پیاده‌سازی پروژه برای سازمان و مدیریت آن

اصطلاح مدیریت پروژه سازمانی (OPM) توسط جان شلیشتر در مه ۱۹۹۸ در جلسه کمیته استاندارد انستیتوی مدیریت پروژه ابداع شد. OPM به عنوان اجرای استراتژی‌های یک سازمان برای پیاده‌سازی پروژه‌ها با ترکیب سیستم‌های مدیریت پورتفولیو، مدیریت طرح و مدیریت پروژه تعریف شده است. ابتدا باید ببینیم که آیا فعالیت‌های لازم برای رسیدن به اهداف پروژه خود را تعریف کرده‌اید؟

بیایید به برنامه اولیه پیاده‌سازی پروژه‌ای که شما تهیه کرده‌اید که دارای اهداف و نتایج خاصی است برگردیم. در این مرحله، ما باید هر هدف را به فعالیت‌ها و فعالیت‌های قابل مدیریتی که شما انجام می‌دهید، تقسیم کنیم تا در واقع نتایج مورد انتظار را به دست آوریم. بنابراین، برای هر هدف پروژه، باید به 2-5 اقدام اساسی فکر کنید که برای رسیدن به آن هدف خاص انجام می‌دهید.

کیفیت بر کمیت ارجحیت دارد. این بدان معنی است که اغلب انجام دو فعالیت کلیدی که تأثیر قابل توجهی دارند بهتر از فعالیت‌های کوچک است. به فعالیت‌هایی فکر کنید که به تغییری که می‌خواهید در پروژه خود بدست آورید کمک خواهد کرد. به علاوه، تغییر طولانی مدت را که در نظر دارید در نظر بگیرید و فعالیت‌هایی را شناسایی کنید که حتی پس از پایان پروژه می‌توانند این تغییرات را پایدار نگه دارند. در حین اجرای پروژه، همیشه از خود بپرسید آیا کاری که انجام می‌دهید در دستیابی به اهداف پروژه نقش دارد یا خیر.

نحوه پیاده سازی و مدیریت پروژه های سازمانی

اگر یک کلمه وجود داشته باشد که سناریوی فعلی تجارت را توصیف کند، “Dynamic” خواهد بود. به این که به طور مداوم در حال تغییر است، تا با تغییر شرایط بازار، نیازهای مصرف‌کننده یا هر عامل دیگری همگام شود. وقتی تغییر به عنوان یک کاتالیزور ثابت عمل می‌کند، همان کار باید روی پروژه‌ها و همچنین در هر سازمانی اجرا شود. این تغییر بر اساس ماهیت و پیچیدگی آن قسمت‌های مختلف پروژه و سازمان را تحت تأثیر قرار می‌دهد. برای مقابله با این موضوع، مدیریت پروژه سازمانی اجرا می‌شود.

مدیریت پروژه های سازمانی چیست؟

مدیریت پروژه سازمانی (OPM) چارچوبی است که برای هماهنگی شیوه‌های مدیریت پروژه، طرح و پورتفولیو با استراتژی و اهداف سازمانی و سفارشی سازی یا انطباق این شیوه‌ها با متن، شرایط یا ساختار سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. وقتی پیاده‌سازی پروژه‌ها، طرح‌ها، پورتفولیوها و فرآیندهای هر سازمانی به طور سیستماتیک مدیریت می‌شود تا آنها را با اهداف استراتژیک شرکت هماهنگ کند، به عنوان مدیریت پروژه سازمانی شناخته می‌شود. می‌توان گفت که از لحاظ ساختاری ترکیبی از مدیریت پروژه، مدیریت طرح و مدیریت پورتفولیو است. اگر استراتژی‌های ابداع شده از طریق پروژه‌های مختلف ترجمه نشود، شرکت دچار مشکل خواهد شد. فرد باید مدیریت پروژه سازمانی را پیاده‌سازی کند تا بتواند به هر نوع تغییر سازمانی به طور موثر پاسخ دهد.

مدیریت موثر تغییر در مدیریت پروژه های سازمانی

تغییر در یک شرکت معمولاً زمانی اتفاق می‌افتد که این شرکت در حال انتقال از وضعیت فعلی به وضعیت مطلوب آینده باشد. فرد باید استراتژی اجرا را به گونه‌ای برنامه‌ریزی کند که حداقل مقاومت در برابر کارمندان و کار آن‌ها وجود داشته باشد و هزینه‌ها به حداقل برسد. برخی از راه‌های نزدیک شدن به مدیریت تغییر عبارتند از:
شناسایی منطقه تغییر و مشکلاتی که تغییر ایجاد می‌کند. ببینید که چگونه تغییرات بر روی پروژه و فرآیند تأثیر می‌گذارد و آن را بر اساس تأثیر آن رتبه بندی می‌کنید.

با تصور اینکه دوست دارید تغییر در پیاده‌سازی پروژه در آینده چگونه عمل کند. باید اطمینان حاصل شود که تغییر نباید بیش از حد وضعیت فعلی را مختل کند و فرآیند تغییر، بدون در نظر گرفتن تأثیرگذاری، باید کمترین احساس را داشته باشد. به ویژه تیم نباید هیچ نوع اضطراب ناشی از تغییر را احساس کند.
هنگامی که ماهیت تغییر به درستی مطالعه شد، این تغییر باید به روشی سیستماتیک و هدفمند اجرا شود. یک فرایند برنامه‌ریزی باید طراحی شود، تمام منابع موجود و مورد نیاز باید تخصیص داده شود و یک نفر منصوب شود تا بر روند انتقال نظارت کند. او باید نسبت به تمام پیشرفت‌هایی که پروژه مشاهده می‌کند پاسخگو باشد و باید اطمینان حاصل کند که همه چیز به صورت روان پیش می‌رود.

در پیاده سازی پروژه برخی ابزارها هستند که می‌توانند مدیر را در حین انتقال یاری دهند. برخی از ابزارهای مدیریت تغییر عبارتند از:

• ارتباطات:

بزرگترین ابزار مدیریت تغییر ابزار ارتباطات است و تعجب آور نیست که آن را به عنوان یکی از کارآمدترین ابزارها در نظر گرفت. به خوبی ارتباط برقرار کنید و تغییرات بسیار روان انجام خواهد شد.

• آموزش مدیر:

به مدیران تیم باید آموزش‌های مناسب داده شود تا وی بتواند این تیم را به طور موثرتر از طریق تغییر هدایت کند.

• آموزش کارمندان برای مدیریت پروژه های سازمانی:

فقط مدیر نیست که نیاز به آموزش دارد. کارکنان همچنین باید آموزش ببینند تا بتوانند بدون اینکه بیش از همه به مدیر اعتماد داشته باشند، با تغییرات و روندها به خوبی کنار بیایند و برای پیاده سازی پروژه آماده باشند.

• داده‌ها:

تا آنجا که ممکن است داده‌هایی جمع‌آوری کنید که به مدیریت پروژه سازمانی کمک می‌کند. از ابزاری که به شما کمک می‌کند تا آن را تجزیه و تحلیل کنید و به نتایج قطعی برسید، کمک بگیرید.