مشاوره و آماده‌سازی سازمان جهت شرکت در جایزه ملی و بین‌المللی مدیریت پروژه (PEB)

Consulting & Preparing the Organization to Participate in the National and International Project Management Award (PEB)

برای حضور موثر در ارزیابی‌های ملی پروژه، به نقشه راه عملی و مستندات قابل اتکا نیاز دارید. در خدمات مشاوره جایزه ملی مدیریت پروژه، فاصله پروژه با معیارهای PEB را دقیق می‌سنجیم؛ چک‌لیست ممیزی و قالب اظهارنامه را بومی‌سازی می‌کنیم و شواهد را منسجم می‌چینیم.

این رویکرد، احتمال رد صلاحیت را کاهش می‌دهد و امتیاز بخش‌های توانمندساز و نتایج را بهبود می‌بخشد. در کنار آن، با مشاوره جایزه PEB و آماده‌سازی سازمان برای جایزه ملی پروژه، تیم شما برای مصاحبه‌ها و بازدید میدانی، شبیه‌سازی و تمرین داده می‌شود.

با دریافت خدمات مشاوره مدیریت پروژه فرتیک، سازمان‌ها می‌توانند فاصله موجود با الزامات مدل PEB را شناسایی و برطرف نمایند. این فرایند به بهبود ساختارهای مدیریتی پروژه، افزایش انسجام تیم اجرایی و ارتقای مستندات و شواهد منطبق با معیارهای ارزیابی منجر می‌گردد.

همچنین، تیم پروژه با بهره‌مندی از خدمات مشاوره جایزه ملی و بین‌المللی مدیریت پروژه، برای ارائه عملکرد خود در مراحل ارزیابی، از جمله بازدید میدانی و مصاحبه‌های تخصصی، آمادگی کامل پیدا می‌کند. در نهایت، استفاده هوشمندانه از خدمات مشاوره جایزه PEB فرتیک، شانس کسب رتبه‌های برتر در جایزه ملی و بین‌المللی مدیریت پروژه را به شکل چشمگیری افزایش خواهد داد.

به منظور درک بهتر از روند مشاوره جایزه ملی مدیریت، نمونه عملی زیر را در نظر بگیرید. یکی از سازمان‌های فعال در حوزه زیرساخت، از چند ماه قبل، برای شرکت در جایزه بین‌المللی مدیریت پروژه (PEB)، همکاری خود را با تیم فرتیک آغاز نمود.

هدف اصلی این همکاری، آماده‌سازی سازمان برای جایزه ملی پروژه و سپس ورود به سطح بین‌المللی بود. در مسیر مشاوره جایزه ملی مدیریت پروژه، مشاوران ما با استفاده از تجربه و تخصص خود، گام‌هایی را به شکل هوشمندانه و اصولی اجرا کردند که در ادامه، آن‌ها را بررسی می‌کنیم.

تحلیل گپ و ارزیابی اولیه

با بررسی دقیق فرآیندها و مستندات موجود، فاصله سازمان با معیارهای مدل PEB مشخص شد. این مرحله بخش مهمی از مشاوره جایزه PEB محسوب می‌شود و پایه‌گذار برنامه بهبود خواهد بود.

طراحی نقشه راه بهبود

در گام دوم بر اساس نتایج تحلیل گپ، نقشه راهی شامل فعالیت‌های اصلاحی، بهبود سیستم‌ها و تکمیل شواهد تهیه شد. این برنامه به‌گونه‌ای طراحی گردید که با ساختار و فرهنگ سازمان همخوانی داشته باشد.

آموزش و توانمندسازی تیم پروژه

در مسیر تعالی پروژه، لازم بود تا برای آشنایی تیم اجرایی با فرآیند ارزیابی، معیارها و روش ارائه شواهد، کارگاه‌های تخصصی برگزار گردند. این بخش از مشاوره جایزه ملی مدیریت پروژه، آمادگی کامل تیم برای حضور در مراحل بعدی را تضمین می‌کرد.

تهیه اظهارنامه و مستندات

مشاوران فرتیک، اظهارنامه رسمی سازمان را با رعایت الزامات جایزه PEB تدوین کرده و مستندات پشتیبان را به طور کامل آماده کردند.

شبیه‌سازی بازدید میدانی

برای کاهش استرس و افزایش هماهنگی، یک بازدید آزمایشی با سناریوی مشابه ارزیابی واقعی انجام شد.

در زمانه تغییرات پرشتاب، اساسی‌­ترین کار مدیر در هر سازمان، ایفای نقش تحول در راستای بالندگی و بهبود فرایندها و نتایج کسب و کار است. در جهان امروز که سازمان‌های بسیاری، تحقق استراتژی‌های خود را از طریق اجرای پروژه‌ها جستجو می‌كنند و اجرای پروژه‌ها به‌عنوان موتور رشد و توسعه سازمان‌ها مهم‌ترین ابزار تحقق اهداف سازمان محسوب می‌گردند؛ میزان موفقیت این پروژه‌ها در واقع منعكس‌كننده میزان موفقیت سازمان در دستیابی به اهداف کوتاه مدت و بلندمدت خود است و به همین دلیل سازمان‌های پیشرو، با علاقه‌ای وصف‌ناپذیر در جستجوی روش‌های بهبود عملكرد و موفقیت پروژه‌های خود هستند.

دقیقاً به همین دلیل، در فضای رقابتی موجود در اجرای بهینه پروژه‌­ها، روش‌ها و مدل‌های  مختلفی به منظور ارزیابی، عارضه‌یابی و تعالی سازمان‌ها و پروژه‌­ها پدید آمده­‌اند و فعالان شرکت‌های پروژه‌محور می‌­کوشند؛ با بررسی و مطالعۀ متدولوژی‌های سیستماتیک مرتبط با بهبود و تعالی پروژه‌­ها و نهایتاً انتخاب مدل مناسب تعالی، به اندازه­‌گیری میزان تحقق اهداف مورد نظر خود در پروژه‌­ها از یک سو و برطرف نمودن نقاط ضعف خود در پروژه‌های آتی سازمان از دیگر سو دست یابند.

پس از ارائه اولین مدل­‌های بلوغ در اوایل دهه 1990 (در حوزه نرم‌افزاری) صاحب‌نظران مدیریت پروژه به این فکر افتادند، که می‌­توان از این مدل­‌ها به عنوان روش‌هایی گام‌به‌گام برای بهبود عملکرد پروژه‌­ها استفاده کرد. به این معنا که استانداردهای مدیریت پروژه را می‌­توان به عنوان پایگاه دانش و مدل­‌های بلوغ را به عنوان ابزار ارزیابی و بهبود در نظر گرفت.

اما باید دقت نمود که به‌کارگیری یک مدل بلوغ مناسب، به عنوان یک متدولوژی که مناسب فرهنگ سازمانی و راه و رسم کاری یک سازمان خاص باشد؛ بسیار با اهمیت است و در صورت نبود آن، پروژه‌ها و به دنبال آن سازمان با چالش‌های فراوان روبه‌رو خواهد شد.

ضمن اینکه مدل­‌های بلوغ، علاوه‌بر تعیین نقاط قوت و ضعف سازمان، زمینه را برای الگوبرداری سازمان فراهم می‌کند و آنها را به سوی فرایند محوری سوق می‌دهند. همچنین این مدل­‌ها می­‌توانند برای شرکت‌ها در افق کوتاه‌مدت، مزیت رقابتی در فضای کسب‌وکار ایجاد کنند. بنابراین طی سال‌های اخیر، تلاش گسترده­‌ای جهت ارائه روش‌های سیستماتیک جهت ارزیابی میزان بلوغ مدیریت پروژه در سازمان‌ها، صورت گرفته است.

در حال حاضر، مدل‌های تعالی و بلوغ موجود در سه دامنه ارزیابی سازمان، پروژه و افراد تیم پروژه، چارچوبی مدوّن جهت ارزیابی میزان تعالی سازمان، پروژه یا فرد در به‌كارگیری بهترین شیوه‌ها فراهم می‌آورند و در این میان، رهبران پروژه‌­ها موفقیت پروژۀ خود را در دو عرصه دنبال می­‌کنند، عرصه فرایندهای مدیریت پروژه به عنوان توانمندساز و عرصه نتایج پروژه به عنوان برون‌داد تحقق اهداف پروژه. از این روست که مدل PEB  به عنوان مشهورترین مدل تعالی موجود در دنیا، در هر دو عرصه دستیابی به نتایج پروژه و نیز فرایندهای مدیریت پروژه، بسط و توسعه یافته است.

یک تیم پروژه می‌تواند با ارائه تقاضانامه و اظهارنامه کتبی و تشریح نحوه تحقق معیارهای مبنای تعالی پروژه PEB در پروژه خود، جهت کسب جایزه ملی مدیریت پروژه ایران اقدام نماید.

سند اظهارنامه به تیم پروژه کمک می‌کند؛ از میزان موفقیت و نقاط قوت خود آگاه شده و توان بالقوه خود را جهت بهبود و پیشرفت در حوزه‌های قابل بهبود به کار گیرد. اظهارنامه باید به صورت کامل و منطبق بر مدل تعالی پروژه نوشته شود.

تمامی اظهارنامه‌های پذیرفته شده توسط تیم‌های ارزیابی که متشکل از یک سرارزیاب و چهار نفر ارزیاب است؛ مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. پس از مطالعه اظهارنامه و امتیازدهی انفرادی، جهت رفع ابهامات و همچنین پاسخگویی به سوالات داوران، بازدید از پروژه (Site Visit) صورت می‌پذیرد. هدف از این مرحله در واقع مشاهده عملکرد پروژه از نزدیک است؛ زیرا تمامی فعالیت‌های انجام شده در قالب اظهارنامه نمی‌گنجد.

از آنجا که متقاضیان خواستار یک گزارش بازخورد عینی و منصفانه در مورد کیفیت مدیریت پروژه خود هستند؛ یک گزارش بازخورد برای کلیه متقاضیان تهیه خواهد شد. این گزارش حاوی توضیحات جامع در مورد فرآیند ارزیابی، خلاصۀ محتوا ارزیابی، نقاط قوت و حوزه‌های بهبود در هر یک از معیارهای مدل و همچنین درصد امتیاز کسب شده برای هر معیار است.

در نهایت هیأت داوران، نتایج ارزیابی پروژه‌ها را مورد بررسی قرار داده و بر اساس ارزیابی‌های پایانی برندگان سطوح مختلف جایزه و برنده نهایی جایزه ملی مدیریت پروژه ایران را مشخص می‌کند. نحوه ارزیابی پروژه‌هایی که در جایزه بین‌المللی مدیریت پروژه نیز شرکت می‌کنند؛ به همین صورت است.

ساختار پایه مدل بسیار ساده است. این مدل به عنوان یک استاندارد به کار برده می‌شود و دستورالعمل‌هایی برای مدیریت پروژه متعالی، بدون در نظر گرفتن اندازه پروژه، میزان پیشرفت و زمینه آن، ارائه می‌دهد. ساختار PEB امکان گزارش‌دهی ساده در مورد نتایج تمامی سطح مدیریت را با معرفی سه سطح از مدل، فراهم می کند.

بخش‌های مدل و تفسیر نتایج کلی

این سطح، اجزای اصلی تعالی پروژه را نشان می‌دهد (کارکنان و اهداف، فرآیندها و منابع و نتایج پروژه). دو بخش اول به عنوان عوامل توانمندساز برای مدیریت پروژه متعالی در نظر گرفته می‌شوند و بخش سوم، نتیجه رهبری موفقیت و مدیریت است.

این زمینه‌ها امکان دریافت بازخورد بر اساس یک سطح مشخص اجرایی را فراهم می‌کنند؛ وضعیت کلی عوامل توانمندسازی کلیدی را نشان می‌دهند و نتایج عملی را مشخص می کنند. مدل پیشنهادی به سه بخش زیر تقسیم‌بندی می شود:

۱- کارکنان و اهداف؛ این زمینه پایه اصلی تعالی پروژه را تشکیل می‌دهد. وجود نیروی کار مناسب تحت مدیریت رهبران متعالی، که همگی دیدگاه مشابهی در مورد موفقیت دارند؛ از جمله عوامل کلیدی برای ارتقای پروژه هستند و می‌توانند به پروژه کمک کنند، که از حدود استانداردهای تعیین شده پیشی بگیرند.

۲- فرایندها و منابع؛ این زمینه شامل روش‌های لازم برای تقویت تعالی، از طریق اجرای فرایندهای منطقی و اختصاص منابع کافی است، که به شکلی پایدار و اثربخش به کار گرفته می‌شوند. این زمینه در عین حال مبنایی است؛ برای رسیدن به نتایج ملموس از نوآوری ها و تبدیل آنها به نقطه شروع برای سایر پیشرفت‌ها.

۳- نتایج پروژه؛ راهبرد مدیریت پروژه تنها در صورتی متعالی است، که منجر به نتایج پایدار و فراتر از انتظار برای تمامی ذی‌نفعان شود. این زمینه مکمل دو زمینه قبلی است؛ به طوری که امکان اثبات نتایج متعالی را طبق تعریف ذی‌نفعان پروژه فراهم می‌کند.

مراجع:

 ipma.ir

  wikipm.ir

جهت استفاده از خدمات مشاوره و آماده‌سازی سازمان جهت شرکت در جایزه ملی و بین‌المللی مدیریت پروژه (PEB)، این فرم را تکمیل نمایید.