تفاوت و شباهت‌های مدیریت پروژه و طرح

تفاوت و شباهت بین پروژه‌ها و طرح‌ها مدت زیادی است که توسط بسیاری از صاحبان کسب و کارها نادیده گرفته شده است. بدتر از آن اینکه متأسفانه از همان ابتدای ظهور مدیریت پروژه مدرن، مشاهده شده است که این اصطلاحات حتی گاهی به جای یکدیگر بکار رفته‌اند.

در این مطلب برای روشن‌تر شدن تفاوت مدیریت طرح و مدیریت پروژه هر یک از این فرآیندهای مدیریتی را شرح داده و سپس آنها را با هم مقایسه کرده‌ایم. برای درک تفاوت مدیریت طرح و مدیریت پروژه ابتدا باید تفاوت بین یک طرح و یک پروژه را درک کنید. در نگارش این مطلب سعی کرده‌ایم برای درک صحیح تفاوتها و شباهت های مدیریت طرح و پروژه، مفاهیم را به بیانی ساده عنوان کنیم.

تفاوت میان پروژه‌ها و طرح‌ها

طرح از چندین پروژه کوچکتر که به یکدیگر وابسته‌اند تشکیل شده است. از آنجا که طرح‌ها معمولاً بسیار بزرگ هستند، اغلب توسط تیمی از افراد و با واگذاری پروژه‌ها و وظایف به اعضای دیگر، مدیریت می‌شوند. برخی از وظایف و مراحل مربوط به راه‌اندازی یک طرح موفق ممکن است شامل ترسیم اهداف، اجرای برنامه‌ریزی، مدیریت عملیات و گزارش وضعیت باشد. وقتی منافع مدیریت مجموعه‌ای از پروژه‌ها بیشتر از مدیریت پروژه‌ها به عنوان واحدهای منفرد باشد، پروژه‌ها را به صورت یک طرح در می‌آورند.

پروژه‌ها عموماً کوچکتر هستند و غالباً با توجه به هزینه، تاریخ و منابع محدود می‌شوند. اهداف پروژه معمولاً کوتاه مدت هستند، در حالی که اهداف یک طرح وابسته به اهداف اصلی و چشم اندازهای یک شرکت است.

به عنوان مثال، یک کمپین بازاریابی ممکن است طرحی در نظر گرفته شود که چندین پروژه مختلف از جمله رسانه‌های سنتی، تبلیغات، رسانه‌های اجتماعی، روابط عمومی و غیره را شامل می‌شود.

تعریف مدیریت پروژه و مدیریت طرح

اکنون که تفاوت بین یک طرح و یک پروژه را دانستید، می‌توانیم تفاوت مدیریت طرح و مدیریت پروژه را شرح دهیم. اما قبل از آن تعریفی از هر دو نوع مدیریت ارائه خواهیم داد.

مدیریت طرح

یک مدیر طرح باید اهداف برنامه و نحوه تأثیر آن بر کسب و کار را بیان کند. وقتی نوبت به طرح می‌رسد، یک مدیر طرح باید روی استراتژی و اجرا و نحوه واگذاری مناسب پروژه‌ها تمرکز کند.

مدیریت پروژه

مدیریت پروژه شامل مدیریت عملیات یک پروژه منفرد یا جداگانه در داخل طرح است. مدیر پروژه، زمان، بودجه، منابع را هماهنگ و وظایف را در سراسر تیم پخش می‌کند. همچنین وی درمورد پیشرفت و تغییرات ایجاد شده در برنامه اولیه پروژه به مدیر طرح گزارش می‌دهد. مدیریت کردن یک پروژه کمی تاکتیکی‌تر از مدیریت طرح است. این کار عمدتاً بر روی عناصر عملیاتی پروژه مانند رعایت ضرب‌الاجل‌ها، ماندن در بودجه و تکمیل موارد قابل تحویل متمرکز است.

مدیر پروژه کیست و چه وظایفی دارد؟

شباهت و تفاوت مدیریت طرح و مدیریت پروژه

در حالی که بین مدیران پروژه‌ها و طرح‌ها شباهتهایی وجود دارد، اما تفاوتهای فاحشی بین نقش مدیریتی این دو می‌بینیم. بنابراین، جایگاه مدیر پروژه در مقابل مدیر طرح متفاوت است. اگرچه از نظر رهبری کلی و سبک سازمانی در 7 عامل شباهت‌های اساسی وجود دارد، اما تفاوت‌های قابل توجهی نیز دیده می‌شود. در این بخش شباهت و تفاوت مدیریت طرح و مدیریت پروژه را در زمینه این 7 عامل شرح می‌دهیم.

1-  محدودیت منابع:

مدیران طرح و پروژه هر دو با محدودیت منابع روبرو هستند اما از نظر کارمندان و منابع انسانی، مدیر طرح کارمندان بسیار بیشتری را زیر نظر دارد.

۲- مسئولیت مدیران:

هر دو مدیر مسئولیت‌های بزرگ و سنگینی بر عهده دارند اما از آنجایی که وسعت و اندازه مدیریت طرح بزرگتر است پس مسئولیت‌های مدیر طرح بیشتر است.

۳- بودجه:

مدیران پروژه‌ها در مقابل مدیران طرح بودجه کمتری برای کار خود دارند. بدیهی است که مدیران طرح نیاز به صرف هزینه‌های بیشتری خواهند داشت.

۴- جایگاه سازمانی:

مدیران طرح در سطح بالاتری نسبت به مدیران پروژه قرار دارند.

۵- انعطاف پذیری:

هم طرح‌ها و هم پروژه‌ها در گذر زمان با تغییرات قابل توجهی مواجه می‌شوند اما تغییرات در پروژه‌ها کمتر است. علت این است که پروژه‌ها موقتی هستند و با اتمام پروژه به پایان می‌رسند اما طرح‌ها طولانی‌ترند.

۶- زمان:

مدت زمان اجرای یک طرح معمولاً نسبت به پروژه بیشتر است.

۷- نحوه تماس و ارتباط:

مدیران پروژه‌ها به صورت مستقیم و بدون واسطه با کارکنان خود در ارتباط هستند اما قضیه در مورد مدیران طرح متفاوت است. کسانی که طرح‌ها را اجرا می‌کنند بیشتر ارتباطاتی غیر مستقیم دارند.

نتیجه

مفاهیم اساسی در هر دو سبک مدیریتی شبیه به هم هستند و اختلافات بیشتر بر اساس دامنه و وسعت این مفاهیم است. پروژه‌ها کارهای کوچکتر و متمرکزند در حالی که طرح‌ها تلاش‌های بزرگتر و پیچیده‌تری هستند. بسیاری از افرادی که به سطح مدیریت طرح می‌رسند کار خود را با مسئولیت پروژه‎های کوچکتر آغاز کردند. بنابراین جای تعجب نیست که در بسیاری از تکنیک‌های این دو سبک مدیریتی شباهت دیده می‌شود.

منابع:

aims.education/project

www.pmi.org

www.projectmanager.com