کار با نرم افزار MS Project

کار با نرم‌افزار MS Project

نرم افزار Microsoft Project ابزاری ساده و کاربردی از زیر مجموعه­ های نرم افزار آفیس است. این نرم‌افزار برای مدیریت و کنترل پروژه ­ها در علم مدیریت به کار می­رود. با استفاده از این نرم‌افزار هر کسی که پروژه­ای برای اجرا دارد مانند مدیران و مهندسان، می­توانند تصویر روشنی از پروژه خود را پیاده‌سازی کنند. امکان بررسی مراحل اجرا و پیاده‌سازی جزئیات مانند زمان شروع و پایان پروژه و برآورد هزینه و … توسط این نرم افزار انجام می­ شود. تا کاربر بتواند استراتژی متناسب را با توجه به اهداف پیاده سازی کند. با کمک نرم افزار Microsoft Project می­توانید ایده‌­هایتان را ثبت کرده و آنها را به برنامه و طرح قابل اجرا تبدیل کنید و زمان پایان هر قسمت پروژه را تخمین بزنید. با استفاده از این نرم‌افزار می­‌توانید دیگران را هم در برنامه‌ریزی خود شریک نمایید.

نرم‌افزار Microsoft Project به کار چه کسانی می­‌آید؟

نرم‌افزار Microsoft Project نرم‌افزاری برای کنترل و برنامه‌ریزی پروژه است که بیشتر برای مدیران و مهندسان در زمینه­‌های عمرانی و صنعتی که با طراحی و اجرای پروژه‌­ها سرو کار دارند، به کار می ­آید. این نرم‌افزار برای برنامه‌ریزی و زمان­بندی پروژها به این افراد کمک شایانی ارائه می­‌کند. اما هر کسی که نیاز به برنامه‌­ریزی برای کسب و کار، درس، مسافرت ورزش یا حتی سازماندهی رژیم غذاییش دارد می­‌تواند از امکانات این نرم افزار بهره ببرد. کافی است کمی آموزش کار با Microsoft Project ببینید، اطلاعات ورودی شامل زمان و هزینه و دیگر اطلاعات ورودی و ارتباط بین آنها را در نرم افزار وارد کنید تا  برنامه ریزی و استراتژی خود را بهبود ببخشید.

قابلیت‌­های نرم‌افزار Microsoft Project

اما کار با Microsoft Project برای مدیران و مهندسان و دیگر کاربران چه سودی دارد و آنان از چه امکاناتی بهره ­مند می­ شوند؟ مدیریت صحیح پروژه­‌ها با استفاده از این نرم‌افزار به خصوص برای پروژه­‌های سنگین و عظیم، موثر و دقیق‌تر خواهد بود و مدیر می­‌تواند تغییرات و انحرافات احتمالی از مسیر از پیش تعین شده را پیش بینی و به موقع سازماندهی نماید.

در نرم افزار Microsoft Project  شما تمام خصوصیات پروژه را تعریف خواهید کرد از جمله:

  • ساختار شکست کار در پروژه
  •  شبکه فعالیت پروژه
  • یک تقویم برای پروژه
  •  منابع و اضافه‌کاری برای منابع
  •  محدودیت زمانی پروژه
  •  تورم برای تخصیص منابع
  • امکان ایجاد جدول و نمودار
  • ایجاد فرمول ­های اختصاصی و ایجاد ماکروها و فرم­های جدید
  • امکان بازگشت به عقب

مزایای کار با Microsoft Project

 Microsoft Project نرم‌افزاری بسیار کاربردی برای برای مدیریت پروژه است و به خصوص در ایران به دلیل مزایای زیادی که دارد به طور گسترده توسط مدیران مورد استفاده قرار می­گیرد. برخی از این مزایا عبارتند از:

  • محیط کاربرپسند به همراه امکان یادگیری آسان برای کاربر
  • امکان تعریف تاریخ شمسی
  • امکان ارتباط کاربری با دیگر نرم افزارهای مجموعه آفیس
  • قابلیت ارائه گزارش به صورت چاپی
  • امکان استفاده از کمک آنلاین موجود در برنامه
  • پشتیبانی از پایگاه داده قوی

شروع کار با Microsoft Project

آموزش کار با Microsoft Project چندان مشکل نیست. شما ابتدا بهتر است آشنایی مقدماتی با نرم‌افزار Excel داشته باشید. اگر مدیر یا مهندس عمران یا صنایع باشید به احتمال زیاد با مفاهیم اولیه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه آشنایی خواهید داشت. قبل از شروع کار با نرم‌افزار ابتدا باید جزئیات پروژه خود را بدانیم. اطلاعاتی مانند کارفرما، مشاور، پیمانکار، هزینه­‌ها و مبلغ قرارداد، تاریخ شروع پروژه و تاریخی که قصد داریم پروژه را به اتمام برسانیم و…. . بهتر است تمام این اطلاعات اولیه در یک فایل Word و Excel ذخیره شود. پس از این مرحله نوبت به ساختار شکست کار یا WSB می­رسد. در ادامه مراحل کار اعلام شده است.

مراحل کار با Microsoft Project

در این مرحله پروژه کلی، برای مدیریت بهتر، به زیر پروژه ها و فعالیت­های کوچک­تر تبدیل و در اصطلاح شکسته می­شود. تعریف ساختار شکست کار در منوی Task قرار دارد.

مرحله مهم بعدی تعریف منابع پروژه است که در منوی Resource قابل دسترسی کاربر است. امکانات مربوط به گزارش­گیری در Microsoft Project   نیز در منوی Report قرار دارد و برای دسترسی به تقویم، نمودارها و فیلترها نیز باید به منوی View در این نرم افزار بروید. قسمت مهم دیگر در این نرم افزار بخش نوار تایم لاین (Timeline) است. این نوار زمان پروژه را به صورت یک نوار خطی نمایش می­دهد. و فعالیت­ها و رویدادهای مهم پروژه روی آن نمایش داده می­شود.

در وسط صفحه پروژه بخش Gantt Chart یا روند وظایف قرار گرفته است که به دو بخش تقسیم شده: جدول وظایف و نمودار وظایف.

در جدول وظایف اطلاعات اصلی و اولیه پروژه مانند فعالیت­ها ، هزینه­ها و مبلغ قرارداد، تاریخ شروع پروژه و تاریخی که قصد داریم پروژه را به اتمام برسانیم وارد می­شود و در بخش نمودار وظایف، نمایش گرافیکی از روند زمانی و اشتراکی فعالیت­ها نمایش داده می­شود.

یک مزیت خوب دیگر که هنگام آموزش کار با Microsoft Project بسیار مفید است گزینه Tell me what to you do است که بعد از منوها قرار دارد و با کلیک روی آن و موضوعی که در جستجوی آن هستیم می­توانیم آن را بین منوها پیدا کنیم. کار با Microsoft Project برای مدیران و مهندسان مزایای زیادی دارد و برای به روز بودن در زمینه مدیریت پروزه ضروری است.

نویسنده: فریدون فرداد - تیم تحریریه فرتیک

منبع: فرتیک

دانلود فایل PDF

0 0 رای
امتیازدهی به این محتوا
اشتراک در
اطلاع از
guest
0 نظرات
بازخورد (Feedback) های اینلاین
تماشای همه نظرات