلکه باید بتواند تیم را هدایت کرده و با ذینفعان به طور موثر ارتباط برقرار کند.
در این میان، عادتهای مدیران پروژه حرفهای شامل رفتارها و روشهایی هستند، که مدیران حرفهای به صورت مستمر در پروژههای خود به کار میبرند؛ تا از ابتدا تا انتهای پروژه، کیفیت و نتیجه مطلوب حفظ گردد. یادگیری این عادتها نه تنها به بهبود کارایی تیم کمک میکند؛ بلکه روند تصمیمگیریها را سریعتر کرده، ریسکها را کاهش داده و رضایت ذینفعان را بهبود میبخشند.
ویژگیهای یک مدیر پروژه موفق از نگاه متخصصان PM و PMO، نشان میدهند که ترکیبی از مهارتهای رفتاری و مدیریتی، باعث ایجاد نتایج پایدار و قابل اعتماد میشود. در ادامه، به بررسی دقیق چند عادت مدیر پروژه های موفق و نحوه تبدیل آنها به رفتارهای پایدار میپردازیم؛ همچنین موانع شکلگیری این عادتها و نحوه طراحی مسیر یادگیری را بررسی خواهیم کرد.
ویژگیهای بهترین مدیران پروژه از نگاه متخصصان PM و PMO
بهترین مدیران پروژه، خود را به مجموعهای از مهارتها و ویژگیها تجهیز میکنند؛ تا بتوانند تیم و پروژه را با موفقیت هدایت نمایند. از ویژگی های بهترین مدیران پروژه میتوان به مهارتهای فنی، هوش هیجانی، توانایی تصمیمگیری سریع و تحلیل ریسک اشاره کرد که در ادامه آنها را بسط خواهیم داد.
رهبری تیم و انگیزهبخشی
یک مدیر موفق قادر است تیم را هدایت کند، انگیزه ببخشد و به اعضای تیم، حس مسئولیتپذیری القا نماید. در اصل، رهبری موثر شامل ایجاد اعتماد، حمایت از تصمیمات تیم و فراهم کردن فرصتهای یادگیری است.
ارتباط شفاف با ذینفعان
مدیران پروژه حرفهای، ارتباط شفاف و مداوم با ذینفعان دارند. آنها با توضیح واضح اهداف، پیشرفتها و چالشها، اطمینان حاصل میکنند که همه در یک مسیر قرار گرفته و هیچ ابهامی وجود ندارد.
مدیریت ریسک فعالانه
برخورد فعالانه با ریسکها، عادت مدیران حرفهای پروژه و یکی از شاخصهای مهم مدیران موفق است. آنها با شناسایی تهدیدات بالقوه و تدوین برنامههای جایگزین، از بروز مشکلات بزرگ جلوگیری میکنند.
تصمیمگیری سریع و تحلیلی
از ویژگی های یک مدیر پروژه موفق میتوان به تصمیمگیری سریع و هوشمندانه اشاره کرد که منجر به حفظ جریان پروژه و کاهش تاخیرها خواهد شد. مدیران حرفهای، با جمعآوری دادهها و تحلیل دقیق موقعیت، تصمیمات آگاهانهتر و موثرتری اتخاذ میکنند.
هوش هیجانی و توان مدیریت تعارض
مدیر پروژههای حرفهای، قادرند احساسات خود و تیم را مدیریت کرده و تعارضها را به فرصتهای یادگیری تبدیل نمایند. به بیان دیگر، هوش هیجانی بالای یک مدیر پروژه باعث میشود تا یک محیط کاری سالم و انگیزشی شکل بگیرد.
۱۰ عادت مدیر پروژه های موفق
یک مدیر پروژه حرفهای، علاوه بر تحویل به موقع پروژهها، تیم و ذینفعان را نیز راضی نگه میدارد. موفقیت واقعی یک مدیر پروژه، از ترکیب مهارتهای فنی، رفتاری و مدیریتی شکل میگیرد. این تواناییها اغلب به شکل مجموعه عادتهای مدیر پروژههای موفق تعریف میشوند که مدیران حرفهای به طور مستمر در پروژههای خود اعمال میکنند تا کیفیت، بهرهوری و رضایت ذینفعان حفظ گردد.
در واقع، این عادتها به مدیران کمک میکنند تا تصمیمات سریع و تحلیلی بگیرند، ریسکها را پیشبینی و مدیریت کنند و تیم را به سمت اهداف پروژه سوق دهند. علاوه بر این، این رفتارها منجر به ایجاد نظم، انضباط کاری و محیطی پویا میگردند که در نهایت توانایی یادگیری مداوم و رشد حرفهای را افزایش خواهند داد. 10 مورد از عادتهای مدیران پروژه حرفهای و موفق را در ادامه معرفی میکنیم.
برنامهریزی دقیق و واقعبینانه
برنامهریزی دقیق، عادت مدیران حرفهای پروژه و پایه و اساس هر پروژه موفق است. مدیران حرفهای، با واقعبینی و در نظر گرفتن محدودیتها، اهداف پروژه را تعیین کرده و مسیر روشن و قابل پیگیری را برای تیم خود فراهم میآورند. برنامهریزی دقیق به عنوان یکی از عادتهای مدیران پروژه حرفهای، شامل تخصیص منابع، زمانبندی واقعبینانه و پیشبینی ریسکها است. این عادت مدیر پروژههای موفق، نه تنها باعث شفافیت در وظایف میشود، بلکه مانع از بروز استرس و سردرگمی در تیم میگردد و همه اعضا را در جریان اهداف و اولویتهای پروژه قرار میدهد.
پیگیری مستمر میزان پیشرفت
یکی از مهمترین عادتهای مدیران پروژه حرفهای، بررسی مستمر پیشرفت آن است تا هرگونه انحراف از برنامه اصلی، به سرعت شناسایی و اصلاح گردد. آنها با تحلیل دادههای عملکردی و برگزاری جلسات کوتاه با تیم، مشکلات را قبل از تبدیل شدن به بحران حل میکنند. پیگیری مستمر به عنوان یک عادت حرفهای مدیران پروژه کمک میکند تا پروژه در مسیر خود باقی مانده و تصمیمات سریع و دقیق اتخاذ شود؛ بهویژه زمانی که با موانع و تغییرات غیرمنتظره روبهرو میشویم.
| عادت | ابزار پیشنهادی | فرکانس اجرای اولیه | معیار موفقیت |
| پیگیری پیشرفت پروژه | نرمافزار PM یا تقویم دیجیتال | روزانه ۱۰ دقیقه | ثبت گزارش روزانه |
| ارتباط شفاف با ذینفعان | ایمیل، جلسات هفتگی | هفتگی | رضایت ذینفعان |
| یادگیری مداوم | مطالعه، وبینار، دوره | روزانه ۳۰ دقیقه | ثبت موضوعات جدید یاد گرفته شده |
| مدیریت اولویتها | ماتریس اولویتبندی | هفتگی | اجرای مهمترین وظایف قبل از سایر موارد |
یادگیری مداوم و مستندسازی موثر
یکی دیگر از مهمترین عادتهای مدیران پروژه حرفهای و موفق، ارتقای دانش و مهارتهای خود است. یادگیری مداوم شامل مطالعه منابع تخصصی، شرکت در دورههای آموزشی و تحلیل پروژههای گذشته میشود. در کنار یادگیری، مستندسازی دقیق تصمیمات، تغییرات و روند پیشرفت پروژه، یکی از ابزارهای کلیدی مدیران حرفهای خواهد بود.
در واقع مستندسازی صحیح، منجر به شفافیت شده و امکان دسترسی آسان تیم به اطلاعات و تجارب گذشته را فراهم میسازد؛ ضمن اینکه این عادت مدیران حرفهای پروژه، تصمیمگیری آگاهانه در مراحل بعدی را تسهیل خواهد کرد.
انضباط کاری و مدیریت زمان
انضباط فردی مدیر پروژه، به عنوان ویژگیهای بهترین مدیران پروژه، پایهای برای نظم کل تیم است. رعایت زمانبندی، اجرای منظم برنامهها و پیگیری وظایف، استانداردی حرفهای ایجاد میکند که اعضای دیگر تیم را نیز به تبعیت تشویق مینماید.
مدیریت زمان به عنوان یکی از عادتهای مدیران پروژه حرفهای، بر کیفیت خروجیها متمرکز است؛ چرا که تقسیمبندی فعالیتها، تعیین اولویتها و بررسی مداوم پیشرفت پروژه، کمک میکند تا تیم با تمرکز کامل، بهترین نتیجه را ارائه دهد. گذراندن دوره های آموزش توسعه فردی میتواند این تواناییها را در مدیران حرفهای تقویت نماید.
مسئولیتپذیری و پاسخگویی
مدیران حرفهای، مسئولیت تصمیمات و عملکرد تیم را میپذیرند و در مواجهه با اشتباهات، راهحلهای اصلاحی ارائه میدهند. این عادت مدیر پروژه های موفق، نه تنها اعتماد تیم و ذینفعان را جلب میکند، بلکه فرهنگ پاسخگویی و حرفهایگری را در محیط کاری تقویت مینماید. تیمی که در چنین فضایی فعالیت دارد، انگیزه بیشتری برای پیشبرد پروژهها داشته و ایدههای نوآورانه بیشتری ارائه خواهد داد.
نقش کوچینگ و منتورینگ
مدیران پروژه موفق، از کوچینگ و منتورینگ به عنوان ابزاری برای هدایت تیم و ارتقای توانمندیهای اعضای آن استفاده میکنند. زیرا ارائه مشاوره، راهنمایی در مواجهه با چالشها و ایجاد فرصتهای یادگیری برای اعضای تیم، موجب افزایش بهرهوری و رشد فردی تیم میگردد. این ویژگیهای یک مدیر پروژه موفق باعث میشود تا تیم، نه تنها در پروژه فعلی موفق باشد، بلکه برای پروژههای آینده نیز آماده و توانمند باقی بماند.
تمرکز بر کیفیت و تصمیمگیری تحلیلی
تمرکز بر کیفیت و اتخاذ تصمیمات تحلیلی، از دیگر عادتهای کلیدی مدیران موفق است. این مدیران به جای تصمیمگیری احساسی، دادهها و تحلیلهای دقیق را مبنای انتخابهای خود قرار میدهند. آنها با توجه به اطلاعات موجود، اولویتها و منابع پروژه، بهترین راهکارها را اتخاذ کرده و از کیفیت نهایی پروژه اطمینان حاصل میکنند.
مدیریت ریسک فعال
مدیریت ریسک، یکی دیگر از عادتهای مدیران پروژه حرفهای است که پروژههای موفق را از پروژههای معمولی متمایز میکند. مدیران حرفهای با شناسایی ریسکهای احتمالی و ایجاد برنامههای جایگزین، آمادگی مواجهه با شرایط غیرمنتظره را دارند. این نگاه پیشگیرانه باعث کاهش اثرات منفی و افزایش پایداری پروژه میگردد.
ایجاد انگیزه و رهبری تیم
یک مدیر پروژه موفق، علاوه بر مدیریت فرآیندها، وظیفه رهبری تیم و انگیزهبخشی را نیز بر عهده دارد. ارتباط شفاف با اعضای تیم، توجه به نیازها و تواناییهای آنها و تشویق به مشارکت فعال، باعث افزایش کارایی و حس مسئولیتپذیری در تیم میشود.
استفاده از تکنیکهای ایجاد عادت حرفهای
مدیران موفق برای تثبیت این رفتارها و تبدیل آنها به عادتهای پایدار، از تکنیکهای علمی ایجاد عادت بهره میگیرند. تعیین اهداف کوچک، یادآورها و بازخورد مداوم، این عادتها را به بخشی از رفتار روزانه تبدیل کرده و کمک میکنند تا مدیریت پروژه به صورت حرفهای و پایدار ادامه یابد.
چگونه عادتها را به رفتار پایدار تبدیل کنیم؟
تبدیل عادتهای مدیران پروژه حرفهای به رفتار پایدار، نیازمند تمرین و تکرار است. متخصصان توصیه میکنند تا برای ایجاد هر عادت جدید، باید مراحل زیر را رعایت نمود:
- شناسایی عادت هدف؛ ابتدا باید مشخص کنید کدام رفتار یا مهارت برای موفقیت شما حیاتی است.
- تقسیمبندی به مراحل کوچک؛ هر عادت را به گامهای کوچک تقسیم کنید تا راحتتر اجرا شود. برای مثال، اگر هدف شما «پیگیری مستمر پیشرفت» است، ابتدا میتوانید روزانه ۱۰ دقیقه وضعیت پروژه را بررسی کنید.
- استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه؛ ابزارهای PM مانند نرمافزارهای مدیریت تسک یا تقویم دیجیتال میتوانند در یادآوری و ثبت عملکرد کمک کنند.
- نظارت و بازخورد؛ ثبت پیشرفت و دریافت بازخورد از همکاران یا منتورها باعث تثبیت عادت میگردد؛ از این رو، یکی از ویژگی های بهترین مدیران پروژه محسوب میشود.
- پاداشدهی و انگیزه؛ اعمال پاداش برای هر موفقیت کوچک باعث میشود تا عادت سریعتر شکل گرفته و رفتار پایدار گردد.
موانع شکلگیری عادتهای مدیران پروژه حرفهای
هر چند عادتهای حرفهای، پایه و اساس موفقیت پروژه هستند؛ اما موانع متعددی در مسیر شکلگیری و تثبیت عادتهای مدیران پروژه حرفهای وجود دارند، که اگر شناسایی و مدیریت نشوند؛ اثرگذاری این عادتها کاهش مییابد. شناخت این موانع و ایجاد راهکار برای عبور از آنها، از ویژگی های بهترین مدیران پروژه است، که آنها را از مدیران معمولی متمایز میسازد.
| مانع | توضیح مختصر | راهکار عملی برای عبور از مانع |
| تصمیمگیری احساسی | انتخاب راهحلها بر اساس هیجان و فشار لحظهای به جای تحلیل منطقی | استفاده از دادهها و تحلیل ریسک قبل از تصمیمگیری؛ ایجاد وقفه کوتاه برای بررسی گزینهها |
| نادیده گرفتن تحلیل ریسک | عدم پیشبینی مشکلات و موانع احتمالی پروژه | طراحی برنامه مدیریت ریسک، تعریف سناریوهای احتمالی و راهکارهای پیشگیرانه |
| مدیریت ضعیف زمان | اولویتبندی نادرست و تمرکز صرف بر مسائل فوری | استفاده از ابزارهای مدیریت زمان، تعیین اولویتها و برنامهریزی واقعبینانه |
| ارتباط ضعیف با تیم و ذینفعان | فقدان شفافیت و تعامل مداوم با افراد پروژه | برقراری جلسات منظم، گزارشدهی شفاف و استفاده از کانالهای ارتباطی چندگانه |
| عدم اصلاح اشتباهات گذشته | تکرار تجربیات و فرصتهای از دست رفته برای یادگیری | برگزاری جلسات بازخورد، مستندسازی تجربیات و ایجاد برنامه اصلاح فرآیندها |
یک مثال از کاربرد انواع عادتهای مدیران پروژه حرفهای برای پیشرفت پروژه
در یک شرکت توسعه نرمافزار، مدیر پروژه با تیمی متشکل از ۱۵ نفر، مسئولیت اجرای پروژهای بزرگ برای پیادهسازی سیستم داخلی را بر عهده گرفت. پروژه شامل چهار بخش اصلی زیر بود:
- طراحی رابط کاربری؛
- توسعه بکاند (Backend)؛
- تست کیفیت؛
- مستندسازی.
هر بخش با چالشهای خاص خود همراه بود که عادتهای مدیران پروژه حرفهای به کنترل آنها کمک نمود؛ این عادات و رفتارهای به قرار زیر هستند.
عادت اول؛ برنامهریزی دقیق و واقعبینانه
مدیر پروژه با برنامهریزی دقیق و واقعبینانه، توانست مسیر کار را شفاف کرده و اولویتها را به گونهای تنظیم کند که اعضای تیم، وظایف حیاتی را بشناسند؛ ضمن اینکه آنها باید بدانند که کدام بخشها میتوانند با تاخیر اندکی انجام گیرند.
عادت دوم؛ پیگیری مستمر میزان پیشرفت
او از همان ابتدا ارتباط شفاف با ذینفعان برقرار کرد و جلسات روزانه کوتاه برای پیگیری مستمر پیشرفت تشکیل داد؛ به گونهای که هرگونه مشکل کوچک به سرعت شناسایی و اصلاح گردد.
عادت سوم؛ تمرکز بر کیفیت و تصمیمگیری تحلیلی
در بخش توسعه بکاند، تأخیرهای جزئی در هماهنگی کدها مشاهده شد؛ اما با تصمیمگیری سریع و تحلیلی مدیر پروژه و تقسیمبندی کارها به واحدهای کوچک، نه تنها روند پروژه متوقف نشد؛ بلکه تیم اجرایی تجربهای ارزشمند در مدیریت زمان و منابع کسب کرد.
عادت چهارم؛ ایجاد انگیزه و رهبری تیم
در طراحی رابط کاربری، کمبود تجربه برخی اعضا با آموزش سریع و کوچینگ موثر جبران شد و مدیر پروژه با مهارتهای رهبری و انگیزهبخشی، توانست تیم را همسو و با انگیزه نگه دارد. او با تاکید بر یادگیری مداوم و مستندسازی موثر، فضایی ایجاد نمود تا اعضا بتوانند از تجربیات یکدیگر بهرهمند شده و در مسیر رشد فردی حرفهای خود گام بردارند.
عادت پنجم؛ مدیریت ریسک فعالانه
یکی از نکات کلیدی موفقیت این پروژه، مدیریت ریسک فعالانه بود. در واقع مدیر پروژه نه تنها مشکلات احتمالی را پیشبینی میکرد، بلکه با ایجاد دستورالعملهای واضح برای اعضا، مسیر مشخصی برای مقابله با چالشها طراحی کرد.
این اقدامات به تیم این امکان را داد تا بدون هراس از مشکلات پیشبینی نشده، با تمرکز بر کیفیت و مسئولیتپذیری کار کنند. علاوه بر این، مدیر پروژه با استفاده از تکنیکهای ایجاد عادت حرفهای، عادات کاری صحیح را در تیم نهادینه کرد و از بازخورد، پیگیری و یادگیری تجربی به عنوان ابزارهایی برای بهبود مستمر بهره برد.
عادت ششم؛ اجرای کوچینگ و منتورینگ
نقش کوچینگ و منتورینگ نیز مانند سایر عادتهای مدیران پروژه حرفهای، در این پروژه پررنگ بود. مدیر پروژه با هدایت و راهنمایی فرد به فرد، نقاط قوت و ضعف هر عضو تیم را شناسایی کرد و فرصتهای توسعهای مناسب برای آنان فراهم نمود.
این رویکرد باعث شد که اعضا نه تنها وظایف خود را بهتر انجام دهند، بلکه در ایجاد عادتهای حرفهای و پایدار در مدیریت پروژه نیز مشارکت فعال داشته باشند. تجربه این پروژه نشان داد که حتی در مواجهه با چالشهایی مانند تصمیمگیری احساسی، نادیده گرفتن تحلیل ریسک یا مدیریت ضعیف زمان، با رهیافت درست، ارتباط موثر و پیگیری مستمر، میتوان نتایج قابل توجهی به دست آورد.
نتیجهگیری: این پروژه نمونهای بارز از اهمیت عادتهای مدیران پروژه حرفهای در طراحی مسیر یادگیری و بهرهگیری از دوره های آموزش توسعه فردی برای پرورش مدیران پروژه بود. زیرا مسیر رشد فردی حرفهای هر فرد، با این روشها شفافتر و پایدارتر میشود و به مدیر پروژه این امکان را میدهد تا با اعتماد به نفس و کارآمدی بالاتر، تیم خود را هدایت کرده و پروژهها را با کیفیت و موفقیت تحویل دهد.
سخن پایانی درباره عادتهای مدیران پروژه حرفهای
عادتهای مدیران پروژه حرفهای، پایه و اساس موفقیت هر پروژه هستند. در واقع، ترکیب چند عادت مدیر پروژه های موفق شامل برنامهریزی دقیق، مدیریت ریسک، ارتباط شفاف، یادگیری مداوم و انضباط شخصی، مدیران را قادر میسازد تا پروژهها را با کیفیت بالا و زمانبندی دقیق تحویل دهند.
اگر میخواهید ویژگی های یک مدیر پروژه موفق را شناسایی کرده و این مهارتها را گام به گام یاد بگیرید و مسیر رشد فردی حرفهای خود را تضمین کنید، آکادمی فرتیک، فرصتی استثنایی برای یادگیری مهارتهای واقعی مدیریت پروژه فراهم میسازد.
با تمرین مستمر این عادتها و استفاده از ابزارهای مناسب، قادر هستید تا به یک مدیر پروژه موفق تبدیل شوید؛ به گونهای که تیم و ذینفعان را با موفقیت هدایت کرده و همیشه آماده چالشهای جدید باشید.
منابع
https://www.dropbox.com/resources/habits-of-highly-effective-project-managers
https://project-management.com/management-checklist-30-things-the-best-managers-know-and-do/
https://birdviewpsa.com/blog/7-habits-highly-successful-project-managers/
https://www.projectwizards.net/en/blog/2019/06/top-rituals-for-project-manager
https://ca.indeed.com/career-advice/career-development/project-management-habits
واقعا داشتن عادتهای ثابت میتونه تغییر زیادی توی عملکرد مدیر پروژه بده؟