طراحی و پیاده‌سازی سیستم مدیریت پروژه بر اساس استاندارهای مدیریت پروژه در سازمان

بررسی دستاوردهای كشورهای توسعه‌یافته نشان می‌دهد، كه رشد و توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی، با فراهم آمدن شرایط لازم در استفاده بهینه از تمام منابع تحقق می‌یابد.

برای استفاده بهینه از منابع یك سازمان و به‌عبارتی، افزایش كمی و كیفی كنترل منابع، لازم است تا ماهیت كارهای سازمان در امور مربوط به پروژه‌ها، از شیوه رایج كنونی كه اصطلاحاً كارهای وظیفه‌ای نامیده می‌شود؛ به كارهای پروژه‌ای تغییر یابد.

در این حالت، روش‌ها، رویه‌ها و سیستم‌های مدیریت كارهای وظیفه‌ای نیز باید با روش‌ها، رویه‌ها و سیستم‌های مربوط به كارهای پروژه‌ای تلفیق شده و نظام جامع مدیریت پروژه را شكل دهند. به جرأت می‌توان ادعا نمود؛ از مهم‌ترین مشكلات و ضعف‌های اجرای پروژه‌های كلان، فقدان نظام جامع مدیریت پروژه‌ در آنهاست.

در یك سازمان نسبتاً بزرگ كه تعداد قابل ملاحظه‌ای پروژه در آن اجرا شده و خاتمه می‌یابد؛ یكی از كارآمدترین روش‌ها برای مدیریت پروژه، استفاده از فرمت و قالب‌های یكسان برای مستندات مشابه در كلیه پروژه‌ها است. به همین دلیل مراكز و اشخاص بسیاری وجود دارند، كه اقدام به ارائه مشاوره و تدوین مستندات سیستم مدیریت پروژه (شامل فرم‌ها، چك‌لیست‌ها و الگو‌ها) جهت استفاده در فرآیندهای مدیریت پروژه می‌نمایند. استفاده از چنین روشی مزایایی دارد، كه از جمله آنها می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود:

• در دسترس قرار دادن راهنمایی‌هایی برای انجام فعالیت‌ها و حفظ یكنواختی و یك شكلی آنها
• صرفه‌جویی در زمان ایجاد مستندات هر پروژه
• امكان استفاده مجدد برای هر پروژه
• استانداردسازی فرمت داده‌ها
• تسهیل ورود افراد جدید به تیم
• تأمین مستندات مختصر و مفید برای پروژه
• برقراری ارتباطات به صورت شفاف و كار‌آمد
• همنوایی و حفظ یكنواختی
• ایجاد مبنایی برای تجزیه و تحلیل پروژه
• ایجاد اطمینان از مستند شدن توافقات و تصمیمات جهت ارجاعات آتی
• كاهش كاغذبازی
• كاهش تداخل امور و سردرگمی
• ایجاد روشی جهت استفاده از تجربیات به دست آمده، در پروژه‌های آتی
• تسهیل استفاده و تولید مستندات

در یك سازمان در واقع، اغلب مدیران پروژه ترجیح می‌دهند؛ به جای صرف زمان برای طراحی مستقل سیستم مدیریت پروژه و ایجاد مستندات آن، از الگو‌های تجربه شده و امتحان پس‌داده‌ استفاده كنند و به این ترتیب، زمان و انرژی خود را برای انجام پروژه اصلی ذخیره سازند. ابزارهای اصلی در طراحی و ایجاد سیستم مدیریت پروژه، خط‌مشی‌ها، رویه‌ها، فرم‌ها، دستورالعمل‌ها و راهنما‌ها به اضافه فرمت‌هایی استاندارد جهت جمع‌آوری، پردازش و تبادل داده‌های مرتبط با پروژه هستند. در طراحی و ایجاد سیستم مدیریت پروژه باید نكات ذیل را لحاظ نمود:

• ابعاد، بزرگی و زمان (طول مدت) انجام پروژه؛
• مخاطبان هر سند؛
• سطح بلوغ مدیریت پروژه سازمان؛
• میزان حمایت مدیران ارشد از سیستم مدیریت پروژه؛
• زبان اسناد ( از نظر سادگی و روانی).

سیستم مدیریت پروژه جهت هر پروژه باید به گونه‌ای باشد؛ كه علاوه‌بر تأمین مزایای گفته شده در بخش قبل و كاهش معایب، در صورت ترك هر یك از اعضای تیم پروژه، جابه‌جایی را صرفاً با مطالعه اسناد پروژه مقدور سازد.

هدف اصلی نظام جامع مدیریت پروژه، كمك به ایجاد شرایط لازم برای تحقق اهداف پروژه‌ها و دستیابی به انتظارات و نتایج تعیین شدۀ آنها، در چارچوب برنامۀ زمانی معیّن و با صرف كمترین هزینه است، كه استفاده بهینه از منابع را امكان‌پذیر می‌سازد. با اجرای این نظام، اطلاعات و گزارش‌های لازم، كافی، دقیق، معتبر و به‌هنگام از چگونگی پیشرفت پروژه در مراحل مختلف دوره زندگی آن و نیز اقتصادی بودن آن، جهت حصول اطمینان از دستیابی به اهداف، تهیه و فراهم می‌شود. بدین ترتیب مدیریت زمان، پیشرفت و بودجه پروژه محقق می‌گردد.

برخی اهداف اختصاصی پیاده‌سازی سیستم مدیریت پروژه در سازمان‌ها عبارتند از:

• برنامه‌ریزی دقیق و كنترل مؤثر پروژه‌ها در شركت؛
• افزایش بهره‌وری پروژه‌ها از طریق كاهش هزینه‌ها و اجرای مطابق برنامه زمان‌بندی و افزایش كیفیت پروژه‌ها؛
• ایجاد هماهنگی،كارائی و اثربخشی لازم در واحدهای سازمان؛
• امكان طبقه‌بندی و اولویت‌بندی پروژه‌ها؛
• تدوین نظام گزارش‌دهی كلان پروژه‌ها.

بررسی یک نمونه عملی موفق از پیاده‌سازی سیستم مدیریت پروژه، نشان می‌دهد که با طراحی اصولی و اجرای دقیق، چگونه می‌توان عملکرد سازمان را به طور چشمگیری بهبود بخشید. این فرآیند شامل مراحل مشخص و ساختاریافته‌ای است که هر کدام، نقش مهمی در تبدیل یک سیستم خام به یک سیستم مدیریت پروژه کاربردی و موثر دارند. در ادامه مراحل انجام این کار را بررسی می‌کنیم.

مرحله اول؛ تحلیل نیازها و شناسایی چالش‌ها

در آغاز، تیم مشاوره با بررسی پروژه‌های جاری و روندهای مدیریتی، نقاط قوت و ضعف سازمان را شناسایی می‌کند. در این مرحله، مواردی مانند ناهماهنگی بین تیم‌ها، دوباره‌کاری‌ها، تاخیر در تحویل پروژه و ضعف در گزارش‌دهی بررسی خواهند شد. هدف اصلی از این تحلیل و ارزیابی، جمع‌آوری داده‌های واقعی جهت تنظیم یک برنامه دقیق برای اجرای سیستم‌های مدیریت پروژه است. در واقع، این تحلیل به سازمان کمک می‌کند تا بداند چه تغییراتی برای بهبود کارایی ضروری است.

مرحله دوم؛ طراحی چارچوب سیستم بر اساس استانداردها

پس از مشخص شدن نیازها، چارچوب اولیه سیستم طراحی می‌گردد. این کار بر اساس استانداردهای و مدل‌های معتبر جهانی از جمله PMBOK ، PRINCE2 و P3Express انجام می‌گیرد. طراحی چارچوب سیستم به معنای ایجاد ساختاری مشخص برای کنترل زمان، هزینه، کیفیت و محدوده پروژه‌ها است.

در این بخش، از تجربیات عملی و بهترین روش‌ها برای تبدیل ایده‌ها به یک سیستم مدیریت پروژه کاربردی استفاده می‌شود؛ تا سازمان بتواند در کوتاه‌ترین زمان ممکن، به بیشترین بازده برسد. مسلما دریافت خدمات مشاوره مدیریت پروژه از یک تیم متخصص می‌تواند مسیر را کوتاه‌تر نماید.

مرحله سوم؛ توسعه مستندات و ابزارهای اجرایی

در این مرحله از پیاده‌سازی سیستم مدیریت پروژه، تیم مشاوره ابزارها و مستندات لازم را تولید و بومی‌سازی می‌کند. از جمله این ابزارها و اسناد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• دستورالعمل‌ها، فرم‌ها و چک‌لیست‌های استاندارد برای مدیریت پروژه؛
• الگوهای یکسان گزارش‌دهی برای ایجاد شفافیت در تصمیم‌گیری؛
• انتخاب یا توسعه نرم‌افزار مناسب برای اجرای سیستم‌های مدیریت پروژه.

این مستندات به مدیران و اعضای تیم کمک می‌کنند؛ تا همه فرآیندها را بر اساس یک زبان مشترک و استاندارد انجام دهند.

مرحله چهارم؛ آموزش و توانمندسازی تیم‌ها

یک سیستم مدیریت پروژه کاربردی، تنها زمانی موفق است که اعضای تیم بتوانند آن را به درستی به کار گیرند؛ به همین دلیل، آموزش تیم بخش مهمی از این فرآیند خواهد بود. برای رسیدن به این هدف، تیم مشاوره، کارگاه‌ها و دوره‌های آموزشی برگزار می‌کند تا کارکنان با روش‌های جدید، ابزارها و فرم‌های طراحی شده آشنا گردند. این آموزش‌ها به افزایش مهارت‌های عملی و کاهش خطا در اجرای پروژه کمک خواهند کرد.

مرحله پنجم؛ اجرای پایلوت و اصلاحات نهایی

پیش از پیاده‌سازی نهایی، سیستم در قالب یک پروژه آزمایشی اجرا می‌شود. این مرحله، فرصتی را برای شناسایی نقص‌ها و دریافت بازخورد از کاربران، فراهم می‌کند. بر اساس این بازخوردها، اصلاحات لازم انجام می‌شوند تا پیاده‌سازی سیستم مدیریت پروژه در کل سازمان، بدون مشکل و با بالاترین بهره‌وری انجام گیرد.

مرحله ششم؛ استقرار کامل و پایش عملکرد

در مرحله پایانی، اجرای سیستم‌های مدیریت پروژه در تمامی واحدهای سازمان آغاز می‌شود. برای ارزیابی اثربخشی، شاخص‌های کلیدی عملکرد که در زیر آمده‌اند؛ تعریف و به صورت دوره‌ای بررسی می‌شوند:

• میزان پیشرفت پروژه‌ها نسبت به برنامه اولیه؛
• صرفه‌جویی در زمان و هزینه؛
• افزایش کیفیت و کاهش خطاها.

این پایش مستمر کمک می‌کند؛ تا سیستم همیشه بهینه باقی بماند و عملکرد آن متناسب با نیازهای جدید سازمان به روز گردد.

بررسی مراحل اجرای این نمونه عملی نشان می‌دهد، که از طریق یک فرآیند ساختار یافته، همراهی تیم مشاوره‌ای متخصص مانند تیم فرتیک و با پایبندی به استانداردها، می‌توان یک سیستم مدیریت پروژه کاربردی را به گونه‌ای طراحی و پیاده‌سازی نمود، که منجر به افزایش بهره‌وری، شفافیت و کیفیت نتایج پروژه‌ها شود.