پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه | خدمات طراحی PMO سازمانی

در دهه اخیر رشد چشمگیری در تعداد سازمان‌هایی که از رویکرد پروژه‌محوری برای پیشبرد اهداف کسب و کار خود استفاده می‌کنند؛ دیده می‌شود. اما این رشد که موجب افزایش اثربخشی و قابلیت انعطاف کارهای پروژه می‌شود؛ مشکلات خاص خود را به وجود آورده است؛ زیرا سازمان‌ها در محیطی قرار گرفته‌اند، که افزایش پیچیدگی و افزایش تقاضا برای انجام سریع‌تر، ارزان‌تر و بهتر پروژه‌ها، از ویژگی‌های برجسته آن است. برخی از این مشکلات عبارتند از:

• تعارض میان پروژه‌ها یا زیرپروژه‌هایی که بر استفاده از منابع مشترک رقابت می‌کنند؛
• افزایش هزینه‌ها و تأخیر در تحویل دستاوردهای پروژه‌ها؛
• کمبود هماهنگی و ضعف یكپارچگی میان پروژه‌ها و زیر پروژه‌های شركت؛
• عدم توجه جامع به مخاطرات و مشكلات پروژه‌ها و طرح‌ها؛
• از دست رفتن دانش پروژه‌ها به سبب ماهیت موقتی كار و مشكلاتی از این قبیل؛
• دشواری مدیریت یکپارچه پروژه‌ها؛
• دشواری زیاد در ایجاد توازن و تعادل بین پروژه های قدیم و جدید سازمان؛
• عدم همراستایی پروژه‌ها با سیاست‌ها و اهداف استراتژیک سازمان؛
• انجام کارهای موازی و افزایش دوباره کاری‌ها در پروژه‌ها.

با توجه به گستردگی مشكلات اشاره شده و ضرورت رفع آنها، امروزه پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) موضوعی اجتناب‌ناپذیر است. از سوی دیگر یكی از ویژگی‌های اصلی دفتر مدیریت پروژه (PMO) آن است كه می‌تواند؛ هم از نظر عمودی به تمام لایه‌های سازمان نفوذ پیدا كند و هم از نظر افقی، كلیه كاركردها و فعالیت‌های سازمان را تحت پوشش خود قرار دهد.

لذا به عنوان یكی از راه‌های دستیابی به اهداف می‌تواند؛ نقش مهمی در رسیدن سازمان به اهداف استراتژیك ایفا كند، كه البته اندازه و اختیارات دفتر مدیریت پروژه، به مدیریت ارشد سازمان بستگی دارد. بنابراین، كاربرد دفتر مدیریت پروژه در یك سازمان با توجه به انتظارات مدیریت می‌تواند؛ بسیار گسترده باشد.

• كاهش نرخ شكست پروژه‌ها؛
• مدیریت اثربخش هزینه پروژه‌ها (افزایش احتمال انطباق بودجه و عملکرد)؛
• افزایش بهره‌وری؛
• تحویل پروژه‌ها در چارچوب زمان از پیش تعیین شده؛
• استانداردسازی پروژه‌ها؛
• تخصیص بهینه منابع؛
• تصمیم‌گیری‌های جمعی؛
• افزایش سرعت دسترسی به به اطلاعات و ارتقای كیفیت؛
• ایجاد ثبات بیشتر در ساختارهای پروژه‌ها؛
• مدیریت موثر مسیر شغلی در زمینه مدیریت پروژه؛
• كاهش تعداد جلسه‌ها و افزایش اثربخشی آنها.

همان‌گونه که ذکر شد؛ مهم‌ترین عامل كلیدی موفقیت سازمان‌های پروژه‌محور، مدیریت صحیح پروژه‌ها و طرح‌ها است و طراحی و پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) عمده‌ترین مكانیزمی است، كه در این خصوص استفاده می‌شود. نقش‌های دفاتر مدیریت پروژه متنوع و گوناگونند؛ اما در نهایت مأموریت آن‌ها ایجاد ساز و كار لازم به منظور مدیریت یكپارچه طرح‌ها و پروژه‌های سازمان‌ها برای تحویل به‌موقع، باكیفیت و در چارچوب هزینه‌های پیش‌بینی شدۀ دستاوردها است.

پس از بررسی وضعیت موجود و تعیین سطح بلوغ سازمان، ساختار دفتر مدیریت پروژه سازمان طی سندی به نام «منشور دفتر مدیریت پروژه (PMO Charter)» طراحی و پیشنهاد می‌گردد. عمده مواردی که در این سند در نظر گرفته می‌شود؛ موارد ذیل است:

• چشم‌انداز و مأموریت دفتر مدیریت پروژه؛
• طراحی ساختار سازمانی PMO و جایگاه آن در ساختار سازمانی شرکت؛
• نحوه ارتباط PMO با پروژه‌ها؛
• مجموعه شرح وظایف و مسئولیت‌های واحد PMO با توجه به سطح بلوغ؛
• نقشه راه PMO؛
• تعداد افراد مورد نیاز و شرح وظایف هر کدام از افراد PMO.

بعد از تهیه منشور دفتر مدیریت پروژه، با توجه به شناخت مناسبی که از سازمان تا این مرحله انجام شده «برنامه جامع طراحی دفتر مدیریت پروژه» تهیه شده و به تأیید سازمان می‌رسد. این سند برنامه‌ای جامع برای پیاده‌سازی PMO در فاز اول است. برنامه زمان‌بندی، بودجه‌بندی، تیمی که درگیر کار هستند، مایل‌استون‌های کلیدی، ذینفعان مرتبط و… در این سند تحلیل و برنامه‌ریزی می‌شوند.

در فرایند طراحی PMO، اجرای موفق یک نمونه عملی می‌تواند بهترین راهکار برای درک چالش‌ها و فرصت‌های مرتبط با استقرار دفتر مدیریت پروژه باشد! در ادامه، نحوه پیاده سازی انواع PMO را بررسی خواهیم کرد.

بررسی نیازها و انتخاب مدل مناسب PMO

همیشه قبل از اقدام برای اجرا، ابتدا نیازهای سازمان و بلوغ مدیریت پروژه بررسی می‌شود تا نوع مناسب PMO مشخص گردد؛ برای مثال، یکی از نمونه‌های متداول در سازمان‌های پیشرو، پیاده‌سازی مدل Enterprise PMO یا PMO سازمانی است.

فرآیند طراحی و تدوین فرایندهای استاندارد

تیم طراحی و مشاوره مدیریت پروژه، در گام اول به جمع‌آوری اطلاعات دقیق از پروژه‌ها، ذی‌نفعان و منابع می‌پردازند و سپس فرایندهای استاندارد مدیریت پروژه شامل تعریف اهداف، برنامه‌ریزی، کنترل ریسک، مدیریت منابع و گزارش‌دهی را تدوین می‌کند. این طراحی شامل تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌های PMO و تعیین ساختار حاکمیتی نیز می‌شود.

فاز پیاده‌سازی و آموزش کارکنان

پس از تایید طراحی، فاز پیاده‌سازی آغاز شده و دفتر مدیریت پروژه با ابزارها و متدولوژی‌های مناسب تجهیز می‌گردد. آموزش کارکنان، اجرای آزمایشی پروژه‌ها و بازخوردگیری، بخش‌های حیاتی این مرحله هستند. در نهایت، پس از تنظیم و بهبودهای لازم، PMO سازمانی به‌طور رسمی در سراسر سازمان فعال می‌شود.

ارزیابی و بهبود مستمر عملکرد PMO

عملکرد دفتر مدیریت پروژه باید به صورت منظم و بر اساس شاخص‌های مشخص ارزیابی گردد. این ارزیابی با تحلیل داده‌ها، بررسی نتایج پروژه‌ها و گفت‌وگو با ذی‌نفعان انجام می‌گیرد؛ تا میزان تحقق اهداف سنجیده شود.

بر اساس نتایج ارزیابی، فرآیندها و ابزارهای PMO باید به‌طور مداوم به‌روزرسانی و بهینه‌سازی شوند. این رویکرد باعث افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و ارتقای کیفیت پروژه‌ها خواهد شد و سازمان را برای مواجهه با تغییرات محیطی آماده نگه می‌دارد.