مدیریت پروژه را از کجا شروع کنیم؟

فهرست مطالب نمایش

شرایطی را در نظر بگیرید که پروژه‌ای به شما سپرده شده سوالی که مطح می شود این است که مدیریت پروژه را از کجا شروع کنیم؟ برای شروع، تکمیل آن و به دست آوردن بهترین نتیجهُ باید از مجموعه فرآیند مدیریت یک پروژه برنامه‌ریزی کرده و آنرا مدیریت کنید. در این مقاله قصد داریم آموزش مدیریت پروژه را بصورت گام به گام برای مبتدیان انجام دهیم. لازم است به نکاتی برای انجام مدیریت پروژه دقت داشته باشید. به عنوان راهنمایی به نکاتی برای مدیریت پروژه تازه‌کاران مختصرا اشاره خواهیم کرد.

حضور فعالانه

از وظایف کنترل پروژه است که همه افرادی که در گروه عضویت دارند فعالیت زیادی از خود نشان دهند و همگی به یک میزان در انجام پروژه خود را دخیل بدانند.

اطلاعات قوی

یکی از نقاط قوت در آموزش مدیریت پروژه، کامل و جامع بودن منابع اطلاعاتی آن است. بنابراین بهترین حالت این است که دسترسی راحت و کافی به اطلاعات پروژه خود داشته باشید.

یک هدف را دنبال کنید

در آموزش مدیریت پروژه در نظر داشته باشید که تمامی اعضای گروه لازم است که برای رسیدن به نتیجه و هدف در پروژه تلاش کنند و فعالیت هایشان نقطه اشتراک داشته باشد.

تاریخ تعیین کنید

برای مدیریت یک پروژه برای اتمام پروژه و ارائه نتیجه و دستیابی به اهداف پروژه، تاریخ و زمان معین تعیین کنید. از وظایف کنترل پروژه این است که حتی برای مراحل مختلف پروژه نیز لازم است که زمانبندی مجزا انجام دهید.

مجهز باشید

در آموزش مدیریت پروژه مسلما مدیر پروژه‌ای که در وظایف کنترل پروژه، از اجرای پروژه تا رسیدن به هدف از ابزارهای بروزتر استفاده کند نتیجه و برآیند بهتری نیز بدست می‌آورد. حتی ابزارها و کمکی‌های پایان پروژه را نیز از ابتدا در نظر بگیرید.

هم‌گروهی‌های با انگیزه

یکی از شروط موفقیت در انجام مدیریت پروژه در پروژه‌های متفاوت و دستیابی به بهترین حالت هدف این است که اعضای پروژه انگیزه و شوق بالایی برای رسیدن به نتیجه داشته باشند. در مدیریت پروژه برای تازه‌کاران ممکن است مراحلی خسته کننده و پرکارتر را تجربه کنید بنابراین باید انرژی و انگیزه ادامه دادن را در اعضای تیم تقویت نمایید.

مدیریت پروژه تازه‌کاران

از شروع تا پایان هر پروژه، همه افراد بخصوص اعضای مبتدی که برای اولین بار انجام مدیریت روژه را تجربه می‌کنند، انجام مدیریت پروژه بخشی از ذهنشان را درگیر می‌کند مخصوصا در مدیریت پروژه تازه‌کاران و با سوالات متفاوت مواجه می شوند:

موضوع پروژه چیست؟
از کجا باید پروژه را شروع کنیم؟
به چه منابعی احتیاج داریم؟
با چه کسانی برای جمع آوری اطلاعات باید ارتباط برقرار کنیم؟
چگونه پروژه را انجام دهیم؟
چه زمانی بهترین نقطه برای شروع پروژه است؟
تعیین کردن یک زمان و تاریخ معین برای شروع و پایان پروژه
زمانبندی مراحل انجام پروژه
تعیین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت

در وظایف کنترل پروژه نیز سوالاتی مطرح می‌شود و کارهایی باید پیش از شروع پروژه صورت بگیرد، مخصوصا برای مدیریت پروژه تازه‌کاران همچون:

تهیه فهرست قوانین و آیین نامه‌های تیم
اخذ تعهد از اعضای فعال در پروژه
انتخاب بهترین فرد برای رهبری گروه
تهیه ابزارها و یادگیری استفاده به موقع از آنها
ایجاد انگیزه در اعضای گروه و ایجاد حس همدلی بین اعضا برای سریعتر به سرانجام رساندن پروژه

آموزش مدیریت پروژه ویژه مبتدیان

از نخستین مسائلی که در آموزش مدیریت پروژه باید خود را درگیر آن کنید، مسئله تعیین نتیجه و هدف است. پیش از استارت پروژه روشن شود که قرار است به چه نتیجه دستیابید. برای انجام پروژه خود در انتخاب اعضا دقت به خرج دهید. سعی کنید علاقمندترین، ماهرترین و با انگیزه‌ترین افراد را برای انجام پروژه خود انتخاب نمایید. اعضا را طبق تخصص‌ها و مهارت‌ها سازماندهی کنید و از آن‌ها در انجام امور پروژه نظرخواهی کنید. در آموزش مدیریت پروژه به یاد داشته باشید موفقیت و نتیجه‌دهی پروژه تا حد زیادی به اشتیاق و عملکرد اعضا بستگی دارد.

همانطور که می دانید رهبر کسی است که اعضا را برای رسیدن به هدف راهنمایی می‌کند. بنابراین هماهنگ کننده و هادی شما در انجام پروژه باید علم کافی از این مسئولیت را داشته باشد. لازم است که رهبر، مورد تایید همه اعضا و فعال باشد. برای دستیابی به اهداف، سناریوهای متفاوت تهیه کنید. تمام ایده‌ها را ثبت و جمع‌آوری کنید. سپس انتخاب و نتیجه‌گیری نهایی را انجام دهید. بهتر است ایده‌ها و مسیرهای پیشنهادی انجام پروژه به صورت مکتوب به ثبت برسند.

فاکتورهای تعیین‌کننده در انجام پروژه را بشناسید و آنها را مدیریت کنید. عواملی همچون اتفاقات غیرقابل پیش‌بینی، نوسانات اقتصادی، رقابت در بازار، سرمایه‌گذاری، کارکنان و حتی خطرات احتمالی که بعدها شناسایی می‌شوند را در نظر داشته باشید و برای هر یک تدبیری بیاندیشید.

به هرآنچه که برای انجام پروژه احتیاج دارید فکرکرده و آن‌ها را مکتوب کنید. ابزارها و ماشین‌آلات، مشتریان، تأمین‌کنندگان و زمان همه اینها باید ثبت شوند.

هر چیزی که در انجام پروژه نقش دارد از ابزار گرفته تا انسان سازماندهی کنید. این سازماندهی به شما در رسیدن به یک چارچوب و زمان مشخص جهت رسیدن به هدف کمک می‌کند.

کارها و فعالیت‌های فرعی در راستای پروژه را مرتب کنید و زمان‌بندی آنها را انجام دهید.لازم است که پیش از شروع پروژه از پرسنل تعهد بگیرید و مطمئن شوید که به پروژه و اهداف آن متعهد هستند. قبل از شروع پروژه یک چشم‌انداز از مراحل اولیه شروع پروژه و نتایج احتمالی آن تهیه و تنظیم کنید. تاریخ تعیین و مسئولیت‌ها را تفویض نمایید. زمانبندی برای مراحل فرعی باید در حین و حتی قبل از شروع پروژه انجام دهید.

اگر مدیریت پروژه را بر عهده گرفتید وظیفه شماست که تاریخ‌ها و انجام امور را رصد کنید. اطلاعات را به اعضای گروه برسانید. انجام و عدم انجام مراحل را نیز به پرسنل به اشتراک بگذارید. مدیر باید مرتبا اطلاعات خود را بروز کند و مطمئن شود که اعضا نیز از تغییرات و اتفاقات پروژه آگاه هستند و آمادگی مواجه با تغیرات احتمالی را دارند و نتیجه‌های ناشی از فعالیت‌ها را می‌توانند بپذیرند و عکس‌العمل آگاهانه نشان دهند. اگر کم‌کاری و یا عدم فعالیت از اعضای گروه دیدید تحقیق کنید و علت آن را بیابید. در صورت سهل انگاری عضو حتما جایگزینی پیدا کنید.

برای تغییرات ناگهانی که در آینده ممکن است رخ دهند آماده شوید. طبق روند پیشروی پروژه بصورت مرتب تاریخ و سناریوها را مرور یا تغییر دهید. به هر نقطه عطف و مرحله‌ای که شما را به هدف نزدیکتر می‌کند رسیدید برای آن جشن بگیرید و انگیزه را در اعضای گروه زنده کنید.